Как правильно организовать бухгалтерию в компании: пошаговое руководство

👋 Здравствуйте, уважаемые коллеги!

Грамотно выстроенная бухгалтерия — фундамент стабильного развития компании. В этом посте разберём, как организовать учёт в ООО без лишних затрат и рисков.

Шаг 1. Определите формат ведения учёта

Выберите подходящий вариант:

• Штатный бухгалтер — если обороты средние, есть сложные операции.
• Аутсорсинг — экономия на ФОТ, доступ к экспертизе, снижение рисков ошибок.
• Комбинированный вариант — базовый учёт внутри компании + сложные задачи на аутсорсе.

Совет: для ООО с оборотом до 100 млн руб./год аутсорсинг часто выгоднее содержания штата.

Шаг 2. Закрепите учётную политику

В документе зафиксируйте:

• применяемую систему налогообложения;
• порядок документооборота;
• методы оценки активов и обязательств;
• график отчётности;
• правила инвентаризации.

Важно: учётную политику утвердите приказом — она понадобится при проверках.

Шаг 3. Настройте документооборот

1. Определите перечень первичных документов (акты, накладные, кассовые ордера и т. д.).
2. Установите сроки передачи документов в бухгалтерию (например, в течение 3 рабочих дней).
3. Назначьте ответственных за сбор и оформление.
4. Организуйте архив (электронный + бумажный).

Лайфхак: используйте ЭДО — сокращает сроки и риски потери документов.

Шаг 4. Выберите учётную систему

Критерии отбора:

• совместимость с вашей налоговой системой;
• интеграция с банками и маркетплейсами;
• наличие мобильных приложений;
• поддержка актуальных форм отчётности.

Популярные решения:

• «1С:Бухгалтерия» — для комплексного учёта;
• «Контур.Эльба» — для малого бизнеса;
• «Моё дело» — для компаний с сотрудниками.

Шаг 5. Разработайте регламент работы с контрагентами

Включите:

• проверку контрагентов (выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, отзывы);
• шаблон договора с обязательными пунктами;
• порядок подписания актов выполненных работ;
• сроки оплаты и штрафные санкции.

Предупреждение: отсутствие актов и договоров — частая причина доначислений налогов.

Шаг 6. Контролируйте ключевые показатели

Ежемесячно отслеживайте:

• дебиторскую и кредиторскую задолженность;
• рентабельность по направлениям;
• кассовые разрывы;
• налоговую нагрузку.

Инструмент: дашборды в учётной системе или Excel‑шаблоны.

Шаг 7. Планируйте налоговые платежи

1. Составьте график уплаты налогов и взносов на год.
2. Рассчитайте резерв на налоги (15–20 % от прибыли).
3. Используйте льготы (например, инвестиционный вычет).
4. Следите за изменениями законодательства.

Шаг 8. Организуйте внутренний аудит

Проводите:

• ежеквартально — проверку первичных документов;
• раз в полгода — сверку расчётов с контрагентами;
• ежегодно — инвентаризацию активов.

Цель: выявить ошибки до прихода ФНС.

Типичные ошибки, которых стоит избегать

• отсутствие учётной политики;
• хаотичный документооборот;
• несвоевременное отражение операций;
• игнорирование сверки с контрагентами;
• экономия на квалифицированном учёте.

Почему это важно?

• снижает риски штрафов и блокировок счетов;
• повышает доверие инвесторов и кредиторов;
• помогает принимать обоснованные управленческие решения.

💡 Совет от «Бюро Финансов»:
Закажите у нас аудит текущей бухгалтерии — мы:

• проверим соответствие учёта законодательству;
• найдём резервы оптимизации;
• поможем выстроить процессы под ваши задачи.

💬 Пишите в комментарии или личные сообщения — ответим на вопросы и поможем начать!