Финансовые документы – это не просто бумажки. Это ключевые доказательства ваших операций, сделки, расчеты с контрагентами и налоговые вычеты. От того, как организован контроль за этими документами, зависит не только точность отчетности, но и финансовая безопасность компании. Несвоевременное возвращение документов или ошибки при их учете могут привести к серьезным потерям и штрафам.
Почему контроль за документами так важен?
Каждая ошибка в документообороте может обернуться значительными финансовыми потерями и даже юридическими последствиями. Например, если документы не возвращаются вовремя, это может привести к отсутствию подтверждений сделок и затруднениям при подготовке отчетности.
Трудности, с которыми сталкиваются компании
- Человеческий фактор: ошибки при вводе данных, потеря документов, дублирование информации – все это приводит к финансовым потерям и искажению отчетности.
- Поиск и доступ к документам: когда документация увеличивается, становится трудно быстро найти нужную информацию. Это ведет к потере времени и снижению продуктивности.
- Контроль возврата документов: высокая текучесть кадров или отсутствие четких регламентов могут стать причиной того, что документы просто теряются в процессе работы.
Как автоматизация решает эти проблемы
Автоматизация документооборота помогает не только устранить ошибки, но и значительно ускорить процессы:
- Упрощение поиска документов: с помощью систем, таких как «Скан-Архив», можно мгновенно найти нужные документы, просто отсканировав штрихкод.
- Контроль возврата документов в реальном времени: система автоматически отслеживает, кто и когда забрал документ, напоминая о его возврате.
- Точная отчетность: все данные вводятся и контролируются автоматически, исключая риск человеческих ошибок.
Компании, внедрившие такие решения, уже получают значительные преимущества: повышение эффективности, снижение рисков и возможность своевременной подготовки отчетности.
Как это помогает вашему бизнесу?
- Точная отчетность и надежность: с «Скан-Архивом» вы можете быть уверены, что все документы на месте и вернулись вовремя. Программа помогает избежать ошибок, связанных с потерей или несоответствием документов.
- Сэкономленное время: автоматизация поиска и ввода данных освобождает сотрудников от рутинных задач, повышая общую продуктивность.
- Прозрачность процессов: каждая операция с документами отслеживается в реальном времени, что дает полный контроль над их движением.
«Скан-Архив» уже используется в 29 отраслях
Более 300 компаний в различных отраслях уже оценили преимущества автоматизации документооборота.
Решение уже помогло компаниям в области:
- Производство (23%).
- Машиностроение и приборостроение (15%).
- Строительство (10%).
- Промышленность (9%).
- ТЭК и добывающая промышленность (8%).
- Агропромышленный комплекс (7%).
- Автотранспорт и логистика (7%).
- Розничная и оптовая торговля (6%).
- Сервисные компании и услуги (5%).
- Фармацевтическая отрасль (6%).
Компании из этих отраслей уже используют «Скан-Архив» для улучшения своих процессов документооборота. Вы можете узнать, как этот инструмент работает в вашей отрасли и как он поможет вам ускорить процессы и снизить риски.
Вы можете скачать расчет окупаемости и узнать, насколько быстро вы получите отдачу от внедрения «Скан-Архива».