Никогда не поздно научиться жить без бумаги!
Пока не все контрагенты готовы перейти на электронный документооборот. Кто-то шлёт сканы актами, кто-то — фото на телефон. Внутри самой компании тоже могут остаться бумажные документы. Но это не приговор! Существуют технологии, позволяющие наладить работу и в таких условиях.
Сервис «1С:РПД» — для бумажных документов
Если вам пришли сканы или фотографии документов, не нужно их повторно вводить вручную. Сервис «1С:Распознавание первичных документов» (РПД) способна превратить любую картинку в нормальный электронный документ.
- Поддерживает пакеты документов: загружайте сразу пачку картинок.
- Есть мобильная версия: сделанный снимок отправляется прямо в базу данных.
- Само распознаёт содержание файла и создаёт правильную запись в «1С».
Удобно для бухгалтеров, которые вынуждены обрабатывать большие объёмы бумажных документов.
Онлайн-подписание документов через браузер
Иногда начальники не сидят в «1С», а хотят согласовать документы со смартфона. Сервис «ДОКИ» помогает согласовывать документы прямо через браузер, без доступа к самой программе.
- Настраиваемые маршруты согласования: директор видит последовательность действий.
- Удобно, если вы хотите вовлечь руководителя в процесс без долгих разговоров.
Таким образом, вы совмещаете цифровой документооборот с обычным бумажным, добиваясь максимальной эффективности.
Штамп электронной подписи на PDF
Допустим, пришел договор, подписанный кем-то, но непонятно, чья подпись и насколько она официальна. Функция «штампа электронной подписи» добавляет специальную отметку на документе. Любой получивший файл сразу видит, что документ подписывался с использованием сертифицированного инструмента.
- Помогает удостоверяться в подлинности документов.
- Работает даже для сторонних контрагентов.
Очень удобно, если сомневаетесь в правильности полученных документов.
Машиночитаемые доверенности (МЧД)
Проблема: начальник уехал, а контракт нужно срочно подписать. Выдать обычную доверенность на работника — хлопотно и небезопасно. Ответ — машинночитаемая доверенность. Это специальный электронный документ, подтверждающий полномочия конкретного сотрудника на заключение сделок.
- Позволяет назначать представителя без длительного согласования.
- Безопасно: фиксируется точное основание выдачи доверенности.
Эта технология надёжно защищает от злоупотреблений и нарушений полномочий.
Если ваши контрагенты пока не освоили ЭДО, не волнуйтесь. Используя современные инструменты типа «1С:РПД», штампов подписи и машинночитаемых доверенностей, вы сможете заметно упростить работу с документами. Это поможет вам качественно и быстро обрабатывать любые виды документов, вне зависимости от того, насколько современны ваши партнеры.
Мы можем рассказать вам больше!