Что за документ, какие другие документы он заменяет и как оформить, чтобы не пришлось переделывать — читайте в статье. В конце бонус для тех, кто хочет начать работать с УПД до того, как электронный формат станет обязательным.
Что такое УПД в грузоперевозках
УПД — бухгалтерский документ, который подтверждает оказанную перевозчику услугу, расходы и НДС (если он есть). Он заменяет счет-фактуру и один первичный документ: накладную или акт.
В логистике УПД всегда оформляют после завершения рейса, когда известны фактические параметры доставки. Документ должен совпадать с транспортной накладной по маршруту, датам и объемам. Любое изменение в пути отражается в ТрН, поэтому именно она определяет, каким должен быть УПД.
Статусы УПД
В УПД предусмотрены два статуса:
Статус 1 — первичный документ + счет-фактура.
Используется, когда нужно выставлять НДС.
Статус 2 — только первичный документ.
Подходит, когда НДС выставлять не нужно.
Статусы в УПД: зачем нужны и как работают
В УПД есть два статуса — 1 и 2. Они показывают, какую роль документ выполняет в учете.
Статус 1 — УПД = первичный документ + счет-фактура
Документ одновременно:
- подтверждает услугу,
- содержит счет-фактуру для НДС.
Используется, когда компания выставляет НДС.
Статус 2 — УПД = только первичный документ
В статусе 2 УПД подтверждает услугу, но не выступает счетом-фактурой.
Подходит, когда НДС выставлять не нужно.
Что меняется с 1 января 2026 года
С 1 января 2026 перестают действовать приказы ФНС №551 и №552, в которых утвержден формат акта оказанных услуг и накладной ТОРГ-12. Эти документы можно будет оформлять только в неформализованном виде.
Удобнее всего перейти на УПД и использовать его вместо первичных документов: товарной накладной и акта выполненных работ и оказанных услуг. ФНС рекомендует сделать это, чтобы упростить и ускорить работу.
Это часть общего перехода на электронные перевозочные документы, который завершится осенью 2026 года. Компании, которые рано перейдут на ЭДО, пройдут адаптацию спокойнее и без стресса.
С готовым решением перейти на ЭДО можно за несколько дней. Например, при подключении Умной Логистики до конца 2025 года ЭТрН будет бесплатной весь 2026 год.
Как составить УПД за минуту в Умной Логистике
В Умной Логистике УПД формируется автоматически на основе данных заявки и других документов. Это позволяет избежать ручных ошибок и повторных отправок.
Почему это ускоряет работу:
— реквизиты и суммы подставляются автоматически;
— наименование услуги всегда совпадает с фактической перевозкой;
— статус, даты и параметры оформляются корректно;
— печатная форма соответствует требованиям ФНС — документ принимают с первого раза.
Хотите перейти на электронный формат документов без переделок — записывайтесь на бесплатную экскурсию по Умной Логистике. При подключении до конца 2025 года ЭТрН будет бесплатной весь 2026 год.