Вопрос пользователя: «У нас в производственном цеху у всех одинаковый сменный график и зарплата выплачивается через одну кассу. Можно ли задать эти правила для цеха раз и навсегда?»
Суть проблемы: Если у всех сотрудников одного отдела или цеха одинаковые параметры (график, место выплаты, способ отражения в бухучете), то вводить их вручную для каждого нового работника — утомительная и бессмысленная работа. При смене правил (например, изменилось место выплаты) приходится массово править данные всех сотрудников, что ведет к ошибкам.
Что может 1С ERP?
Карточка подразделения в 1С ERP — это мощный инструмент установки правил по умолчанию для всех его сотрудников. Задав параметры на уровне подразделения, вы избавляетесь от рутины:
- Типовой график: Можно указать график работы, характерный для подразделения (например, «Смена 5/2» для офиса или «Сменный график» для цеха). Он будет автоматически подставляться при приеме нового сотрудника.
- Место и способ выплаты: Можно задать, что все сотрудники цеха получают зарплату через конкретную кассу или определенного раздатчика.
- Бухгалтерский учет: Указывается, на какие счета бухучета относить расходы на зарплату сотрудников этого подразделения (например, 20 «Основное производство» для цеха, 26 для администрации).
- Территориальные особенности для ПФР: Если для подразделения действуют особые условия (например, работа на Крайнем Севере), это отмечается один раз.
Эти настройки можно в любой момент переопределить для конкретного сотрудника, если он является исключением.
Решение и рекомендации
- Создавайте подразделения осмысленно: Группируйте сотрудников не просто по названиям, а по общим правилам учета. «Цех №1», «Отдел логистики», «Администрация».
- Заполняйте карточку подразделения полностью: Не ограничивайтесь названием. Обязательно укажите график, место выплаты и статью затрат.
- Используйте иерархию: Если у вас есть «Департамент продаж», а в нем «Отдел опта» и «Отдел розницы», задайте общие настройки на уровне департамента. Они «спустятся» вниз, а в карточках отделов можно будет указать отличия (например, другой график).
- Экономьте время при приеме: При оформлении нового сотрудника в подразделении с заполненной карточкой многие поля (график, место выплаты) уже будут предзаполнены.
- Меняйте правила централизованно: Если цех перешел на другую кассу, измените место выплаты в карточке подразделения — это изменение коснется всех его текущих и будущих сотрудников.
Итог простыми словами
Подразделение в 1С — это как шаблон для визиток. Вы один раз создаете шаблон для «Сотрудник производственного цеха»: определенный шрифт (график), логотип в углу (место выплаты) и цвет фона (статья затрат). Когда принимаете нового рабочего в цех, вы просто вписываете его ФИО в готовый шаблон — все остальные параметры уже на месте.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 2: Организация выплаты зарплаты вахтовикам
Ситуация: Сотрудники вахтового поселка «Северный» получают зарплату наличными через постоянного раздатчика на месте.
Проблема: При приеме каждого нового вахтовика нужно вручную выбирать способ выплаты «Через раздатчика» и искать в списке нужного.
Решение: В карточке подразделения «Вахтовый поселок «Северный»» настраивается «Место выплаты» -> «Раздатчик» и выбирается конкретный ответственный человек из справочника.
Результат: Любой сотрудник, принятый в это подразделение, автоматически получает настройку на выплату через указанного раздатчика. Бухгалтерия формирует ведомость именно для него.