ООО «Транзит-Ойл» является одним из крупнейших оптово-розничных поставщиков автотоваров, оперирующим в Республике Татарстан, Чувашии и Самарской области. Обслуживая более 3600 активных клиентов и являясь официальным дилером 17 известных брендов, компания имеет разветвленную сеть с филиалами, что обуславливало высокий и сложный документооборот. За полгода через бухгалтерию проходило более 35 000 документов.
Основные сложности до автоматизации
Учет такого объема документов велся преимущественно вручную, что приводило к серьезным операционным задержкам и рискам:
- Длительный поиск и обработка: Бумажный архив за 5 лет занимал небольшой склад. На поиск, обработку и сканирование документов по запросам контрагентов или налоговой могло уходить от 3 до 4 дней.
- Отсутствие надежного контроля: Контроль наличия документов, включая путевые листы, осуществлялся операторами вручную. Оригиналы часто выдавались на руки, что требовало постоянного контроля их возврата и создавало угрозу потери.
- Торможение рабочих процессов: Затраты времени операторов и бухгалтерии на рутинные операции по учету и поиску документов серьезно замедляли общий цикл работы компании.
Для оптимизации и ускорения рабочих процессов компания приняла решение внедрить специализированную программу для контроля и учета документов в электронном архиве, интегрированную непосредственно в основную базу «1С:Предприятие».
Ключевые изменения в работе:
- Потоковая загрузка и распознавание: Все входящие и исходящие документы (поступления, возвраты, путевые листы) теперь подгружаются в базу практически сразу после их формирования или проверки.
- Автоматический контроль наличия: Отметки о наличии скан-копий документов проставляются автоматически, устраняя ручной контроль.
- Единый доступ: Скан-копии всех документов хранятся централизованно в базе «1С», обеспечивая мгновенный доступ.
Результаты и эффект
С момента внедрения решения в июле 2018 года «Транзит-Ойл» добилась значительных операционных улучшений:
- Сокращение времени обработки: Время, необходимое оператору для работы с документами, сократилось почти в три раза.
- Автоматизация аудита: Подготовка к налоговым проверкам стала максимально автоматизированной, что существенно снизило стресс и трудозатраты.
- Прозрачность документооборота: Был установлен полный контроль над движением и возвратом оригиналов.
- Быстрое обслуживание клиентов: Благодаря мгновенному доступу к электронным копиям, запросы контрагентов по документации теперь удовлетворяются немедленно, без необходимости тратить время на поиск в бумажном архиве.
Оператор отдела логистики, Екатерина Крылова, высоко оценила простой интерфейс программы, отметив, что получение доступа к информации занимает секунды, в отличие от прежнего, длительного процесса поиска папок и документов.