С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные (ЭТрН) и экспедиторские документы станут обязательными для всех участников рынка. Форматы утвердит ФНС по согласованию с Минтрансом, а передача данных будет осуществляться в ГИС ЭПД. Уже сейчас стоит подготовиться к переходу — разобраться, как оформлять документы и как автоматизировать процесс с помощью цифровых решений.
Кто такой экспедитор и как он участвует в ЭТрН
Экспедитор — это посредник между заказчиком и перевозчиком, который по договору транспортной экспедиции организует перевозку груза.
Если экспедитор принимает груз во владение, он указывается в ЭТрН как грузоотправитель и подписывает первый титул. В этом случае в разделе грузоотправителя проставляется отметка «Является экспедитором».
Данные заказчика экспедитора (клиента) фиксируются в пункте 1а ЭТрН «Заказчик услуг по организации перевозки груза» с указанием реквизитов договора транспортной экспедиции.
Экспедиторская расписка и поручение
Когда экспедитор принимает груз во владение, он выдает клиенту экспедиторскую расписку — документ, подтверждающий передачу груза и дающий право:
– владеть грузом до его передачи получателю;
– заключать от своего имени договоры перевозки или хранения.
Если экспедитор не принимает груз во владение, он может действовать по поручению заказчика, но не указывается в ЭТрН. В этом случае все документы подписываются от имени клиента.
Поручение экспедитору — обязательный документ, определяющий перечень и условия услуг. Его оформление предусмотрено Постановлением Правительства РФ № 554 от 8 сентября 2006 года.
Новые требования с 2025–2026 годов
С 1 сентября 2025 года вступят в силу положения закона № 140-ФЗ, вводящие новые обязанности для экспедиторов:
– соблюдать правила при перевозке ограниченных в обороте грузов;
– хранить договоры не менее трёх лет после исполнения;
– предоставлять информацию по требованию контролирующих органов.
С 1 марта 2026 года сведения об экспедиторе нужно будет внести в реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности на платформе ГосЛог.
С 1 сентября 2026 года оформление транспортных и экспедиторских документов в электронной форме станет обязательным.
Как работает ЭТрН и кто его заполняет
Одним из операторов является СКБ Контур, а компания Контур Систем — региональный сервисный центр, который помогает бизнесу внедрять и использовать сервис Контур.Логистика для оформления ЭТрН и обмена данными с ГИС ЭПД.
Сервис помогает компаниям оформлять ЭТрН, заказы-заявки и экспедиторские расписки в электронном виде, подписывать их УКЭП и автоматически отправлять в ГИС ЭПД. Это избавляет от ручных ошибок и ускоряет документооборот.
Каждый участник подписывает свой титул в установленной последовательности, после чего оператор проверяет XML-формат, подпись и уникальность документа, а затем передает его в государственную систему.
Этапы оформления ЭТрН
- Титулы 1–2 — передача груза от отправителя перевозчику.
- Титулы 3–4 — передача груза от перевозчика получателю.
- Титулы 5–6 — подтверждение стоимости перевозки.
- Титул 7 — переадресовка при изменении точки доставки.
- Титул 8 — эстафета при смене водителя или транспорта.
После регистрации второго титула водитель получает QR-код, который сопровождает груз до момента доставки.
Типовые сценарии заполнения ЭТрН
1. Стандартная перевозка
Продавец нанимает перевозчика для доставки товара покупателю.
Например, компания «Ромашка» хранит товар на складе и заключает договор перевозки со сторонней транспортной компанией. В ЭТрН «Ромашка» выступает грузоотправителем и лицом, осуществляющим погрузку, перевозчик — транспортная компания, а грузополучатель — магазин.
2. Самовывоз
Если покупатель сам организует доставку, он становится грузоотправителем в ЭТрН. Компания-продавец оформляет погрузку и подписывает первый титул, а договор перевозки и оплату берет на себя покупатель.
Как упростить документооборот
С переходом на обязательные ЭТрН важно не просто знать правила, но и выстроить удобную систему обмена документами.
В сервисе Контур.Логистика можно оформлять ЭТрН, заказы-заявки, поручения и экспедиторские расписки в едином интерфейсе. Документы автоматически проверяются на ошибки и соответствие формату ФНС, а все участники подписывают их онлайн.
Это помогает компаниям сократить время на оформление перевозок, избежать штрафов и спокойно подготовиться к обязательному переходу в 2026 году.
Переходите на Контур.Логистику заранее, чтобы оптимизировать всю цепочку перевозок. Ближе к сроку возникнут очереди из заказов, стоимость услуг вырастет, а вы рискуете не успеть и получить штрафы.
Закажите бесплатную консультацию