Ситуация, знакомая практически каждой прокатной компании.
На экране у менеджера — аккуратный Excel: всё разбито по вкладкам, цветами выделены заголовки, проставлены формулы. Смета выглядит опрятно и профессионально.
Но этот порядок существует только на бумаге — в реальности всё устроено куда хаотичнее.
⸻
Как рождаются ошибки ещё на этапе сметы
Менеджер открывает Excel, чтобы подготовить смету.
И вот здесь начинается самое интересное.
Если повезло, у компании есть макрос или отдельная вкладка с позициями и ценами. В этом маленьком псевдо-каталоге менеджер выбирает оборудование, надеясь, что данные хотя бы приблизительно актуальны.
Если повезло меньше — база лежит в отдельном файле. Тогда процесс превращается в постоянное копировать-вставить: открыл прайс, нашёл позицию, скопировал название, вставил в смету, нашёл цену, снова скопировал, поправил форматирование. И так десятки раз подряд.
А есть самый опасный сценарий — поиск старой сметы «чтобы взять за основу».
Берётся похожий проект, правится клиент, даты, пара строк… а остальное остаётся.
И вот тот же клиент, который неделю назад арендовал прибор по одной цене, внезапно получает смету, где тот же прибор стоит совсем других денег.
Причём дело не в изменении цен — ошибка появилась на одном из многочисленных шагов копирования и вставки.
⸻
Когда ночная правка исчезает между версиями
Иногда менеджер вносит маленькое вечернее изменение. Всего лишь заменяет один светильник на модель помощнее.
В Excel это — одна клетка.
А в жизни — цепочка изменений, о которой никто не узнаёт.
Склад утром работает по распечатке, сделанной днём раньше.
Логист открывает версию, скачанную неделю назад.
Техник спрашивает в чате, куда делась старая модель, ведь он уже подготовил её к выдаче.
Правка же затерялась среди «FINAL.xlsx», «FINAL2.xlsx» и «NEW_FINAL(1).xlsx».
Никто не понимает, какая версия актуальная, и самое неприятное — каждый уверен, что работает по правильной.
⸻
Как одна формула может сломать весь проект
Стоит случайно задеть формулу — и Excel начинает считать не то, что нужно, или перестаёт считать вовсе.
Никто этого не замечает.
Проект собирается по таблице таким, каким он в ней отражается.
А на площадке начинают распаковывать оборудование и задавать вопросы:
почему приехало лишнее? почему чего-то не хватает? почему вместо восьми микрофонов приехало двенадцать?
Excel не скажет, где ошибка. Он просто показывает те цифры, которые в нём остались.
⸻
Excel не знает, что происходит с реальным оборудованием
Таблица не понимает, что часть приборов уже уехала на другой проект.
Не знает, что два микрофона в ремонте.
Что кабели не вернулись со вчерашнего монтажа.
Что один прибор списали, а другой вчера забрал подрядчик в сухую аренду.
В таблице всё выглядит «в наличии», тогда как в реальности на складе — возникает дефицит.
⸻
Как Golova решает эти проблемы
Golova полностью устраняет саму идею «версий».
Проект существует в единственном экземпляре — общий для менеджера, склада, логиста и техники — и любое изменение становится видно всей команде сразу.
Ничего не теряется в личных папках, правки не исчезают между файлами, а история обновлений хранится прямо в проекте, исключая путаницу и случайные расхождения.
Остатки оборудования рассчитываются автоматически: система знает, что в резерве, что отправлено на ремонт, что ещё не вернулось и что списано окончательно.
Поэтому менеджер физически не сможет добавить в проект то, чего нет — система сразу подскажет, предупредит и не даст допустить ошибку.
Список на отгрузку формируется не по Excel-файлам, а по живому, актуальному проекту. Его не нужно сверять с десятком таблиц или перепроверять по чатам. Он всегда отражает фактическое состояние дел, и им можно пользоваться как в бумажном виде — распечатав перед выездом — так и полностью в цифровом, проводя отгрузку прямо в системе с мобильного устройства, планшета или ТСД.
⸻
Результат — меньше ошибок, меньше хаоса
Смета перестаёт быть источником риска.
Версии больше не конфликтуют.
Команда перестаёт работать вслепую.
Excel остаётся инструментом для отчётов, а настоящая жизнь проката происходит там, где ей и положено — в Golova.