Возникла необходимость замены ежегодного оплачиваемого отпуска денежным эквивалентом? Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 126), эта операция возможна при отпуске, превышающем 28 календарных дней. Ранее в блоге мы разобрали порядок регистрации замены отпуска деньгами в «1С:Бухгалтерии», а сейчас тут рассмотрим процесс через решение «1С:Зарпалата и управление персоналом».
Основные положения законодательства
Согласно действующему законодательству, сотрудник имеет право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск минимум 28 календарных дней. Данный срок гарантирован законом, не подлежит замене деньгами. Однако же работодатели вправе компенсировать дополнительные дни отпуска денежным эквивалентом при наличии заявления работника. Разберем особенности учета компенсации:
- Компенсация дополнительного отпуска: денежная выплата за замену отпуска сверх минимальных стандартных 28 дней должна отражаться тут отдельно от основного ежегодного отпуска, а также еще и документально фиксироваться.
- Расходы работодателя: вся выплачиваемая сумма включается здесь в расходы на оплату труда и уменьшает налогооблагаемую базу по прибыли (ст. 255 НК).
- Налогообложение: сумма подлежит обложению НДФЛ и страховым взносам.
Оформление компенсации за отпуск в «1С:ЗУП»
Чтобы оформить компенсацию отпуска в решении, пройдите несколько этапов.
Шаг 1. Создание документа «Отпуск». Для компенсации создайте документы «Отпуск» (раздел «Кадры – «Отпуска» и «Зарплата» - «Отпуска»). Важно: выплата компенсации возможна в случае увольнения работника и отказа от отпуска. На закладках «Основной отпуск» стоит флажок «Отпуск». Его нужно снять, так как у нас компенсация. Установите «Компенсация отпуска», введите количество дней.
Шаг 2. Автоматический расчет компенсации. 1С делает расчеты компенсации на основании дней отпуска/среднем заработке. После ввода данных программа рассчитает компенсацию для выплаты. Тут отображаются разделы: «Начислено» (сумма компенсации за неиспользованный отпуск), «Удержано» (расчет НДФЛ и других постоянных удержаний, если они были назначены), «Средний заработок» (рассчитывается исходя из всех данных о предыдущих начислениях). Программа «1С:ЗУП» (ред. 3) сама учитывает весь расчетный период (обычно - 12 месяцев).
Что входит в средний заработок? При расчетах тут учитываются все выплаты, предусмотренные системой оплаты, независимо от источника финансирования. Это оклады, премии, надбавки, др. элементы вознаграждения. Среднее значение исчисляется тут путем деления сумм зарплат, начисленных за период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней 29,3. Если есть месяцы, которые были отработанные частично, то все меняется: среднедневной заработок исчисляется путем деления всей суммы зарплат за период на сумму среднемесячного числа дней, умноженного на полные календарные месяцы и дни в неполных месяцах.
Шаг 3. Проверка расчетов. Чтобы убедиться в правильности готового расчета, используйте отчет («Печать» - «Подробный расчет начислений»), позволяющий изучить каждую строку, сравнить полученные значения с ожидаемыми итогами.
Оформляя компенсацию за отпуск, здесь важно учитывать особенности каждого случая и применять правильный порядок действий. Следуя инструкциям, можно избежать различных частых ошибок и еще обеспечить соблюдение требований.