«Нам нужен ведущий, который ещё и всё организует» - слышу я регулярно. Или наоборот: «Координатор у нас есть, он и поведёт». Это два самых больших заблуждения, которые ведут к катастрофе на мероприятии. Я как профессионал, работавший в обеих ролях, заявляю: это абсолютно разные вселенные ответственности. Путаница между ними - главная причина «огоньков» в день X. Давайте разберёмся, кто за что отвечает и почему вам, скорее всего, нужны оба.
«Ведущий же на площадке, он и должен всё контролировать»
Нет. Это как сказать пилоту самолёта: «Вы же в кабине, так заодно и стюардессой побудьте, и багаж разгрузите, и билеты проверьте». Роли на мероприятии делятся не по физическому присутствию, а по фокусу внимания и зоне ответственности.
Представьте съёмочную площадку блокбастера.
Ведущий - это лицо проекта, актёр и режиссёр работы с гостями. Он в кадре. Его энергия, харизма, речь и импровизация создают эмоции и впечатления.
Координатор (ивент-менеджер) - это продюсер и линейный продюсер. Он за кадром. Его логистика, тайминг, договорённости с подрядчиками и тотальный контроль создают беспроблемную реальность, в которой актёр может творить.
Делим зоны ответственности: кто, где и когда.
Чтобы не быть голословной, вот конкретный и наглядный расклад задач.
Чем дышит Координатор:
До мероприятия: Он строит фундамент. Утверждает бюджет, ищет и нанимает всех подрядчиков - от зала и поваров до декораторов и звукавиков. Он - автор того самого детального тайминга по минутам, который все соблюдают. Он контролирует договоры, предоплаты и решает все логистические головоломки: «Как доставить арку к озеру?».
Во время мероприятия: Он - главный по процессу. Встречает и расставляет всех поставщиков, невидимо для гостей следит за таймингом (именно он тихо скажет ведущему, если пора ускорять темп). Он тушит форс-мажоры: не привезли торт, сломался проектор, не хватает стульев. Он общается с администрацией зала и следит, чтобы всем артистам вовремя заплатили.
После мероприятия: Он завершает процессы. Сводит все финансовые счеты, организует вывоз декора и реквизита, собирает обратную связь по организации.
Чем живёт Ведущий:
До мероприятия: Он создаёт контент и эмоциональную карту. Разрабатывает творческий сценарий, подбирает музыку и игры, которые «выстрелят». Проводит глубокие встречи с клиентами, чтобы вплести их личную историю или цели компании в канву праздника. Продумывает свой образ, реплики и интонации.
Во время мероприятия: Он управляет вниманием и энергетикой. Он встречает гостей, создаёт атмосферу, ведёт программу, шутит, объявляет, вовлекает, импровизирует. Его фокус - только на людях в зале. Его цель - чтобы каждый гость почувствовал себя частью чего-то особенного.
После мероприятия: Он анализирует впечатления. Получает фидбэк по своей работе и реакции зала, чтобы стать ещё лучше. И главное - восстанавливает ресурс, потому что быть «энергетическим реактором» несколько часов подряд - тяжелейший труд.
Что происходит, когда эти роли смешиваются?
Координатор пытается вести: Получается сухо, шаблонно и без огонька. Он мыслит процессами, а не эмоциями. Гости скучают.
Ведущий пытается координировать: Он отвлекается на вопросы «где аниматоры?» или «почему не подают салат?», теряет связь с залом, его энергия падает, программа буксуюет. Праздник разваливается.
!!!Идеальный симбиоз: как они работают вместе в день Х.
Самый счастливый момент для меня как для ведущей - когда на площадке есть профессиональный координатор. Наша работа выглядит так:
1. Мы с координатором заранее сверяем финальный тайминг.
2. В день мероприятия мы обмениваемся парой фраз и установочным взглядом: «Я управляю залом. Ты управляешь всем остальным миром».
3. Если что-то идёт не по плану (задерживается торт), координатор тихо подходит и сообщает мне на ухо: «Саша, выездная регистрация затянулась на 15 минут, конкурс на 17:30 сокращаем вдвое». И я, не теряя темпа и не показывая виду гостям, творчески адаптирую программу.
4. Я могу быть на 100% погружена в гостей, зная, что все внешние процессы в надежных руках.
Вы нанимаете не «человека на площадке». Вы нанимаете функцию.
-Вам нужны бесшовные процессы, материальные вещи и соблюдение сроков - ваш герой Координатор.
-Вам нужны незабываемые эмоции, вовлечение и живая атмосфера - ваш герой Ведущий.
Для небольшого события (камерный день рождения) можно обойтись ведущим, который возьмет на себя минимум координации. Но для свадьбы, корпоратива или юбилея - это два обязательных и равноценных специалиста. Инвестируя в обоих, вы инвестируете в то, чтобы праздник был и гладким, и блестящим.