Разбираемся с базовыми понятиями. Обеспечение в 1С:ERP — это механизм, который превращает «потребность» в конкретные действия по снабжению. Базовая идея учета: для каждой потребности мы должны определить способ, как мы эту потребность будем закрывать (т.е. обеспечивать).
Проще говоря: если на складе или в отделе появилась нужда в товаре, материалe или оборудовании, ERP это отслеживает и помогает выбрать, как именно это получить — купить у поставщика, сделать самому (произвести) или взять с другого склада (переместить).
Способы обеспечения потребности
В 1С:ERP (как и в 1С:Управление торговлей или Комплексная автоматизация) доступны следующие основные способы обеспечения потребностей:
- Покупка — формируется заказ поставщику с указанием поставщика, условий, сроков исполнения. Этот способ используется, когда товар закупается у внешнего поставщика.
- Перемещение — заказ на перемещение товара, например, со склада одного региона или подразделения на другой. Используется для внутреннего перераспределения запасов.
- Сборка и разборка — для операций сборки полуфабрикатов и изделий или их разборки на компоненты.
- Собственное производство — создание заказов на производство для выпуска необходимой продукции или полуфабрикатов.
- Производство силами переработчика (давальческая схема) — когда часть производственных операций выполняется внешними организациями.
В новых версиях 1С есть еще такое понятие - Схема обеспечения потребностей - это возможность задать шаблон типового процесса, отражающий движение ТМЦ по складам, подразделениям. Это как механизм работы с Соглашениями, только для складов - задаем шаблон, а потом можем использовать его для товаров, чтобы на настраивать каждый раз вручную. Подробно на этом останавливаться не будем, важно просто понимать, что такие фишки позволяют существенно сократить время настройки 1С, а также стандартизировать процессы.
Создание потребности. Как система понимает, что пора делать заказ
Потребности формируются разными документами: заказы клиентов, заказы на производство, заказы на перемещение, внутренние заявки и планы, а механизм обеспечения уже создает под них заказы поставщикам, заказы на производство, перемещения и т.п.
На примере оформления Заказа клиента.В табличной части для каждого товара предусмотрела возможность указать конкретное действие:
Поясним по каждому действию:
■ Отгрузить: выдается распоряжение на отгрузку на складе на указанную дату отгрузки; уменьшается запас товара на складе (и свободный остаток); при проведении документа контролируется свободный остаток на складе.
■ Резервировать: фиксируется резерв товара на складе по заказу; уменьшается свободный остаток на складе; при проведении документа контролируется свободный остаток на складе.
■ Резервировать по мере поступления: при наличии товара на складе, товар встает в резерв под потребность заказа; если товара на складе нет, то в качестве обеспечения потребности будут использоваться текущие заказы на поступление, а по мере поступления товаров товары распределяются на заказ автоматически резервируются; уменьшается свободный остаток на складе; проведение выполняется без контроля свободного остатка на складе.
■ К обеспечению: фиксируется потребность в заказах без автоматического резервирования товаров на складе; резерв на складе не формируется; не уменьшает свободный остаток на складе.
■ Не обеспечивать - товар не резервируется и не планируется к обеспечению.
Таким образом, менеджер по продажам не только управляет отгрузкой, но и формирует потребность. Т.е. если товара на складе нет, то устанавливается действие "К обеспечению", которое запускает одноименный механизм.
Как быть закупщику? Формирование заказов по потребностям
Что дальше? Как отделу закупок или производству понять, что менеджер что-то заказал? Можно, конечно, воспользоваться отчетом или банально попросить менеджера звонить каждый раз, когда он сделал заказ, но это не про автоматизацию.
В 1С есть механизм формирования заказа по потребностям, упрощенно он выглядит вот так:
У снабженца есть специальная обработка, которая позволяет видеть все потребности в разрезе склада и удобно создавать соответствующие документы: заказ поставщику, заказ на производство, сборка разборка и т.п., в зависимости от выбранной схемы и способа.
В 1С рабочее место для формирования Заказов поставщикам доступно по ссылке Закупки – Закупки – Заказы поставщикам – Создать – По потребностям.
Система сама считает количество к заказу в зависимости от настроек обеспечения и сформированных Заказов клиентов. Кроме заказа товаров под конкретный заказ (механизм так и называется "Заказ под заказ"), в 1C есть еще настройки поддержания оптимального уровня запаса. Это когда для товара установлен минимальный и максимальный уровень складских остатков, либо расчет нужного остатка на складе ведется по норме \ статистике продаж.
Таким образом, 1С позволяет снабженцу через единое окно увидеть всю сформированную и автоматически проанализированную потребность. Система сразу показывает, какие товары еще нужно заказать на склад для пополнения остатков. Это удобно не только для вашего сотрудника, но и для ваших поставщиков, и конечно же, для четкого планирования производства. Экономим время и деньги, а также системно контролируем дефицит.
После расчета потребности формируется итоговый заказ и, в нашем примере, осуществляется выбор поставщика, который в свою очередь может быть предопределен в настройках либо указываться каждый раз вручную.
На финальном шаге 1С сама создает "закупочные" документы: Заказ поставщику, Заказ на производство, Заказ на сборку разборка и т.п..
Шаги по настройке обеспечения для номенклатуры в 1С
- Создать номенклатуру и указать склад(ы), где нужно обеспечивать
- Определить способ обеспечения: покупка, производство, перемещение, сборка/разборка, переработка.
- Назначь схему обеспечения (опционально): маршрут движения товара по складам/подразделениям.
- Задать параметры поддержания запаса.
Преимущества системы обеспечения потребности в 1С:ERP
- Централизация потребностей: все заявки клиентов, производства и внутренних подразделений собираются в одном механизме, а не руками по разным спискам.
- Автоматическое формирование документов: система сама предлагает и создает заказы поставщикам, на производство, перемещение, сборку/разборку и переработку по заданным правилам.
- Прозрачность и удобство: видно, какие потребности обеспечены, чем именно и в каком объеме, проще контролировать дефицит и сроки.
- Простое поддержание оптимального уровня складских остатков: поддержка оптимального уровня остатков (минимум/максимум, статистика продаж), снижение избыточных запасов, нелеквида и «мертвого» склада.
- Ускорение работы отдела снабжения: единое рабочее место снабженца/логиста сокращает ручную рутину и уменьшает количество ошибок при заказах.
Обеспечение в 1С:ERP — это когда система сама помогает не забыть, что и сколько нужно заказать или пополнить на складе. Она следит за остатками, предупреждает о нехватке товаров и автоматически предлагает, как обеспечить нужды: купить, переместить, произвести или собрать из других деталей.
Правильно настроенное обеспечение в 1С:ERP само превращает потребность в конкретные заказы, помогает держать оптимальные остатки и снижает дефицит и ручную рутину.
Конечно, невозможно изложить все нюансы настройки 1С в одной статье. Звоните +7 (495) 212-06-55, и мы поможем внедрить систему обеспечения под ваши процессы и номенклатуру так, чтобы ERP помогала вашему отделу снабжения.
Подписывайтесь на наш ТГ канал: ВИАНТ | Про технологии для бизнеса, где мы делимся полезными материалами, показываем реальные кейсы автоматизации учета, а также простым языком рассказываем про технологии для бизнеса.