Переход на кадровые электронные документы решает множество задач, но добавляет и новую: их нужно хранить правильно и безопасно. Сроки хранения кадровых документов измеряются десятилетиями, требования государства строги, а ответственность за ошибки всегда лежит на организации.
И здесь многие сталкиваются с тем, что электронный документооборот вроде бы есть, но архив «живёт отдельной жизнью». Документы хранятся в разных папках, часть — в почте, часть — в рабочих каталогах, кто-то забывает подкладывать подписи, что-то теряется при обмене.
«1С:Архив» создан для того, чтобы убрать этот хаос и дать организациям надёжную, понятную и законно защищённую систему долговременного хранения кадровых электронных документов.
Что получает компания после внедрения:
- Спокойствие за юридическую силу документов.
Все файлы проверяются автоматически, подписи обновляются до долгосрочного формата, а целостность подтверждается системой. Даже спустя годы документ можно предъявить как доказательство — и он будет принят.
- Полный порядок в кадровом архиве.
Система сама распределяет документы по делам, присваивает архивные шифры, формирует описи. Архивист перестаёт быть хранителем хаоса — теперь он работает в структурированной среде, где каждый документ на своём месте.
- Быстрый поиск любых сведений.
Запросы от СФР, сотрудников, ведомств — больше не головная боль. «1С:Архив» подбирает весь комплект нужных документов, формирует архивную справку и добавляет в неё данные об архивных шифрах.
- Возможность хранить вместе и электронные, и отсканированные бумажные документы.
Если часть кадровых документов пока создаётся на бумаге — это не проблема. В систему можно загрузить сканы, автоматически сопоставить документы по штрихкодам и вести единый архив.
- Отлаженную работу с запросами.
Справки, копии, временная выдача дел, формирование карты-заместителя, журнал движения документов — все эти процессы уже встроены и работают по правилам архивов.
- Интеграцию с привычными решениями.
Документы автоматически выгружаются в «1С:Архив» из «1С:ЗУП» и других конфигураций. Никаких сложных настроек — механизмы встроены в типовую конфигурацию.
- Соблюдение всех требований по длительному хранению.
Поддерживаются форматы PDF/A, метаданные, визуализации, электронные подписи, временные метки — всё, как требует закон.
«1С:Архив» — это возможность создать внутри компании настоящий электронный архив, который остаётся удобным, современным и экономит массу времени.
Если вы задумываетесь о переходе на кадровый электронный документооборот, напишите на нашу электронную почту partner@forus.ru. Мы подберём партнёра 1С, который поможет настроить безопасное и полностью соответствующее требованиям хранение документов.
