Вопрос от пользователя: «Что важнее для учета: подразделение, указанное в банковском счете, или подразделение в самом платежном документе? Где данные попадают в проводки, а где только для отчетности?»
Суть проблемы
В системе одновременно существуют подразделение в настройках банковского счета и подразделение в платежных документах. Важно понимать, какую роль каждое из них играет в бухгалтерском и управленческом учете, чтобы правильно настраивать аналитику и интерпретировать отчеты.
Что может 1С ERP?
Система четко разграничивает сферы влияния:
- Подразделение банковского счета (распорядитель) — определяет бухгалтерскую аналитику по счетам учета денежных средств (например, 51, 52). Именно оно попадает в проводки (в кредит счета 51 при списании). Это отвечает на вопрос «Чьи деньги ушли?» с точки зрения места хранения.
- Подразделение в платежном документе (инициатор/получатель) — используется для управленческого учета, контроля лимитов (БДДС) и аналитики движения денег. Оно не формирует бухгалтерские проводки, но записывается в специальные регистры накоплений для отчетности. Это отвечает на вопросы «Кто инициировал расход?» или «Для чьей деятельности поступили деньги?».
Решение и рекомендации
- Настройте банковские счета. Для каждого счета на закладке «Учетная информация» укажите подразделение-распорядитель (обычно это финансовая служба или бухгалтерия). Это обеспечит правильную аналитику в балансе.
- Контролируйте заполнение в документах. Следите, чтобы в заявках и платежах подразделение-инициатор указывалось верно — от этого зависит корректность бюджетного контроля.
- Используйте разные отчеты. Для анализа остатков денег по местам хранения используйте отчеты по бухгалтерским счетам (оборотно-сальдовая ведомость по счету 51 с аналитикой по подразделениям). Для анализа затрат по отделам используйте отчеты по БДДС.
- Согласуйте с учетной политикой. Закрепите в учетной политике правила определения подразделения-инициатора для типовых операций (закупки, продажи, административные расходы).
Итог простыми словами
Представьте кассу в магазине. Касса привязана к конкретной точке продаж (подразделение-распорядитель). Все деньги в ней учитываются как деньги этой точки. Но когда кассир выдает деньги под отчет курьеру из службы доставки, в расходном ордере указывается подразделение «Служба доставки» (инициатор). Для главной книги важно, что деньги ушли из кассы точки №1. Для управленческого учета важно, что их потратила служба доставки.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: У компании есть централизованная казначейская служба («Казначейство»), которая отвечает за все счета. В карточке каждого счета в поле «Подразделение» указано «Казначейство». При этом отдел закупок («Закупки») оплачивает станок. В платежном поручении подразделение — «Закупки».
В бухгалтерском учете: Проводка: Дт 60 Кт 51 (подразделение по Кт 51 = «Казначейство»).
В управленческом учете: В отчете по БДДС по подразделению «Закупки» отражается этот платеж.