Сижу вечером, пишу план на завтра. В девять начну работать над отчётом. В одиннадцать созвон. В час пообедаю спокойно. После обеда документы разберу. Потом ещё три дела намечено. Смотрю на список — красота, всё продумано.
Утро приходит. В девять села за отчёт. Через пять минут коллега забегает — срочный вопрос на минутку. Минутка превращается в полчаса. Возвращаюсь к отчёту. Пишу абзац. Звонок. Потом ещё письмо срочное. Созвон начался не в одиннадцать, а в одиннадцать двадцать, потому что человек опоздал. Закончился не в двенадцать, а в час десять.
Обедать уже некогда. Хватаю бутерброд, жую на ходу. Документы? Какие документы. К вечеру из плана сделано два дела из восьми. Остальное опять на завтра. И так каждый день.
Думала — я просто неорганизованная. Не умею планировать. Слабая воля. Все же успевают, а я нет.
Оказалось, дело не во мне. Дело в том, что я делала одни и те же ошибки каждый раз. И пока их не исправила, никакое планирование не работало.
Между делами нужен воздух
Раньше расписывала день плотно. Девять-десять — одно дело. Десять-одиннадцать — второе. Одиннадцать-двенадцать — третье. Ни минуты пустого времени. Думала — вот она, продуктивность максимальная.
Ага, щас.
Первое дело затянулось на десять минут. Ладно, не страшно. Второе дело пришлось начать с десяти десяти вместо десяти ровно. Потом кто-то отвлёк посередине, потеряла пять минут на возвращение к мысли. Закончила не в одиннадцать, а в одиннадцать пятнадцать.
Дальше всё по нарастающей. К концу дня накопилось отставание на два-три часа. И никакие усилия не помогают его компенсировать.
Сейчас делаю по-другому. Между делами оставляю пустоты. Полчаса минимум просто ничего. Буфер на случай, если что-то пойдёт не так.
Выглядит расточительно. Полчаса просто так. Можно же ещё одно дело впихнуть.
Нет, нельзя. Потому что это полчаса не пропадают. Они уходят на то, что всегда вылезает. Кто-то отвлёк, что-то затянулось, надо было в туалет сходить наконец, кофе налить, в окно посмотреть минуту.
Жизнь не идёт по расписанию минута в минуту. Всегда есть отклонения. Если их не заложить в план — план рухнет. Гарантированно.
Мозг устаёт, а я забывала об этом
Планировала написать сложный текст на шесть вечера. После целого дня работы, совещаний, проблем. Села писать — не идёт. Смотрю в экран. Переписываю одно предложение. Отвлекаюсь. Снова переписываю.
Злилась на себя жутко. Соберись. Возьми себя в руки. Не можешь два абзаца написать что ли.
Сидела два часа. Написала три корявых предложения. Настроение испорчено. Чувство вины огромное.
Потом до меня дошло. Дело не в воле. Мозг просто устал. К вечеру энергия заканчивается. Это нормальная физиология, а не моя личная слабость.
Сложные дела требуют свежей головы. Писать, анализировать, планировать, думать — всё это утром получается в три раза быстрее. Потому что мозг отдохнувший.
Сейчас сложное планирую на утро. Первым делом. Пока никто не достал, пока голова ясная. Отчёты, тексты, что-то требующее концентрации — всё до обеда.
Вечером оставляю механику. Почту разобрать, что-то рутинное, не требующее думать. Энергии мало, но на такое хватает.
Ещё момент. После обеда всегда провал. Час-полтора соображаю плохо, хочется спать. Раньше боролась с этим. Заставляла себя работать. Делала ошибки, переделывала потом.
Сейчас на это время ставлю перерыв или что-то совсем простое. Попить чай, прогуляться, позвонить кому-то по мелочи. К трём часам мозг просыпается обратно.
Жизнь — это не только работа (неожиданно)
В план дня писала только рабочее. Отчёт, встреча, документы, письма. Думала — всё остальное само как-то.
Само не получалось. Забывала пообедать нормально. Родителям обещала позвонить — не позвонила, забыла. Продукты купить надо — опять мимо магазина прошла. Вещи из химчистки забрать — они там уже месяц наверное.
Всё это вылезало в течение дня. Отвлекало. Создавало ощущение хаоса. Вроде день расписан, а бегаешь чёрт знает где.
Плюс злость на себя. Опять забыла, опять не успела, опять какая-то несобранная.
Начала включать в план всё. Не только работу. Обед — отдельный пункт, полчаса. Позвонить маме — пятнадцать минут в три часа. Химчистка — двадцать минут по дороге домой. Магазин — полчаса вечером.
Муж смеялся. Зачем обед планировать. Это ж само собой разумеющееся.
Нет, не само. Если не запланировала — забуду или отложу. А потом в шесть вечера сижу голодная, злая, концентрации ноль.
Сейчас смотрю на расписание — вижу реальный день. Не только работу. А всё, что займёт время. Это помогает не перегружать себя нереальными ожиданиями.
А ещё я планировала слишком много
Это вообще отдельная песня. Список дел на день — пятнадцать пунктов. Казалось нормальным. К вечеру делала пять. Остальное переносила. Чувствовала себя ужасно.
Проблема была не в том, что мало делала. А в том, что много планировала. Пятнадцать дел — это вообще на неделю работы, не на день.
Но я упорно каждый вечер писала новый список на пятнадцать пунктов. И каждый вечер чувствовала себя неудачницей.
Пока не начала планировать пять дел максимум. Пять. Не больше.
Казалось мало. Что я, весь день ничего не буду делать что ли?
Оказалось, пять — это нормально. Потому что кроме запланированного всегда куча незапланированного вылезает. Срочные вопросы, звонки, мелочи всякие.
Половина дня уходит на то, что не планировала. Это реальность. Надо это учитывать.
Пять главных дел делаю всегда. Если успеваю больше — отлично. Но эти пять обязательны. И это адекватная нагрузка на день, а не заниженная.
Что изменилось
План перестал быть источником стресса. Раньше смотрела на него в конце дня — половина не сделана, опять провал, опять не справилась.
Сейчас смотрю — всё главное сделано. Что-то сдвинулось, что-то изменилось по ходу, но я не в ужасе от несделанного.
Потому что план теперь реалистичный. Заложены буферы на непредвиденное. Учтена энергия — сложное утром, простое вечером. Включены не только рабочие дела. И количество адекватное, а не фантастическое.
День идёт спокойнее. Не мечусь в попытке догнать нереальный график. Делаю по плану, план выполняется, всё хорошо.
Гибкость появилась. Раньше если что-то шло не по плану, начиналась паника. Всё, день сорван, всё плохо. Сейчас спокойно. План — это ориентир, а не закон. Поменялось что-то — ладно, скорректирую.
Главное поняла. Дело не в силе воли и не в организованности. Дело в адекватности планирования. Можешь планировать хоть сто раз в день, если план нереален изначально — он не сработает. А потом будешь винить себя в несобранности.
Лучше запланировать меньше и сделать. Чем запланировать много и чувствовать себя провалом каждый вечер.