Привет, я Маша, автор этого блога. Праздники не за горами, и одно из самых распространенных новогодних обещаний — более спокойная повседневная жизнь.
Далеко не всегда причиной стресса становятся внешние факторы. Без эффективного управления временем, то, что еще может работать в январе, почти гарантированно станет проблемой в феврале-марте. Как избежать перегрузок и все успевать — тема, которой я озадачилась сегодня.
Когда продуктивность становится причиной стресса
Позвольте рассказать вам небольшую историю из личного опыта. Мой план на утро выходного дня был абсолютно ясен: найти номер страховки для посещения стоматологической клиники. Быстрого взгляда на список неотвеченных электронных писем должно было быть достаточно. Но как только я открыла почтовый ящик, мое внимание привлекло сообщение коллеги из юридического отдела. Похоже, что документы для согласования промоакций были утеряны, и теперь мне нужно восполнить пробел.
Предыдущая цель была мгновенно забыта. В следующий момент я оказалась в диком клубке из десяти других неожиданных дел. Сердце бешено колотилось. Я чувствовала, будто бегу марафон, к которому никогда не готовилась.
Почему желание делать все сразу — ошибка
Многие из нас считают поведение, подобное моему, своей сильной стороной. Способность мгновенно откликаться на поставленные задачи ценят работодатели, коллеги и друзья. Но за желанием поскорее избавиться от бремени стоит вовсе не продуктивность. Мы поступаем так только для того, чтобы вычеркнуть открытое задание из списка дел, независимо от того, имеет ли это смысл прямо сейчас. Нами движет страх забыть что-то важное.
Из-за поспешных действий высока вероятность допущения ошибок. В результате мы не ощущаем собственной эффективности. Кроме умственного истощения и выгорания нас преследует неприятное впечатление, что весь день был занят, но ничего не достигнуто.
Грамотное планирование предотвращает стресс
В следующий раз, когда я почувствовала внутреннее желание сделать все сразу, я задала себе вопрос: «это действительно важно сейчас?». Часто ответ — «нет». Мы путаем слово «срочно» с «важно». Восстановление утерянного документа кажется неотложной задачей. Но мир не рухнет, если заняться этим через три часа.
Списки дел не только облегчают жизнь, но и предотвращают возможные приступы паники. В идеале — составлять примерный план на следующую неделю каждое воскресенье и корректировать его по мере необходимости. Ожидающие реализации задачи стоит не только перечислить в письменном виде, но и отсортировать по четырем приоритетам:
- Наиболее важные дела, с которыми необходимо обязательно разобраться.
- Задания, выполнить которые нужно как можно скорее.
- Планы, реализовать которые можно тогда, когда вы справились с предыдущими.
- Вещи, которые могут быть делегированы или приостановлены.
После того как все задачи отсортированы, каждой необходимо назначить дедлайн. Дату X или примерный промежуток времени нужно написать напротив списка дел. Теперь пропустить срок выполнения будет сложнее. Планер может быть как бумажным, так и в виде мобильного приложения.
Специалисты советуют в вопросах тайм-менеджмента следовать циркадному ритму (внутренним часам). Жаворонки, которым легче сосредоточиться утром, могут посвящать это время приоритетным делам. Совам лучше отложить важные задания на середину дня, а начать с более простых вещей.
Человек — существо привычки, а порядок — половина дела. Как только определённый процесс установлен, его больше не нужно тщательно обдумывать. Потому наше тело автоматически расслабляется.