Возникла необходимость замены ежегодного оплачиваемого отпуска денежным эквивалентом? Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 126), эта операция возможна при отпуске, который превышает 28 календарных дней. Рассмотрим пошагово в блоге процесс регистрации замены отпуска компенсацией в «1С:Бухгалтерии 8».
Основные положения законодательства
Согласно действующему законодательству, сотрудник имеет право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск минимум 28 календарных дней. Данный срок гарантирован законом, не подлежит замене деньгами. Однако же работодатели вправе компенсировать дополнительные дни отпуска денежным эквивалентом при наличии заявления работника. Разберем особенности учета компенсации:
- Компенсация дополнительного отпуска: денежная выплата за замену отпуска сверх минимальных стандартных 28 дней должна отражаться тут отдельно от основного ежегодного отпуска, а также еще и документально фиксироваться.
- Расходы работодателя: вся выплачиваемая сумма включается здесь в расходы на оплату труда и уменьшает налогооблагаемую базу по прибыли (ст. 255 НК).
- Налогообложение: сумма подлежит обложению НДФЛ и страховым взносам.
Оформление компенсации за отпуск в «1С:Бухгалтерии»
Чтобы оформить компенсацию отпуска в решении, пройдите несколько этапов.
Этап 1: Настройка вида начисления. Перед расчетом убедитесь, что настроен нужный тип для начислений. Перейдите в меню «Зарплата и кадры» и выберите тут пункт «Настройки зарплаты» и откройте вкладку «Расчет зарплаты». Найдите раздел «Начисления» и создайте новый тип «Компенсация отпуска». Назначьте код дохода (2013 «Сумма компенсации за неиспользованный отпуск»), а также и категорию («Прочие денежные доходы от трудовой деятельности»), укажите тут ограничения исполнительного производства («Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания»). Так вы подготовите свое решение «1С:Бухгалтерии 8» к учету всех налоговых обязательств, а также еще и распределению доходов.
Этап 2: Проведение расчета и выплаты компенсации. Эта программа сама не рассчитывает сумму компенсации, поэтому это и требует ручного ввода данных.
Шаг 1: Подготовка исходных данных. Необходимо рассчитать средний дневной заработок, где все исходные данные берутся из предыдущего календарного года (например, за 12 мес. перед датой подачи заявления). Далее определите доходы сотрудника за указанный период, а также еще и разделите показатель, который получен ранее, на среднее количество рабочих дней в месяце. Данные готовы!
Шаг 2: Оформление документов о компенсации. После подготовки всех данных переходим к оформлению документации. Зайдите в раздел «Все начисления» и создайте запись с типом «Компенсацию отпуска без увольнения». Заполните все поля, указывая сотрудника, которому полагается денежная компенсация, сумму для последующего перечисления. Далее рассчитайте и сумму выплат, умножив компенсируемые дни на среднюю заработную плату, а также и запишите в поле.
Шаг 3: Отражение налогового обязательства. Программа подсчитает налоговые платежи (НДФЛ/взносы). Рекомендуем проверить правильность сумм вручную. Нажмите на кнопку «Показать проводки и другие движения документа», чтобы и удостовериться в корректности. Проверяйте каждую проводку на ее точность!