Рассказываем, как специалисты Qlever Solutions разработали приложение на базе BI, которое позволяет исполнительным, операционным директорам и территориальным управляющим ресторанов Бургер Кинг оценивать показатели по продажам и сервису, инвентаризации, управлению штатом за несколько секунд.
Клиент
Одна из крупнейших по величине фастфуд сетей, объединяющая более 800 ресторанов в России. Число сотрудников превышает 10 000 человек.
Ситуация
Руководители сети Бургер Кинг регулярно отслеживали операционные показатели по продажам, сервису, продукции, управлению штатом с помощью аналитического приложения для отчетов.
Выгрузки из приложения содержали статические данные в виде таблиц Excel и отправлялись ежедневно, еженедельно и ежемесячно по электронной почте аналитикам, офисным сотрудникам, исполнительным директорам, операционным директорам, территориальным управляющим, директорам ресторанов.
Получив рассылку, специалисты вручную сверяли данные с показателями из информационных систем и составляли отчеты под разные цели из нужных выборок.
Ручной труд отнимал драгоценное время директоров ресторанов, которое они могли бы потратить на совершенствование процессов, а также не исключал ошибок из-за человеческого фактора.
Отчеты отражали данные только на конкретный момент времени, поэтому возникали еще две трудности: нельзя было получить актуальную информацию в реальном времени и отследить показатели в динамике.
При необходимости анализа исторических данных аналитикам приходилось сохранять предыдущие отчеты на ПК, сравнивать с актуальными и искать отклонения вручную.
Для того, чтобы проводить исторический анализ данных, обеспечить гибкость и глубину аналитики, упростить процесс работы с данными для всех уровней менеджмента, компания приняла решение о замене устаревшего приложения на представление данных в виде интерактивного BI-дашборда.
В качестве исполнителя Бургер Кинг привлекли команду Qlever Solutions – постоянного партнера БК по разработке и поддержке корпоративной аналитической системы.
Решение
Для решения задачи специалисты Qlever Solutions разработали BI-приложение, отображающее аналитику по продажам и сервису, инвентаризации, управлению штатом и другим операционным показателям.
Источниками данных для приложения выступили выгрузки из мобильного приложения, Greenplum, базы ERP-системы Axapta, выгрузки из кассовой системы, ручные отчеты пользователей.
Одной из задач, стоящих перед Qlever, стала разработка такого приложения, которое было бы удобно сотрудникам, привыкшим к фиксированным отчетам в Excel, при этом интуитивно понятно и наглядно даже для неопытных в аналитике пользователей.
Важно было сохранить знакомые метрики, но в более удобном формате, поэтому приложение было разделено на листы в соответствии с областью анализа:
Лист Продажи и Сервис
Отражает основные показатели деятельности ресторанов по блоку General manager в разрезе план/факт и % отклонения по периодам: Выручка по каналам, Трафик, Количество блюд в чеке, EBITDA, Средний чек, Время простоев и другие.
Показатели можно отфильтровать по дивизиону, менеджеру, городу, формату ресторанов, конкретным ресторанам.
Каждому руководителю также доступны свои фильтры для просмотра актуальных данных:
- ГД - генеральный директор
- ИД – исполнительный директор
- ОД – операционный директор
- ТУ – территориальный управляющий
Интерактивная сводная таблица в каждом разделе Приложения позволяет просматривать данные в привычном табличном формате, а в режиме конструктора можно легко добавлять или убирать требуемые уровни группировки (например, «Город + Ресторан + День»).
Листы Продукт и Prod
Отражают показатели по блоку Product manager: Себестоимость, Инвентаризация, Списание. Перезатарка, Излишки, Качество продукции и другие.
Лист Продукт демонстрирует основные показатели по продукции в разрезе ресторанов и менеджеров:
Лист Prod отражает результаты инвентаризации (количество и руб.): Недостачи, Излишки, Остатки.
Ежемесячный отчет показывает данные по полной инвентаризации, которая проводится раз в месяц, а еженедельный отчет - данные по ежедневной инвентаризации, которую заполняют менеджеры ресторанов по ТОП продуктам.
Лист Управление штатом
Отражает показатели для управления штатом - Трудозатраты, Отработанные часы, Факт/План сотрудников, Часы обучения, ITPH (относительная производительность в пересчете на час работы сотрудника) и т.д.
Данные для Приложения обновляются инкрементально в разное время в зависимости от источника, приблизительно каждые 2 часа. На дашборд они выводятся по умолчанию за последнюю завершенную неделю в разбивке по дням.
Всего в приложении хранятся данные с начала текущего года, что составляет около 155 млн строк. Такая глубина хранения выбрана с учетом задач и для оптимизации нагрузки на BI-систему клиента.
В дальнейшем для еще большего повышения производительности при единовременной сохранности данных планируется создание дубля приложения с архивными данными за прошлые периоды.
Все пользователи Приложения прошли обучающие сессии, на которых эксперты со стороны клиента и Qlever рассказали о преимуществах BI и нюансах работы с Приложением.
Для доработки дашборда и своевременного решения вопросов внедрена система обратной связи, с помощью которой пользователи могут сами отправить запросы на глобальные доработки в техподдержку Qlever.
Полученные результаты
Приложение используют более 200 исполнительных, операционных директоров, аналитиков и управляющих по всем подразделениям сети Бургер Кинг.
Менеджеры получили онлайн-доступ к актуальным плановым и фактическим показателям деятельности ресторанов.
Приложение обеспечило:
Сокращение ручного труда
Больше не нужно готовить отчеты вручную, или поднимать архивы старых Excel-таблиц, что занимало несколько часов ценного рабочего времени сотрудника. Информация в Приложении обновляется онлайн за несколько секунд.
Гибкость и глубину анализа
Данные транслируются в разрезах географии, периодов, ресторанов, номенклатуры, что позволяет быстрее получать ответы по операционной работе вверенных подразделений и оперативно принимать решения для усовершенствования процессов.
Снижение нагрузки на рестораны
Сотрудники больше не тратят время на разбор статических отчетов и сверку данных. Все показатели наглядно отображены в виде графиков и таблиц, каждые из которых можно выгрузить для создания презентаций.
Эксперты Qlever продолжают работу над новыми разделами Приложения, на данный момент в активной фазе идет проект разработки Листов анализа HR-показателей. У директоров ресторанов появится возможность отслеживать комплектность и текучесть сотрудников, контролировать отсутствие работников, анализировать показатели подбора.
Источники и стек технологий
BI-платформа Qlik Sense, Excel, Axapta
Функциональные области
Топ-менеджмент, Операционная деятельность, Финансы