Когда только начинаешь работать онлайн, кажется, что вокруг — хаос из ссылок, чатов, папок и задач. Всё где-то, но ничего не найти.
А потом в какой-то момент понимаешь: дело не в количестве задач, а в инструментах, которыми ты пользуешься.
Онлайн-ассистент — это человек, который организует жизнь других. Но чтобы делать это легко, сначала нужно организовать свою.
И для этого не нужны платные подписки и сложные системы.
Достаточно пары надёжных, бесплатных сервисов, которые делают работу проще, а голову — спокойнее.
Каждый ассистент со временем собирает свой набор “палочек-выручалочек”.
Я покажу те, что проверены временем и не требуют бубна, чтобы просто делать работу.
1. Telegram — центр управления полётами
Telegram — это не просто мессенджер.
Для ассистента это рабочий стол, чат-центр, платформа для клиентов и даже мини-CRM.
Где используют:
- проектные чаты и каналы
- чат поддержки учеников
- рассылки
- быстрый обмен файлами
- голосовые инструкции от клиента
- мини-боты для выдачи уроков
💡 Как применять сразу:
Создай в Telegram отдельную рабочую папку: клиенты / проекты / полезное.
Это элементарно, но экономит минуты каждый день — а ассистент всегда чувствует время.
2. Canva — когда клиенту нужен визуал «на вчера»
Большинство проектов в онлайне нуждаются в визуале.
Презентации, обложки, карточки уроков, чек-листы, лендинги, сторис — всё это может упасть на ассистента.
Canva — идеальный вариант «есть шаблон → подстроила → готово».
Где использовать:
- оформление уроков
- обложки к статьям
- PDF-гайды
- карточки для соцсетей
- презентации к вебинарам
💡 Польза, которую можно получить сразу:
Сделай папку «Мои шаблоны» и сохрани 3–4 варианта: презентация, чек-лист, карточка.
Когда появится клиент — у тебя уже будет база, а значит, скорость.
3. Google Таблицы — порядок и контроль на одном листе
Таблицы — это один из важнейших инструментов онлайн-работы.
С их помощью ассистент держит под контролем весь проект: от контент-плана до статистики по урокам.
Где используют:
- контент-план
- учёт задач и статусов
- учёт оплаты, отчёты
- списки участников
- базы по урокам и материалам
💡 Применение сейчас:
Создай простую таблицу:
Проект — Задача — Дедлайн — Ответственный — Статус.
Это твой будущий «скелет» для работы с любым клиентом.
Когда начинаешь осваивать эти инструменты, многое кажется новым: кнопки, таблицы, платформы.
Но со временем всё выстраивается в систему, и ты начинаешь понимать, как устроена работа онлайн-ассистента изнутри — где искать информацию, как вести проекты, что значит “держать процесс в руках”.
Кстати, если тебе интересно посмотреть, как всё это выглядит на практике — можешь попробовать наш бесплатный тест-драйв профессии онлайн-ассистента.
Там ты увидишь, какие задачи выполняют ассистенты. Это возможность заглянуть в профессию, чтобы понять, насколько она тебе подходит.
4. Zoom — встречи, планёрки, обучение
Zoom никто не отменял.
Он всё ещё остаётся удобным инструментом для созвонов:
клиент может объяснить задачу голосом, показать экран, обсудить запуск, дать фидбэк.
Особенно важен Zoom в работе с онлайн-школами: созвоны с кураторами, методистами, экспертами — стандартная практика.
5. Todoist — когда задач много, а голова одна
Todoist — это спокойная, минималистичная система задач.
Не перегруженная, не «корпоративная», а именно удобная для повседневной работы ассистента.
Где используют:
- список задач на день
- напоминания о важных мелочах (которые чаще всего и подводят)
- разбивка задач по клиентам
- повторяющиеся задачи: отчёты, выгрузки, проверка чатов
Почему это удобно:
интерфейс очень чистый, ничего лишнего — голова не устает.
💡 Что можно сделать прямо сейчас:
Создай папку «Клиенты», внутри — проекты под каждого.
Добавь метки: срочно, на созвоне, в процессе, ожидаю ответ.
И задачи сразу становятся понятными, без прокрутки и поиска.
6. Яндекс Формы — быстрые анкеты без заморочек
Российский аналог Google Forms.
Где используют:
- анкеты для учеников и клиентов
- сбор вопросов перед вебинаром
- обратная связь после уроков
- формы регистрации на мероприятия
7. Loom — объяснить проще, чем писать по пунктам
Loom — сервис для записи экрана с голосом.
И это спасение для ассистента.
Где используют:
- объяснить клиенту, что ты сделала
- показать ошибку или баг в платформе
- записать инструкцию для учеников
- показать, как пройти путь от точки А до точки Б
Почему это важно:
голос + экран → в 10 раз меньше недопонимания.
💡 Прямое применение:
Запиши короткую инструкцию 1–2 минуты о том, как найти нужную вкладку, папку, таблицу.
Это профессиональный подход, и клиенты это обожают.
8. Remove.bg — быстро убрать фон и не звать дизайнера
Remove.bg — сервис, который за секунду убирает фон с фото.
Без Photoshop, без навыков, без мучений.
Где используют:
- чистые аватары для командных презентаций
- изображения для карточек в соцсетях
- аккуратные визуалы для обложек
- материалы для марафонов и онлайн-курсов
Почему это важно онлайн-ассистенту:
иногда клиент просит «подправить картинку» — и ты можешь это сделать без дизайнера и лишних ожиданий.
9. CapCut — быстрый и понятный монтаж видео
CapCut — один из самых дружелюбных видеоредакторов, доступный в России без ограничений.
Онлайн-ассистенты используют его чаще, чем кажется.
Где применять:
- нарезка вебинаров на короткие фрагменты
- монтаж Reels/Shorts для соцсетей
- оформление обучающих видео
- добавление титров, музыки, субтитров
Почему это важно:
видео — главный контент-формат, и умение быстро “подчистить” ролик делает ассистента сильно ценнее для клиента.
10. Smallpdf — когда нужно быстро привести документы в порядок
Smallpdf — простейший онлайн-сервис для работы с PDF:
объединение, сжатие, конвертация файлов.
Где используют:
- приведение документов к единому формату
- уменьшение веса PDF для загрузки на платформу
- сбор нескольких файлов в один документ
- подготовка материалов для уроков
11. TickTick — когда хочется больше гибкости, чем в Todoist
TickTick похож на Todoist, но богаче по возможностям в бесплатной версии.
Где используют:
- ежедневные списки задач
- трекинг привычек (например: «отчитаться клиенту», «проверить чат»)
- таймер Pomodoro прямо внутри приложения
- работа в нескольких рабочих областях
Почему это актуально:
когда проектов становится 2–3, ассистенту важно иметь не только «список задач», но и ритм работы.
TickTick помогает держать его мягко, без давления.
💡 Что попробовать:
Добавить 3 ежедневные привычки, связанные с работой:
— проверить почту утром
— обновить статусы задач
— пройтись по чатам
Это дисциплина без жёсткости.
12. DeepSeek — бесплатный ИИ, который помогает ускорять рутину
DeepSeek стал одним из самых популярных бесплатных инструментов в России — доступен, быстрый и понимает контекст.
Где используют:
- формулировка идей для постов
- структурирование большого текста клиента
- резюмирование переписок
- черновики инструкций
Почему важно:
ИИ экономит время, но только если ассистент умеет корректно задавать запрос.
DeepSeek — оптимальный вариант для старта.
13. Qwen — нейросеть, которая хорошо работает с логикой и структурой
Где используют:
- чек-листы
- инструкции
- карточки уроков
- разбор процессов
Почему это полезно:
ассистент может быстро подготовить черновой вариант документа, а дальше уже доработать вручную.
14. GigaChat — российская нейросеть для работы с текстами
Она удобна для задач, связанных с русским языком и “человечной” подачей.
Где используют:
- адаптация текста под целевую аудиторию
- корректировка стиля
- помощь с формулировками
- мини-редактура
Почему подходит ассистентам:
клиенты часто присылают сырые тексты — письма, инструкции, посты.
GigaChat помогает привести их в порядок быстрее.
15. Shedevrum — быстрые визуалы и простые иллюстрации
Это инструмент ИИ для создания графики, визуалов, изображений.
Подходит, если нужно что-то аккуратное и простое, а Canva уже не даёт нужного результата.
Где используют:
- обложки
- иллюстрации для блогов
- визуальные карточки
- мини-декор для презентаций
Почему важно:
ассистент сегодня — это не «только задачи».
Это человек, который умеет поддержать визуальную часть проекта без дизайнеров и задержек.
У онлайн-ассистента много задач, но это не значит, что нужно осваивать все инструменты разом.
Главное — понимать, что тебе помогает работать легче, а не усложняет.
Telegram даёт порядок в коммуникациях.
Canva — визуал без дизайнера.
Google Таблицы — контроль процессов.
Todoist и TickTick — управление задачами.
Loom — объяснения без 10 минут текста.
Remove.bg — быстрый визуал.
CapCut — монтаж.
Smallpdf — чистые документы.
ИИ — ускорение рутинных этапов.
А дальше каждый выбирает свой набор — тот, который делает работу не хаотичной, а устойчивой.