Правильное ведение учета — это способ понять, куда уходят деньги, откуда приходит доход и как оптимизировать каждый процесс в бизнесе. Обычно этим занимаются компетентные специалисты, к примеру, бухгалтера или кассира, но есть они далеко не в каждой организации.
Рассказываем, как руководителю бизнеса вести кассовую книгу в таком случае.
Особенности кассовых книг.
Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами, или ПКО, и расходными кассовыми ордерами, или РКО (указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). По каждому ПКО и РКО нужно вносить записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранился и после перехода на онлайн-кассы.
Некоторые правила ведения кассовой книги:
· Книгу заводят в начале календарного года и заканчивают в конце. Если кассовых операций в течение дня не было, ничего заполнять не нужно.
· Кассовые операции вписывают в каждую строчку без пропусков.
· Лист кассовой книги заполняется в двух экземплярах: один остаётся в книге, а второй отдают руководителю.
· В организации должно быть «Положение о ведении кассовых операций» — внутренний документ, который устанавливает порядок и правила осуществления денежных операций в кассе.
Кассовую книгу можно вести на бумаге или в электронном виде. При бумажном варианте записи делаются руками или с помощью компьютера. В последнем случае листы распечатываются и подписываются руководителем и проверяющим его сотрудником.
Рекомендуется проводить ревизию кассы как минимум по итогам полугодия, а ещё лучше — ежеквартально или ежемесячно, в самом начале или конце месяца.
Соблюдение кассовой дисциплины.
Чтобы все кассовые операции проводились законно и без ошибок, важно придерживаться следующих правил:
- Выбор кассовой техники. Используйте только ККТ и фискальные накопители, внесённые в реестры ФНС (проверить можно на сайте налоговой).
- Договор с ОФД. Оператор фискальных данных (ОФД) передает информацию в налоговую. Договор с ним обязателен, кроме исключений по ст. 2 закона № 54-ФЗ (например, работа в зонах без интернета или на закрытых объектах).
- Регистрация ККТ. Перед использованием кассу нужно зарегистрировать в ФНС — онлайн через сайт налоговой, через ОФД, производителя ККТ или лично в отделении.
- Обучение персонала. Сотрудники, работающие с кассой, должны знать:
- правила ведения кассовых операций,
- порядок работы с наличными,
- технические особенности ККТ.
- Выдача чеков покупателям. При расчетах с клиентами необходимо выдавать бумажный или электронный чек. В 2025 году доступен бесплатный сервис «Мои чеки онлайн».
- Формирование отчетности. Регулярная отчётность по кассовым операциям помогает избежать ошибок в учёте и контролировать финансы.
- Техническое обслуживание ККТ. Регулярные проверки и настройки оборудования предотвращают сбои и некорректную работу кассы.
Больше полезных лайфхаков для бизнеса — в Telegram-канале ЦРПП.
Напоминаем, что обратиться за поддержкой Центра «Мой бизнес» Санкт-Петербург (СПб ГБУ «ЦРПП») по самым разным направлениям могут как действующие, так и начинающие самозанятые, ИП и юрлица.