Всё больше компаний отказываются от бумаги, переходя на цифровой обмен юридически значимыми документами. Среди таких документов – счета-фактуры. Согласно п.1 ст.169 НК РФ, счет-фактура может быть составлен и выставлен в электронной форме, которая имеет ряд преимуществ.
Электронные счета-фактуры (ЭСФ) – это цифровые аналоги бумажных счетов-фактур, имеющие ту же юридическую значимость. Направляются и принимаются через зарегистрированных операторов электронного документооборота.
Преимущества электронных счетов-фактур
Упрощение обмена информацией между компаниями и контрагентами. Снижается количество промежуточных действий и исключается дублирование данных.
Скорость обмена информацией. В то время как бумажные документы могут идти несколько дней, электронные счета-фактуры поступают мгновенно, независимо от географического расположения сторон.
Продуктивность бизнеса. Сотрудники тратят меньше времени на обработку и поиск документов.
Снижение финансовых издержек. Переход на электронный формат позволяет предприятиям существенно сократить расходы на:
- бумагу и канцелярские принадлежности
- печать документов
- почтовые и курьерские услуги
- организацию хранения бумажных архивов
Надежность. Документы точно не потеряются во время передачи, т.к. все данные сохраняются у отправителя и получателя в электронном виде.
Отсутствие бумажных архивов. Как говорилось выше, отказ от бумажных документов экономит ресурсы компании, а также способствует сокращению использования природных ресурсов и снижению экологической нагрузки, что может быть важно для современного бизнеса.
Контроль и снижение риска ошибок. Автоматическая обработка ЭСФ уменьшает вероятность неточностей в реквизитах.
На сайте ФНС отмечено, что электронный счет-фактура должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах покупок и продаж, и хранится в электронном виде в течение 4 лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС.
Что такое ЭДО и как перейти
Электронный документооборот (ЭДО) – это система обмена юридически значимыми документами в электронном виде между организациями, индивидуальными предпринимателями и государственными органами.
Как перейти на ЭДО и использовать ЭСФ
Переход на ЭДО возможен для любой компании или ИП. Для этого необходимо:
1. Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (ЭП) в удостоверяющем центре – она подтверждает подлинность и юридическую значимость ЭСФ и других документов.
2. Подключить программное обеспечение для работы с электронными документами. Настроить систему документооборота в компании (обучить сотрудников, интегрировать ЭДО с бухгалтерскими программами)
3. Уведомить контрагентов о переходе на ЭДО, для обмена электронными документами они также должны быть подключены. После подключения отправить приглашение к обмену контрагентам и дождаться подтверждения от них.
1С-ЭДО
Для компаний, которые используют продукты 1С, переход на электронный документооборот максимально упрощен благодаря сервису 1С-ЭДО. Он обеспечивает обмен юридически значимыми электронными счетами-фактурами, УПД и другими электронными документами прямо из программ 1С.
Работает в популярных решениях 1С, таких как:
- 1С:Управление нашей фирмой
- 1С:Розница
- 1С:Бухгалтерия
- 1С:Управление холдингом
- 1С:Управление торговлей
- 1С:Комплексная автоматизация
- 1С:ERP Управление предприятием
- 1С:Гаражи
- 1С:Касса
- 1С:Садовод
- 1С:Документооборот КОРП
- 1С:Документооборот государственного учреждения.
1С-ЭДО можно встроить в любые другие приложения на платформе «1С:Предприятие 8».
Возможности:
- Входящие документы в неограниченных количествах
- Для нескольких предприятий в вашей базе 1С можно купить один тариф
- Неизрасходованный лимит из тарифа можно перенести на следующий год
- Организация электронного обмена с контрагентами: помощник регистрации в качестве участника ЭД; автоматический роуминг с операторами, поддерживающими технологию 1С-ЭДО и другое
- Операции с электронными документами: создание ЭД из документа реализации информационной базы 1С; отправка и получение ЭД, проверка ответной подписи и другое.
Для работы необходим доступ в Интернет, действующий договор сопровождения 1С:ИТС или пакет сервисов СтартЭДО и электронная подпись.
Сервис можно подключить самостоятельно с помощью пошаговой инструкции или получить консультацию по тарифам от наших специалистов.
________________________________________________________________________
Еще больше полезной информации и видео на наших страницах, подписывайтесь:
- Сообщество в ВК: vk.com/buh_1sovet
- Канал в Телеграм: https://t.me/+1xd0thYonfI1MWY6
- Бесплатная рассылка "Прогрессивный бухгалтер": https://clck.ru/35MEL6