Даже опытные бухгалтеры, давно работающие с 1С:Бухгалтерией, не всегда используют возможности сервиса 1С:Кабинет сотрудника. Но с их помощью можно оптимизировать многие рабочие процессы и (это строго между нами) меньше взаимодействовать с сотрудниками по кадровым вопросам.
Быстро выдавать расчетные листки, получать заявления и справки в электронном виде, обновлять персональные данные – всё это уже давно реализовано в системе. Но функционал постоянно расширяется и обновляется: добавляются новые возможности обмена, формы документов и т.д. Чтобы получить максимум пользы, важно отслеживать актуальные изменения.
В статье мы разберем, какие документы можно передавать по КЭДО, какие задачи бухгалтера это упрощает и какие обновления появились за этот квартал.
Что такое 1С:Кабинет сотрудника и КЭДО
1С:Кабинет сотрудника – это решение для организации кадрового электронного документооборота. Состоит из 2 частей:
- часть, реализованная в программах 1С (в том числе в 1С:БП);
- часть для сотрудников – Личный кабинет сотрудника.
В 1С:КС можно легко отправить документ сотруднику, получить нужные данные от него, сформировать расчетные листки, согласовать отпуска, автоматически загрузить информацию о сотрудниках из заявлений, без ввода вручную. Сервис позволяет перейти на КЭДО быстро и с небольшими трудозатратами.
Преимущества КЭДО:
Автоматизация кадровых процессов сокращает цикл обработки документов и ускоряет выполнение рутинных задач.
Нет необходимости распечатывать, подписывать вручную, сканировать и архивировать большинство кадровых документов. Они хранятся на облаке или сервере компании, что снижает риски утечек и потерю информацию.
Сотрудники могут запрашивать справки, подавать заявления или обновлять персональные данные через личный кабинет с любого устройства.
Позволяет качественно организовать работу с вахтовиками, удаленщиками и сотрудниками филиалов по всей стране.
Электронные документы, подписанные ЭП, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.
Перечень документов для обмена
В рамках КЭДО можно обмениваться любыми кадровыми документами:
- Приказы (о приеме, увольнении, переводе, отпуске)
- Заявления (на отпуск, отгул, увольнение)
- Расчетные листки
- Справки (о доходах, с места работы)
- Анкеты и согласия (на обработку ПД и т.д)
- Свои версии печатных форм документов (файлы формата PDF/A-1A)
Ещё больше возможностей: обновления за 1-2 кварталы 2025 года
Заявки сотрудников
В программе 1С:Бухгалтерия версии 3.0.170 доработали возможности сервиса 1С:Кабинет сотрудника. После того, как сотрудник в своем личном кабинете оставил заявку, то у ответственного сотрудника она отображается в программе в помощнике "Мои задачи" (Главное – Задачи – Мои задачи).
Теперь в программе дополнительно появился отдельный журнал, в котором происходит регистрация заявок, "Заявки сотрудников из сервиса 1С:Кабинет сотрудника". Из этого же журнала заявку можно отработать.
Простой интерфейс: меню "Сотрудники - Интеграция - Сервис 1С:Кабинет сотрудника - Заявки 1С:Кабинет сотрудника"
Полный интерфейс: меню "Зарплата и кадры - Кадры - Заявки 1С:Кабинет сотрудника"
Заявки сотрудников в 1С:Кабинет сотрудника
Простой интерфейс: меню "Сотрудники - Интеграция - Сервис 1С:Кабинет сотрудника - Заявки 1С:Кабинет сотрудника"
Полный интерфейс: меню "Зарплата и кадры - Кадры - Заявки 1С:Кабинет сотрудника"
Отпуск в 1С:Кабинет сотрудника
Появилась возможность регистрировать заявления на:
- отпуск без оплаты;
- перенос отпуска;
- отмену отпуска;
- подавать заявления на отпуск задним числом.
Чтобы использовать новую функциональность необходимо предварительно выполнить настройки:
Оформление отпусков
Простой интерфейс: меню "Сотрудники - Настройки - Сервис 1С:Кабинет сотрудника"
Полный интерфейс: меню "Зарплата и кадры - Сервис - Сервис 1С:Кабинет сотрудника"
Также в кабинете сотрудника есть возможность создать документ "Отпуск за свой счет".
Сервис подписания
В программе "1С:Бухгалтерия 8", начиная с версии 3.0.172, можно подключить сервис подписания xSign, если используется версии 8.1 сервиса 1С:Кабинет сотрудника.
Простой интерфейс: меню "Сотрудники – Настройки – Сервис 1С:Кабинет сотрудника"
Полный интерфейс: меню "Зарплата и кадры – Сервис – Сервис 1С:Кабинет сотрудника"
2-НДФЛ
Справка о доходах, которая оформляется без заявки сотрудника, теперь загружается в личный кабинет как обычный документ на подпись.
В печатной форме созданной справки нужно выбрать "Отправить в кабинет сотрудника". После завершения обмена данными в разделе "Документы" сервиса отображается документ со справкой и подписями.
Заявки на отсутствие
В программе "1С:Бухгалтерия 8", начиная с версии 3.0.176 и выше, стала доступна отмена всех типов заявок на отсутствие через сервис 1С:Кабинет сотрудника. Ранее нельзя было отменять заявки по опозданиям и личным делам.
Как подключить Кабинет сотрудника к 1С:Бухгалтерия
1. Подготовка к подключению
В 1С:Бухгалтерия предприятия сервис Кабинет сотрудника работает с версии 3.0.96.30. Ответственный сотрудник должен иметь полные права в программе.
Для работы с сервисом рекомендуется включить отображение полного интерфейса программы 1С:Бухгалтерия ("Настройки" – "Интерфейс" – "Полный"). Также проверьте, подключена ли у вас "Интернет-поддержка". Если нет, это можно сделать во время настройки сервиса.
2. Первичное подключение
Перейдите в "Зарплата и кадры" – "Сервис" – "1С:Кабинет сотрудника".
Заполните регистрационную форму:
- Адрес сервиса вашего предприятия в Интернете. Пример: вашафирма.1c-cabinet.ru
- Название организации: введите официальное наименование компании – его будут видеть сотрудники отдела техподдержки сервиса 1С:Кабинет сотрудника.
- Ответственный сотрудник: выберите администратора сервиса из списка сотрудников, данные которого буду опубликованы в сервисе.
- Список сотрудников: можно сразу добавить всех или только администратора (остальных добавить позже).
Нажмите "Подключить".
При значительной загруженности сервиса процесс подключения может занять больше времени. В такой ситуации появится соответствующее уведомление. В случае успешного подключения появится ссылка на сервис. По ней должен перейти ответственный сотрудник, данные которого были указаны выше.
После перехода по ссылке нужно придумать и ввести пароль для входа в сервис. 1С рекомендует использовать сложные пароли, содержащие латинские буквы верхнего и нижнего регистров и цифры. Затем подтвердить номер телефона. На номер ответственного лица поступит SMS-сообщение с кодом подтверждения, который следует ввести в соответствующее поле.
3. Настройка доступа для сотрудников
Если вы пропустили пункт 4 при заполнении регистрационной формы, на этом этапе необходимо указать сотрудников, данные которых будут выгружены в сервис для создания личных кабинетов.
Перейдите в "Зарплата и кадры" – "Сервис" – "1С:Кабинет сотрудника"
В меню нажмите «Изменить настройку публикации». Чтобы передать данные сотрудников в сервис, необходимо отметить галочками соответствующие строки в колонке "Выгружать" рядом с требуемыми должностями из штатного расписания.
Исключите ненужных сотрудников через «Исключение из правил публикации», перечислив с указанием фамилий и атрибута "Не публиковать"
Когда для отдельных сотрудников включена передача информации в сервис, но отсутствуют обязательные сведения (такие как email или телефонный номер), отображается уведомление "Данные не публикуются из-за ошибок заполнения". Перечень работников с неполной информацией доступен для просмотра через кнопку "Данные с ошибками заполнения".
4. Приглашение сотрудников
После размещения информации о сотрудниках нужно создать для них кабинеты и отправить приглашения. Сделать это можно в персональном кабинете администратора, который был определен во время настройки сервиса (Ответственный за работу с сервисом).
После перехода в раздел "Настройки" откроется вкладка "Администрирование". В разделе "Личные кабинеты" отображаются ФИО работников, информацию о которых вы импортировали из программы 1С. Возле каждого ФИО располагается серая иконка, которая указывает на то, что персональный кабинет для данного работника еще не сформирован.
Для формирования кабинета следует отметить флажком фамилию требуемого работника и в появившемся меню выбрать опцию "Создать кабинет".
В разделе "Администрирование" выберите сотрудников и нажмите "Выполнить" → "Создать кабинеты" → "Отправить приглашение".
После формирования личных кабинетов требуется направить работникам уведомления о доступе через электронную почту или по смс.
Отметьте флажком ФИО сотрудника (или нескольких сотрудников) со статусом "Ожидает отправки приглашения" – обозначается желтой иконкой сообщения. В появившемся меню будет доступна функция отправки приглашения через смс.
Для отправки приглашения на электронный адрес кликните на три точки в завершении списка и выберите опцию "Отправить приглашение на email". Сотрудники получат код активации и доступ к кабинету.
После отправки приглашения напротив ФИО сотрудника проставляется дата отправки. Когда сотрудник получит доступ к кабинету, в программе напротив его ФИО появится зеленый человечек. Успех!
Инструкция для сотрудников
Вход в кабинет:
- через браузер по ссылке (например, ваш-адрес.1c-cabinet.ru)
- через мобильное приложение (скачайте 1С:Кабинет сотрудника в магазинах приложений).
Активация: Введите код из приглашения → задайте пароль.
5. Электронная подпись и МЧД
Для работодателя: Подключите усиленную квалифицированную ЭП (через сервис 1С:Подпись или УЦ).
Для сотрудников: В личном кабинете можно получить усиленную неквалифицированную ЭП бесплатно.
Если у сотрудника отдела кадров или бухгалтерии нет электронной подписи (и выпуск не планируется), программа предоставляет возможность передать документы на подпись другому сотруднику, обладающему полномочиями подписи кадровой документации в системе 1С.
Настройка ЭП в 1С:
"Администрирование" → "Обмен электронными документами" → Поставьте галочку напротив пункта "Электронная подпись" → Перейдите в "Настройки электронной подписи" для добавления ЭП.
Нажмите "Добавить" и выберите "Из установленных в облачных сервисах или на компьютере". После добавления подписи дважды нажмите на нее и заполните нужные данные. Для подписи физлица поле "Организация" заполнять не нужно.
Чтобы отправить заявку на выпуск подписи через сервис 1С:Подпись, нажмите "Заявление на выпуск сертификата".
Также подписи физического лица важно добавить машиночитаемую доверенность (МЧД). Для корректной настройки требуется загрузить в базу два сертификата. Первый сертификат принадлежит организации и выдан на имя лица, обладающего правом действовать без доверенности – этим сертификатом будет подписываться машиночитаемая доверенность для сотрудника. Второй сертификат должен принадлежать непосредственно самому сотруднику.
О том, как создать МЧД с 10 полномочиями из классификатора Минцифры рассказали в этой статье.
1С:Кабинет сотрудника бесплатно
Вы прочитали о преимуществах "1С:Кабинет сотрудника", но лучше проверить их на практике! Познакомиться с функционалом можно совершенно бесплатно. Тестовый доступ на 45 дней позволит полноценно оценить все возможности сервиса в реальных условиях работы.
Вы сможете изучить интерфейс системы, протестировать основные функции и понять, насколько решение подходит для автоматизации кадровых процессов в вашей компании.
Заполните заявку, чтобы оформить бесплатный тестовый период.
____________________________________________________________________________
Еще больше полезной информации и видео на наших страницах, подписывайтесь:
- Сообщество в ВК: vk.com/buh_1sovet
- Канал в Телеграм: https://t.me/+1xd0thYonfI1MWY6
- Бесплатная рассылка "Прогрессивный бухгалтер": https://clck.ru/35MEL6
