Задумывались о том, как оптимизировать свою компанию? Откройте тайны диагностики и улучшения бизнес процессов для достижения успеха!
Бизнес-процессы: как вылечить хаос в компании до того, как он сожрет ваш кошелек
Коллеги, иногда жизнь напоминает настольную игру, где каждый ход — это согласование, а вы уже полгода сидите на месте, так и не досидев до своего хода. Вот вы, например, с утра до вечера компилируете отчеты, а ваши сотрудники бегают по офису с противными глазками, полными недоумения и безразличия к вашей борьбе с административным хаосом. Известная шутка гласит, что если ваш бизнес-процесс напоминает хоровод пьяных медведей, то почему бы не попробовать его наконец оптимизировать? Давайте разберемся, что в вашем хаосе можно улучшить и как не утонуть в этой бездне мнимого контроля. В этой статье мы проведем диагностику бизнес-процессов, разберем лучшие методы их улучшения и попробуем окончательно избавить вашу компанию от несетевых «пинг-понгов» с бесконечными подписями.
Когда процессы превращаются в помойку
Первым делом, на что стоит обратить внимание, — это диагностика. Ваша задача не просто обнаружить проблемы, а избавиться от них, как от надоедливого соседа, который за ночь успел перегрызть ваш интернет-кабель. Начинаю с анализа: как часто делается что-то в вашей компании «потому что так всегда было»? Возможно, ваши процессуальные сложности можно сгладить так же быстро, как сквозным газом во время обострения!
Итак, чем больше документов у вас лежит на столе, тем меньше любви у сотрудников к процессу. Ведь все, что идет в разрез с их временем и желанием работать, воспринимается как мука. Метод «бюрократического удава», который во главу угла ставит «передали на согласование», известен всем. Вопрос в том, как сделать так, чтобы ваш бизнес-процесс стал не как хороший французский сыр, а как верный участник марафона с хорошей подготовкой.
Методы диагностики: следуем за цепочкой добра
Для того чтобы разобраться в нагромождении задач, вам нужны инструменты. Каждый из методов диагностики — это своя маленькая ложка, которой вам не обойтись на пути к статистическому прорыву. Чем старше мы становимся, тем больше замечаем, что упрощенные схемы действуют эффективнее, чем громоздкие конструкции. Давайте взглянем на несколько ключевых методов, похожих на волшебные палочки оптимизации.
1. SIPOC — диагностика для ленивых
Скорее всего, вы видели забавную картинку с рыбьей костью, вот вам и SIPOC! Это не спин-офф по обработке рыбы, а схема, которая за десять минут поможет вам выявить основные компоненты вашего процесса. Вот что она включает:
- Suppliers (Поставщики) — кто вам поставляет ресурсы?
- Inputs (Входы) — что конкретно вы получаете?
- Process (Процесс) — что вы с этим делаете?
- Outputs (Выходы) — что в итоге у вас остается?
- Customers (Клиенты) — кому предназначен конечный продукт?
Применяя эту схему на практике: вы заказываете такси. Ваш проводник — это GPS вашего телефона, вход — координаты, процесс — алгоритм поиска водителя, выход — приезд машины, клиент — это вы, ожидающий свою долгожданную поездку. Уволите тех, кто не укладывается в этот процесс, и через несколько минут клиент уже получит такси! И здесь и начинается процесс оптимизации!
2. Диаграмма Исикавы — рыбная кость для выявления виноватых
Это еще один полезный инструмент! Если в вашей компании возникает проблема, подобно тому, как, когда с соседнего этажа слышно измеряемое недовольство — вам поможет диаграмма Исикавы. С помощью этой диаграммы легко визуализировать направления, в которых происходят сбои:
- Люди — ваши сотрудники ведь тоже люди, крепко зависящие от внутренней логистики.
- Процессы — основаны на нормах, которые вы используете для упаковки своих бизнес-идей.
- Методы — как бы вы ни выстраивали процессы, иногда им просто не хватает истории успеха.
И если вы вытянете своего логиста на кондитерскую фабрику, то он точно не оценит твёрдых кексов, если они не учитывают хороший срок производства. Чем больше деталей обнаружите, тем меньше будет возможности зацепиться с проблемами.
3. Process Mining — пора выявить эффективных и неэффективных
Спроектируйте свой бизнес как Sherlock Holmes и исследуйте, не будь вы скомканным писателем сценариев. Анализируйте реальный поток данных из ERP и используйте их для распознавания происходящих в вашей компании процессов. Если ваши сотрудники практически не сдают данные по процессу, вам так же не помешает обратить внимание на метрики, как на что-то живое.
Улучшение бизнес-процессов: когда будешь готов — работай!
Диагностика — теперь на вашем столе. И теперь пора делать этапы, на которых остановились предыдущие организации: заставлять людей работать за их же интерес, а не за интерес компании. Одним из методов, о котором стоит упомянуть, стал метод «Укрупнение зон ответственности». Теперь не будет дублирования задач, а каждый будет нести ответственность за то, что делает!
Процессный подход — заем по методу УИТ
Вы когда-нибудь задумывались, почему задачи перетасовываются между отделами, как будто это неразбериха в консервной банке? Наверняка, общая инструкция составлена неверно, так что вам необходимо сделать реинжиниринг и поручить выполнение одному ответственному специалисту. Это так же эффективно, как делегировать решение важных вопросов вашему коту! В результате эта новая метрика даст вашему клиенту возможность ощутить результат гораздо быстрее.
Теперь о самом важном — реальные кейсы!
Сейчас поговорим о реальных делах и не далеких от реальности примерах, чтобы понять, что помогает другим.
Кейс 1: Такси без диспетчера
Вы не верите, как это может поменять жизнь? Возможно, это сравнимо с волшебством! Перенесите задействованное «такси» в XXI век и удалите диспетчера из системы. На данный момент Uber и Яндекс.Такси используют алгоритмы для работы с вами как с клиентом, и всё благодаря процессу! Насколько быстро вы всегда получаете обратную связь и заказываете поездку с минимальным количеством зависимостей? Это возможно благодаря внедрению схемы, которая объединяет все функции под одной крышей.
Кейс 2: Завод — всё под контролем
И еще более вдохновляющий пример из мира производства: представьте, на одном заводе стали внедрять Lean методы и заметили, как повышения на 30% происходили благодаря изменениям в процессе. Сотрудник, который тратил 2 часа в день на поиски, теперь может сосредоточиться на производстве. Это может показаться не слишком важным, но на выходе амбициозного управления система, как в старинной свадьбе, начинает «уметь шить на одного калибра за один день!
После таких изменений можно уж точно думать о том, к кому обращаться за советами по управлению бизнес-процессами!
А что дальше?
Если вам надоело находиться в целой цепи согласований, вы ведь не должны оставаться заложниками вашего успеха. Проверьте свои внутренние процессы и начните менять их — не пугайтесь, это будет непросто! Уберите одно из суперсогласований, замените его одним процессом, который позволит вам улучшить качество обслуживания вашего клиента.
Будьте открыты к улучшениям, поскольку окружающие в множестве случаев могут обойти вас! И вот только вы увидите, как ваши прибыли увеличатся, непонятные цирковые процессы уйдут на задний план, а сотрудники вдруг окажутся полны идей и энергии.
Если хотите держать руку на пульсе своего дела и превращать цифры в прибыль — подписывайтесь на наш Telegram-канал: https://t.me/gosha_bz