Вопрос пользователя: «У нас есть главный офис и удаленный склад в другом городе. Как правильно это отразить в 1С: просто как два разных подразделения или как-то иначе?»
Суть проблемы: С точки зрения управленческого учета склад — это просто другое подразделение. Но с точки зрения налогового и трудового законодательства удаленное место работы может признаваться территориально обособленным подразделением (ТОП). Неправильное отражение в программе ведет к ошибкам в расчете налогов (НДФЛ нужно платить по месту нахождения ТОП), неверной отчетности и потенциальным штрафам.
Что может 1С ERP?
Программа проводит четкое различие между двумя типами обособленных структур, и это критически важно для настройки:
- Обособленное подразделение (ОП) без своего баланса/счета: Это ваш удаленный склад. В программе оно создается как подразделение с особыми отметками. Для него указывается:
Отдельная налоговая инспекция (куда будет сдаваться 2-НДФЛ/6-НДФЛ по сотрудникам склада).
Свой районный коэффициент, если он отличается.
Особые условия для отчетности в ПФР по территориальности. - Обособленное подразделение с отдельным балансом и расчетным счетом (Филиал): Это практически самостоятельное юрлицо. В программе оно создается как отдельная организация в справочнике, но с указанием головной компании. Для него ведется полностью самостоятельный учет: свои кадровые документы, расчет зарплаты, своя отчетность по взносам.
Решение и рекомендации
- Определите статус: Юрист или бухгалтер должен определить, является ли ваше удаленное место работы ТОП по НК РФ и каков его вид.
- Создайте правильный объект: Для склада без своего счета создайте подразделение (например, «Склад г. Казань») и отметьте в его карточке флажок «Является обособленным».
- Заполните налоговые реквизиты: Укажите код ИФНС, в которой зарегистрирован склад.
- Настройте параметры расчета: Задайте для этого подразделения свои значения районного коэффициента и места выплаты зарплаты.
- Для филиалов создавайте организацию: Если у вас полноценный филиал, создайте для него новую запись в справочнике «Организации» и укажите головную компанию.
Итог простыми словами
В 1С ERP обособленный склад — это как сотрудник с особым пропуском. Вы создаете ему пропуск (подразделение), но на этом пропуске ставите особую отметку («доступ в корпус Б, сдача отчетности в ИФНС №15»). Эта отметка заставляет программу применять к этому сотруднику особые правила игры (налоги, отчетность), отличные от правил в главном корпусе.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Настройка удаленного офиса продаж в другом регионе
Ситуация: В Нижнем Новгороде открыт офис продаж с 5 сотрудниками. Офис арендует помещение, но своего счета и баланса не имеет.
Проблема: Нужно начислять зарплату, удерживать и перечислять НДФЛ по месту нахождения офиса, применять свой районный коэффициент.
Решение: В 1С создается подразделение «Офис продаж, г. Нижний Новгород». В его карточке включается флажок «Обособленное» и заполняются реквизиты местной ИФНС, указывается районный коэффициент.
Результат: При начислении зарплаты сотрудникам этого офиса программа автоматически учтет коэффициент, а при формировании 6-НДФЛ выделит их доходы и налог для сдачи в инспекцию Нижнего Новгорода.