Работа с персональными данными сотрудников требует от работодателя строгого соблюдения баланса между исполнением законных обязанностей и защитой частной жизни работника.
В практике кадровых служб и бухгалтерий регулярно возникают ситуации, когда третьи лица запрашивают информацию о сотрудниках. Ключевой вопрос — в каких случаях такое раскрытие допустимо без получения отдельного письменного согласия работника, а когда оно является обязательным условием.
Нарушение этих правил может повлечь серьезную административную и материальную ответственность для компании и должностных лиц. В статье эксперты РУНО рассказывают, как избежать ошибок при работе с персональными данными и не попасть в поле знения надзорных органов.
Обучение кадровых работников в “РУНО” поможет пополнить копилку полезных знаний и навыков для карьерного роста. Компетентность по разным вопросам даст приоритет среди коллег, а также пригодится для успешного собеседования в разных компаниях.
Когда согласие работника не требуется: обязательства перед государственными органами
Законодательство устанавливает четкий перечень ситуаций, когда работодатель обязан предоставить персональные данные сотрудника по запросу, не спрашивая его разрешения. Это связано с исполнением предписаний федеральных законов. Согласие не требуется при передаче сведений в государственные органы, которые осуществляют свои полномочия в рамках установленной компетенции.
В первую очередь, это касается фискальных и контролирующих органов. Налоговая служба в рамках проводимых проверок вправе запрашивать любые документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы, включая персональные данные сотрудников. Аналогичным правом наделен Социальный фонд России (СФР) для целей назначения пенсий и пособий, а также Государственная инспекция труда (ГИТ) в рамках контрольных мероприятий.
Обязанность предоставлять информацию существует и в отношении правоохранительных органов, судов, службы судебных приставов (ФССП) в рамках исполнительного производства, а также военных комиссариатов — для ведения воинского учета.
Кроме того, не требуется согласия на передачу необходимых сведений (например, СНИЛС) организации, проводящей специальную оценку условий труда, так как эта процедура является законодательной обязанностью работодателя.
Научитесь правильно работать с персональными данными, заполнять все формы, работать с отчетами на курсе Отчетность по заработной плате и кадрам 2025 + 1С 8.3. Технология составления. Станьте экспертом в кадровом делопроизводстве!
Ситуации, требующие обязательного получения письменного согласия работника
Во всех иных случаях, не связанных с прямым исполнением требований закона государственными органами, передача персональных данных считается распространением информации и требует обязательного получения предварительного письменного согласия сотрудника. Это основное правило, закрепленное в статье 88 Трудового кодекса РФ и Федеральном законе № 152-ФЗ.
Типичными ситуациями, где необходимо такое согласие, являются:
- передача данных в банк для оформления зарплатных карт. Исключение возможно, только если договор с банком заключает сам сотрудник и в нем есть условие о передаче данных, либо если порядок взаимодействия с конкретным банком закреплен в коллективном договоре;
- подтверждение места работы и уровня дохода по запросам кредитных организаций (банков). Устные запросы удовлетворять запрещено;
- взаимодействие с аутсорсинговыми компаниями, которым передаются функции по расчету зарплаты или кадровому учету;
- предоставление сведений учредителям компании, коллегам работника, его родственникам (включая бывшего супруга) или коллекторским агентствам;
- оформление полисов добровольного медицинского страхования (ДМС);
- ответы на запросы от нового работодателя сотрудника, включая подтверждение стажа или факта работы по совместительству.
Согласие должно быть конкретным, информированным и сознательным. Работник должен понимать, какие данные, кому и для каких целей передаются. Запросы от третьих лиц в таких ситуациях должны оформляться письменно.
Все тонкости кадровой отчетности вы сможете освоить на курсе «Отчетность по заработной плате и кадрам 2025 + 1С 8.3. Технология составления» в Образовательном центре РУНО.
Ответственность за нарушения при обработке и передаче персональных данных
Несоблюдение установленного порядка грозит работодателю применением мер ответственности. Должностные лица (руководитель, главный бухгалтер, начальник отдела кадров) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 13.11 КоАП РФ. Штрафы для юридических лиц достигают значительных сумм.
Кроме того, сотрудник, чьи права нарушены, вправе потребовать компенсации морального вреда через суд. Внутри организации на работника, виновного в незаконном разглашении персональных данных коллег (например, сведений об зарплате), может быть наложено дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения, если такие обязанности по обработке данных входили в его должностные функции и он их нарушил.
Таким образом, передача персональных данных сотрудника без его согласия допустима исключительно в строго определенных законом случаях, главным образом по запросам государственных органов в рамках их полномочий. Во всех остальных ситуациях основой для любой передачи информации должно служить предварительно полученное письменное согласие работника.
Работодателю необходимо иметь четкие регламенты работы с такими запросами, чтобы оперативно отличать обязательные для исполнения требования от тех, что требуют согласования с сотрудником. Это позволит не только соблюсти требования законодательства о защите персональных данных, но и избежать финансовых и репутационных потерь.