Почему команды ведут бэклог, из каких элементов состоит такой документ и как начать работу с ним, избежав распространенных ошибок.
Что такое бэклог и каким он бывает
Бэклог (от англ. backlog — «невыполненная работа») — это список всех задач, идей, функций и требований, которые нужно реализовать в порядке приоритетности. Он бывает двух видов: бэклог проекта для стратегических задач и бэклог спринта для конкретных заданий в краткосрочный период.
Первый охватывает весь жизненный цикл проекта: включает функциональные требования, краткосрочные и долгосрочные задачи, устранение ошибок. Второй отличается более предметными задачами с их детальным описанием, которые можно выполнить за 1-2 дня.
Этот инструмент — часть методологии Agile, гибкого подхода к управлению, который характеризуется быстрой адаптацией к новым условиям и требованиям рынка. Поскольку в бэклоге фиксируется все, что потенциально добавит ценности продукту, его используют в IT, маркетинге, логистике, производстве и HR.
Зачем команде вести бэклог
Бэклог помогает управлять проектом осознанно. Его основные функции полезны как для руководителей, так и линейного персонала:
- Систематизация — понятная структура упрощает работу команды. Пожелания, идеи и требования не теряются среди почты и чатов, а каждый сотрудник знает свою зону ответственности;
- Прозрачность — поскольку роли распределены и сроки назначены, руководству легче отследить прогресс, а отдельным работникам — обратиться к нужным специалистам;
- Гибкость — задачи можно ранжировать по степени важности, поэтому сотрудники эффективно распределяют ресурсы, не затрачивая время на потерявшие актуальность цели.
К примеру, компания-разработчик мобильных приложений занимается функциями для улучшения пользовательского опыта. В списке уже есть темная тема, изменение размера кнопок и чат-бот. После тестирования бета-версии оказалось, что больше всего юзерам не хватает голосового ввода, поэтому команда начала работу над этой задачей, а остальные внесла в бэклог — они тоже важны, но стоят не на первом месте по приоритетности.
Из чего обычно состоит бэклог
Как вы уже поняли, бэклог — не простой список задач. В этом динамичном документе могут быть отражены самые разные элементы под индивидуальные нужды команд. Чаще всего в бэклоге встречаются:
- Эпик — крупная цель или направление работы, которое разбивается на более мелкие составляющие. Для разработчика мобильных приложений это — оптимизация пользовательского интерфейса;
- Юзер-стори — задача, описанная с точки зрения потребности пользователя. Например, «как пользователю мне важна удобная навигация в меню и возможность переключиться на темный режим в ночное время суток»;
- Технические задачи — конкретные действия, направленные на результат: создать выпадающее меню на главной странице и адаптировать текст к читаемости при переходе на темную тему;
- Сроки — вместе с назначением ответственного и исполнителей служат для координации работы. Когда сотрудники знают, на каком этапе задача и в какой срок ее завершить, процесс не будет затягиваться;
- Баги — исправление ошибок, которые нашли при тестировании или после запуска. На этом этапе оценивают важность устранения ошибки и задают срок на ее исправление.
Как начать эффективную работу с бэклогом
Поскольку бэклог требует постоянного пересмотра, в работе с ним важны последовательность и своевременность.
- Соберите информацию — выслушайте требования партнеров, проведите опрос удовлетворенности клиентов, сравните похожие кейсы конкурентов и соберите идеи сотрудников;
- Создайте структуру — сформулируйте главные цели, разбейте их на небольшие выполнимые задачи с учетом юзер-стори. Не забудьте сделать ее понятной и доступной для всех;
- Приоритизируйте задачи — составьте очередность выполнения задач, поставив важные и срочные на первое место. Укажите сроки и ответственных на каждом этапе;
- Пересматривайте бэклог — неактуальные задачи можно удалить, приоритеты пересмотреть, а сроки — увеличить или сократить. Оптимальное время для груминга бэклога — раз в пару недель.
Представим маркетинговое агентство, которое запускает наружное продвижение. Команда нашла лицо рекламы, согласовала текст и выбрала точку размещения, но оказалось, что рекламный щит перекрывают строительные леса. Пока сотрудники ищут другое подходящее место, процесс подготовки макета может опуститься вниз по списку как менее актуальный.
Распространенные ошибки при ведении бэклога и как их избежать
- Отсутствие приоритетов — если команда хватается за все подряд, будет сложно закрыть задачи в срок. Маркируйте их словами «срочно», «не срочно», «можно отложить», а также используйте матрицу Эйзенхауэра для удобства ранжирования;
- Отсутствие ревизии — обилие мелких задач превращает бэклог в бюрократию, а устаревшие цели могут сбить команду с пути. Регулярно пересматривайте список и удаляйте ненужное.
Ваш бэклог эффективен, если содержит понятные и выполнимые таски, не имеет устаревших пунктов и приводит к ускорению прогресса. Когда бэклог превращается в склад неактуальных идей и путает команду — следует пересмотреть стратегию на этапе эпика.
А еще вы можете подключить метрики для удобства. Например, BMI (Backlog Management Index) измеряет соотношение выполненных и добавленных задач: высокий BMI означает, что команда справляется с нагрузкой, низкий — говорит о потенциальной перегрузке.
Больше о бизнесе можно узнать в нашем телеграм-канале «Совкомбанк для бизнеса» или группе во ВКонтакте — подписывайтесь и оставайтесь в курсе главных бизнес-трендов.
