Заполнение 6-НДФЛ — обязательная задача для всех налоговых агентов, включая организации и ИП, выплачивающих зарплату или вознаграждения по ГПХ. Даже при автоматическом расчете в 1С:ЗУП отчет может содержать ошибки: не применяются детские вычеты, форма остается пустой или реквизиты налоговой инспекции указаны некорректно. В статье подробно объясняем, как выявлять и исправлять неточности, правильно проводить документы и использовать встроенные отчеты, чтобы 6-НДФЛ полностью соответствовала требованиям налоговой службы.
Организации и предприниматели, выплачивающие зарплату или вознаграждения по ГПХ и удерживающие НДФЛ, считаются налоговыми агентами в соответствии со ст. 226 НК РФ. Они обязаны отчитываться о перечисленном налоге через форму 6-НДФЛ.
Сдавать отчет обязаны все налоговые агенты, независимо от того, как часто они производили выплаты в течение года. Даже если доход был начислен лишь один раз, отчетность все равно требуется. К агентам относятся:
- адвокаты и нотариусы с частной практикой, если содержат работников;
- юрлица и ИП, начисляющие физлицам доходы, по которым рассчитывается НДФЛ;
- подразделения компаний, которые самостоятельно платят зарплату и удерживают налог.
6–НДФЛ не подают налоговые агенты, которых нет. К ним относятся:
- ИП, которые работают только на себя и никому не выплачивают доход;
- физлица без статуса ИП, а также платящие по ГПХ другим физлицам.
Форма, сроки и подача 6–НДФЛ
Для отчета используется привычная форма, в которой можно полностью отразить все удержания и перечисления НДФЛ.
Если вы работаете в 1С:ЗУП, данные по ставкам и формам уже актуальны, поэтому ошибки при расчетах и подготовке отчета исключены. Все функции доступны и в облачной версии 1С:ЗУП от Scloud, которую можно бесплатно протестировать 14 дней.
Отчет можно передать в двух форматах:
- в бумажном виде, если у работодателя до 10 сотрудников;
- в электронном виде, если более 10 сотрудников.
6-НДФЛ сдают каждый квартал, данные указывают нарастающим итогом.
Бухгалтерия зависит от частых изменений в нормах законодательства, поэтому приходится постоянно быть в курсе. При работе с выплатами и удержаниями 1С:ЗУП обеспечивает корректность расчетов, потому что в ней уже встроены все актуальные правила.
Типичные ошибки в 6–НДФЛ
Даже при автоматическом формировании отчета ошибки встречаются. В 1С:ЗУП программа работает по алгоритму, где иногда возникают неточности.
Очень важно придерживаться правильной последовательности выплат. Сначала оформляется и выплачивается аванс, затем начисляется и выдается зарплата за месяц с оформлением всех необходимых документов. Если же позднее, задним числом, добавить премию за тот же период, могут появиться ошибки. Например, детские вычеты не будут учтены корректно или будут применены дважды.
Ошибки с детскими вычетами. У работника двое несовершеннолетних детей, и на обоих должны применяться детские вычеты. Данные введены в личную карточку при приеме.
Сотруднику сделали первое начисление — аванс за январь 2025 года «Зарплата», затем «Создать», а после «Начисление за первую половину месяца». Программа не применила детские вычеты ни при этом авансе, ни при окончательном расчете зарплаты за месяц.
Ошибка возникла из-за пропуска одного шага в последовательности действий. Консультанты Scloud пояснили: чтобы детские вычеты применились, недостаточно только указать детей в личной карточке сотрудника — необходимо еще оформить и зарегистрировать его заявление на вычеты в 1С:ЗУП.
Для начала зайдите в «Налоги и взносы», после этого выберите «Заявления на вычеты» и оформите документ. Все документы необходимо проводить через одноименную кнопку.
Далее возвращаемся к начислению за первую половину месяца и заново открываем соответствующий документ. С помощью кнопки «Заполнить» программа автоматически подставит все необходимые данные. После этого детские вычеты корректно применятся. Если же документ на аванс уже был проведен, сначала следует отменить его проведение, а затем повторно заполнить, чтобы изменения были учтены правильно.
6–НДФЛ не заполняется автоматически. Еще одна типичная ситуация — форма не подтягивает данные при нажатии «Заполнить». Формирование отчета выполняется через раздел «Отчетность, справки». В меню «1С–Отчетность» отображаются отчеты, которые нужно создать и отправить.
Даже если реквизиты организации внесены правильно и все выплаты за квартал отражены, форма 6–НДФЛ может не заполниться. При этом в 2–НДФЛ у сотрудников полностью виден весь доход, но он не переносится в расчет.
При разборе ошибки специалисты Scloud сначала анализируют заполнение реквизитов организации. Особое значение имеют сведения о налоговой инспекции, поскольку программа использует эти коды при формировании отчета.
Даже при корректных реквизитах отчет может остаться пустым. Тогда консультанты Scloud обращают внимание на дату заполнения данных об инспекции: если их указали после завершения начислений за квартал, программа не учтет информацию автоматически. Для анализа используют отчет «Анализ НДФЛ по месяцам».
Когда в колонке слева вместо реквизитов налоговой инспекции отображаются точки, значит зарплата и удержанный подоходный налог не связаны с инспекцией. В результате эти суммы не попадают в отчет 6–НДФЛ.
Решение простое: для начала отмените проведение всех начислений и выплат, чтобы корректно внести изменения. Затем заново проведите документы в правильной последовательности. Начать следует с первого начисления и соответствующей выплаты, а после снова проверить отчет.
Как только начисления и выплаты корректно привязаны к налоговой инспекции, программа автоматически заполняет форму.
Подытожим
Форма 6–НДФЛ остается ключевым инструментом учета подоходного налога, и ее корректное заполнение в 1С:ЗУП требует внимательности и соблюдения правильной последовательности действий.
Даже при автоматическом расчете возможны ошибки, если не внесены реквизиты организации или не оформлены заявления на вычеты. Тщательная проверка данных, последовательное проведение документов и использование встроенных отчетов помогают избежать неточностей и гарантируют, что отчет будет полностью соответствовать требованиям налоговой службы.