Ищете способ навести порядок в зарплате и кадрах? Мы подготовили руководство для главбуха. В статье вы найдете алгоритм действий: от оценки текущих процессов до выбора инструментов для автоматизации, который поможет высвободить время для карьерного роста.
Если вы главный бухгалтер, то прекрасно знаете этот нескончаемый вихрь отчетов, сверок, больничных, НДФЛ и страховых взносов. Звонки из кадров, уточнения по табелю, срочные расчеты отпускных — и в это же время вам нужно готовить финансовую стратегию, прогнозировать налоговую нагрузку, участвовать в совещаниях.
Знакомо? Тогда давайте честно: пора подумать, что из этого действительно нужно делать лично вам, а что можно спокойно доверить профессионалам.
Зарплатный участок — почему он забирает все силы
Расчет зарплаты — один из самых трудозатратных и нервных процессов в бухгалтерии.
Каждый месяц начинается с табелей, заканчивается отчетами по взносам, НДФЛ, корректировками, пересчетами отпускных и больничных. Стоит только в один день пропустить обновление формы от ФНС — и вот уже штраф, объяснительная и бессонная ночь.
При этом требования к оформлению кадровых документов растут. Новый электронный кадровый документооборот, изменения трудового законодательства, проверочные поручения — все это ложится на плечи вашего участка.
А теперь добавьте к этому нехватку кадров на рынке. Найти хорошего расчетчика или кадровика сейчас непросто, а удержать — еще сложнее. У кого есть время обучать, проверять, вводить в курс дела, если дедлайн по зарплате уже завтра?
Что обычно делает главный бухгалтер
Когда участок зарплаты и кадров начинает «проседать», главбух идёт по одному из трёх путей:
- Найти нового специалиста.
Логично, но не просто. Кадровые агентства сегодня просят ощутимую комиссию, а зарплаты опытных бухгалтеров по зарплате выросли. В итоге вы получаете нового человека, которого нужно адаптировать, обучить, контролировать. Плюс отпуск, больничные, свой человеческий фактор — всё это снова на вас. - Перераспределить задачи внутри отдела.
Часто решают: «Пусть Ольга из общего участка попробует вести зарплату», — но вместо решения получается эффект снежного кома. Ольга утопает в бумагах, вы теряете контроль, накапливаются ошибки, авралы становятся нормой. Никто не доволен, а нагрузка не уменьшается. - Передать зарплату и кадры на аутсорсинг.
Это решение всё чаще выбирают главбухи, которые воспринимают себя не «операционистами», а финансовыми стратегами. Люди, которые умеют считать не только деньги, но и свое время.
Что дает передача на аутсорсинг участка «Зарплаты и кадры»
Во-первых, освобождает вас. Серьёзно. Вам больше не нужно ночами проверять расчеты отпускных и проверять какие отчеты нужно сдавать по новым формам.
Главбух Ассистент берет этот участок полностью под контроль:
- расчет зарплаты, премий, больничных, отпускных;
- начисление налогов и страховых взносов;
- подготовку и сдачу отчетности в ФНС, Росстат СФР;
- ведение кадрового учета;
- консультирование по трудовым вопросам и изменениям законодательства.
Все расчеты выполняют аттестованные специалисты, которые каждый день работают с форматами отчетности, знают, что и когда обновилось, и держат руку на пульсе реформ.
Почему аутсорсинг выгоднее, чем штатный специалист
Сравним реальные затраты и риски.
Даже если считать «в лоб», аутсорсинг обычно обходится дешевле, чем один сильный расчетчик в штате. А если добавить внутренние затраты времени на контроль, отчетность и проверку, экономия становится очевидной.
Главное — вы перестаете застревать в рутине
Сколько раз вы говорили себе: «Вот закончу с зарплатой, займусь оптимизацией расходов»?
А потом приходил новый отчет, очередной отпуск, перерасчет, и снова до оптимизации руки не доходили.
Когда рутину забираем мы, у вас появляется время на реально важные задачи:
- анализ налоговой нагрузки;
- участие в финансовых стратегиях компании;
- внедрение электронного документооборота;
- подготовку к грядущим реформам.
Пока мы считаем отпускные, вы можете спокойно пить чай, обновлять учетную политику, работать с цифрами, от которых зависит будущее компании.
Другие варианты: ERP, автоматизация, распределение нагрузки — и их минусы
Некоторые компании пробуют решить проблему иначе: установить новую ERP-систему, внедрить облачный расчет зарплаты или перераспределить обязанности. Но здесь есть нюансы.
- ERP-системы стоят дорого и требуют длительной настройки. Да, они автоматизируют часть процессов, но кто будет их вести? Кто настроит форматы отчетов и проверит? Всё равно нужен человек, который знает нюансы.
- Облачные сервисы расчета зарплаты хороши для микробизнеса, где 3–5 человек. Но для полноценного предприятия с начислениями, удержаниями, премиями и командировками такие решения ограничены.
- Распределение нагрузки между бухгалтерами временно помогает, но в итоге снижает качество работы по другим участкам. Ошибки в учете неизбежны.
Все дороги приводят к одной истине: нужно не просто автоматизировать, нужно делегировать ответственность профессионалам.
Аутсорсинг от Главбух Ассистент — это не просто «услуга», это партнерство
Мы, в Главбух Ассистент, понимаем, что бухгалтерия — это не цифры, а система ответственности. Поэтому работаем так, чтобы вы всегда знали, что всё под контролем:
- индивидуальный менеджер по проекту;
- конфиденциальность данных и защищенные каналы передачи;
- контроль сроков и результатов по чек-листам;
- гарантия качества и ответственности по договору.
Вы не теряете контроль — вы получаете прозрачность и предсказуемость. Мы всегда на связи, вовремя информируем о изменениях законодательства и даем рекомендации по оптимизации.
Когда лучший момент перейти на аутсорсинг
Правильный ответ — до аврала. Переход на аутсорсинг зарплатного участка занимает считанные недели. Мы анализируем текущие процессы, передаем данные, назначаем ответственных, и уже со следующего месяца вы видите реальный результат: никаких ночных переработок, никаких ошибок из-за усталости, никаких сложных адаптаций новых сотрудников.
Ваш опыт, аналитика и стратегическое мышление нужны компании сейчас, как никогда.
Реформа на носу, изменения в отчетности идут одно за другим — и вместо того, чтобы тратить время на табели и премии, занимайтесь тем, что действительно важно. Рутинные расчеты оставьте аутсорсингу бухгалтерии Главбух Ассистент. Мы берем ответственность за точность, сроки и спокойствие. А вы — за развитие, стратегию и успех.
