Работа с самозанятыми в 2025 году остаётся одним из самых удобных способов привлечь исполнителей для бизнеса. Юрлицам не нужно платить страховые взносы, оформлять трудовые отношения и вести сложный документооборот.
Но чтобы сотрудничество было законным и безопасным, важно понимать, какие документы обязан предоставить самозанятый, и какие из них нужны юрлицу для бухгалтерии и налоговой.
Какие документы юридическое лицо должно получить от самозанятого
Юрлицу необходимо собрать полный комплект документов:
- фискальный чек
- договор ГПХ
- акт выполненных работ
- справку о статусе самозанятого
- счёт на оплату (при необходимости)
Это минимальный набор, который подтверждает реальность услуг, позволяет учитывать расходы, защищает организацию при проверке ФНС.
Фискальный чек от самозанятого
Это главный документ, который доказывает факт оплаты и выполнения услуг.
Он формируется в приложении «Мой налог» и должен содержать:
- название услуги
- сумму
- ИНН юридического лица
Если чека нет, налоговая может не признать расходы и начислить НДФЛ со всей суммы, а также страховые взносы.
Сроки формирования:
- при наличной оплате — сразу
- при безналичной — до 9 числа следующего месяца
Чек обязательно нужно проверить: сумму, услугу, ИНН. При ошибках — запросить новый.
Договор между юридическим лицом и самозанятым
Договор ГПХ — основа взаимодействия. В нём нужно указать:
- что исполнитель применяет НПД
- описание работ, сроки и стоимость
- обязанность выдавать чек
- ответственность за утрату статуса самозанятого
По желанию можно добавить счёт на оплату — это упрощает бухгалтерию, хотя сам по себе счёт не обязателен.
Акт выполненных работ
Акт фиксирует оказание услуг и закрывает обязательства сторон.
В документе указываются:
- перечень услуг
- стоимость и объём
- подписи сторон
Порядок подписания лучше заранее прописать в договоре — поэтапно или по факту завершения.
Справка о статусе самозанятого
Юрлицо обязано проверять статус самозанятого перед каждой выплатой.
Это можно сделать:
- в приложении «Мой налог»
- на сайте ФНС по ИНН (официальная форма проверки)
Если статус утрачен, компания должна удержать НДФЛ и начислить взносы.
Непроверенный статус — прямой риск штрафов и доначислений.
Счёт на оплату (по необходимости)
Счёт не обязательный документ, но упрощает процесс оплаты и помогает корректно отразить операцию в бухгалтерии.
Самозанятые могут формировать счёт в приложении «Мой налог» или в сторонних сервисах.
Уведомление МВД (если самозанятый — иностранец)
Если исполнитель — иностранный гражданин, юридическое лицо обязано уведомить МВД о заключении договора.
Нарушение этого требования приводит к серьёзным штрафам.
Ответственность за отсутствие документов
Если юрлицо не получает документы от самозанятого, возможны следующие последствия:
- отказ в признании расходов
- увеличение налоговой базы
- штраф до 20% от суммы недоимки
- доначисление НДФЛ и страховых взносов
- нарушение правил бухучёта
Поэтому документы — это не «бумажки для галочки».
Это способ защитить бизнес и избежать споров с налоговой.
Итог
Чтобы безопасно работать с самозанятыми, юридическому лицу обязательно нужно получать:
- чек
- договор
- акт
- справку о статусе
- счёт (при необходимости)
Это гарантирует законность расходов, снижает риски и делает взаимодействие прозрачным.