Программный продукт 1С:Документооборот холдинга разработан для разветвленных организаций. Его задача – сделать проще работу компании с дочерним бизнесом, филиалами, местными отделениями, требующими централизованного управления документацией и сохранения автономного функционирования каждого узла.
В чем специфика
В основе программного обеспечения система «1С:Документооборот КОРП» версия 3.0., однако с существенными различиями в архитектуре. Архитектурное решение подразумевает наличие главного узла, где собираются все сведения.
Кроме того, ему подчиняются периферийные базы, владеющие ограниченным объемом информации. По умолчанию пользователи обрабатывают данные, касающиеся их узла. Данный подход предохраняет локальные базы от лишних сведений.
Ключевое отличие от классического КОРП-варианта – упорядоченный информационный обмен. Инструмент разрешает специалистам различных юрлиц включаться в единый процесс. Допустим, соглашение между двумя ГК согласуют сотрудники обеих сторон, но каждый участник видит лишь актуальные материалы.
Обмен не ограничивается документами. Возможна передача номенклатуры, справочников контрагентов, сведений о бронировании конференц-залов, информации о событиях. Таким образом, формируется интегрированная информационная среда объединения без повторов в каждом подразделении.
Какие функциональные возможности продукта
Работа с документацией
При интеграции документов в единый справочник выполняется автоматическое разделение на исходящие, входящие либо внутренние потоки.
Тематика отвечает за группировку по направлениям деятельности, проектам либо другим параметрам с простым входом в одном месте.
Координация прав доступа осуществляется по цепочке связанной документации. Когда работнику доступен дополнительный договор, он просмотрит автоматически основное соглашение. Не потребуется ручная раздача разрешений на связанные файлы – программа сделает все сама.
Документация получает уровень значимости: низкий, нормальный либо высокий. Градация проявляется на приоритезации задач, а также визуальном отражении в списках.
Из-за многочисленных подписаний у одного документа появляется несколько подписей организаций ГК, при этом при каждой процедуре выбирается конкретное юрлицо.
Согласование операций
Документацию стало комфортнее обрабатывать. Возможна отладка процессов по условиям в автоматическом режиме, дублирование между типами документов, включение в маршрут персонала из различных узлов.
История событий располагается в едином интерфейсе – поиск данных повсюду отменяется.
Если используется режим замечаний, изменяется логика согласования. Работа согласующих проводится не последовательно, а параллельно. В программном продукте сохраняются замечания, переносимые в авторежиме комментариями в файл Word, отмечаются в протоколе разногласий, печатаются либо согласуются.
Проверка версий указывает, какой конкретно вариант согласован – после одобрения невозможно подменить документацию.
Подготовленная резолюция – помощь руководству при оперативном принятии решений. До отправления документа автор либо регистратор предоставляет разработанные поручения для изучения. Руководитель вносит коррективы или утверждает предложения.
Совместная деятельность
Работа пользователя возможна в системе от лица нескольких специалистов – по одному независимо от должности в различных отделениях. Мера – выход из положения при совместительстве и матричном виде взаимодействия.
Замещающие решают за сотрудника, который отсутствует, а помощники проводят технические манипуляции – оформляют исходящую корреспонденцию.
Регламенты коммуникации сокращают выбор работников по должности и подчиненности. Подчиненный не вправе отправить задачу прямиком управляющему директору, игнорируя непосредственного начальника – когда правило сконфигурировано для организации.
Консультант-бот собирает сведения не только по готовым алгоритмам. Виртуальный ассистент обращается напрямую к информационной базе, дает
ответы о статусе документации, контактах персонала, временных рамках задач. При установке мобильного приложения координируют со смартфона работу с задачами и документами.
Файлы и нумерация
Файловые имена создаются по шаблонам в момент загрузки со сканнера либо формируются из макета документа. Их группировка осуществляется по ролям сканы, приложения, базовый документ.
Предварительный просмотр возможен непосредственно в карточке и перечне задач – файловая загрузка не потребуется, чтобы ознакомиться с наполнением.
При автоматическом заполнении файлов применяют:
- падежи реквизитов;
- контроль скриптов;
- схемы вставки данных.
Когда меняются реквизиты карточки, доступна авторегулировка перезаполнения.
Для пользователей открыта возможность временного резервирования номеров для черновиков и их замена в процессе регистрации на постоянные. Если документ удален, возможно повторное использование нумерации. Процедура существенно облегчает внутреннюю систему документооборота.
Управляемый обмен. Регулировки
Формирование главного узла
Запуская программное обеспечение, выбирают вид узла. Для основной базы подходит «Центральный узел». В системных настройках активируется подраздел «Обмен данными» с указанием префикса информационной базы и включением временной отметки.
Координированный обмен сведениями отлаживается через отдельный раздел, где формируется узел для основной базы вместе с префиксом и уникальным кодом. Затем присоединяются периферийные узлы – для дочернего предприятия, отделения.
Для подчиненного узла обозначают префикс, код, название и указывают направление к каталогу обмена. Нередко бывает, что это FTP-каталог либо сетевой ресурс.
Задание по регламенту «Отметки времени. Обработка» обязано функционировать точно по графику – контролируется на вкладке «Регламентные и фоновые задания».
Настроив основополагающий узел, приступают к созданию расширенного файла Node c параметрами. Его передача в подразделения нужна, чтобы подключиться к главной базе.
Отладка подчиненных узлов
При активации системы в дочерней фирме определяются с выбором, кликнув «Периферийный узел».
Программа предлагает отрегулировать узел тотчас либо отсрочить настройку. Когда выполняется немедленная регулировка, Node-файл загружается от основного узла, называется адрес каталога обмена.
Отладка пользователей узла устанавливает, какие специалисты заняты в конкретном подразделении. Разрабатывается структура организации, выделяются отделения. Последующие регулировки идентичны главному узлу – базовый префикс, параметры взаимодействия.
Система дублирования
Проверка репликации отвечает за получение узлами данных, которые касаются их непосредственно. Соглашение между питерским и московским офисом будет в обеих базах, в отличие от внутреннего приказа представительства в Москве. Документ сохранится лишь в центральной базе.
Отслеживание изменений рассылает исключительно откорректированную информацию. При исправлении в тексте опечатки показывают названную правку вместо всего документа.
Если поддерживается ссылочная целостность, то подтягиваются по умолчанию связанные объекты. При передаче документа со ссылкой на контрагента, которого нет в узле-получателе, программный продукт включит данного поставщика автоматически в пакет пересылки.
При значительных объемах многопоточная погрузка и разгрузка сокращает длительность обработки. Возможен параллельный запуск нескольких механизмов обмена, этот шаг важен для холдингов с активным документооборотом.
Функции взаимодействия
Результат бесшовной интеграция с софтом «1С» – добавление опций документооборота непосредственно в пользовательский интерфейс иных программных продуктов.
В ПО «1С:Бухгалтерия» либо «1С:УТ» предусмотрены команды, чтобы:
- создавать документацию;
- прикреплять файлы;
- ставить задачи.
Специалисты работают в стандартной программе без переключения между системами.
Продублированные справочники исключены при синхронизации с использованием EnterpriseData-формата. Ведение номенклатуры, отделений, контрагентов, кадров реализуется в единой системе и загружается в другое программное обеспечение автоматически.
Поэтому сокращается число ошибок вместе с трудовыми затратами на поддержку актуальности ИБ.
Объединение с «1С:Архив»
Соединение отвечает за долгосрочную сохранность юридически важной документации. Перенос документов в электронное хранилище проводится с соблюдением требований, при этом в оперативной базе освобождается пространство.
Подключение «1С:Кабинет сотрудника»
Присоединение обуславливает коммуникацию работников с бухгалтерами, кадровиками. Сервис автоматизирует, координирует документооборот, сокращая время на оформление больничных листов, отпусков, командировок, получение расчетных листков, решение кадровых вопросов.
Отправленные заявления поступают автоматически во внутренний документооборот холдинговой структуры для согласования и выполнения.
ЭДО (электронный документооборот) с контрагентами
Включение обеспечивает создание документации по УПД, а также входящим счетам-фактурам. Осуществляется поддержка пакетной отправки документации.
Цифровые доверенности формируются в программе, подписываются и вносятся в реестр налогового ведомства, не выходя из системы.
МЭДО
Межведомственный электронный документооборот расширяет перспективы обмениваться информацией с государственными службами. Передача отчетов, извещений, запросов проводится в электронном формате с авторегистрацией
В чем их преимущества
Различия между вариантами
Программный продукт, в отличие от СВД (системы внешнего документооборота), выполняет поддержку обмена справочными данными и авторегистрацию исправлений для узлов-корреспондентов.
Для упорядоченного обмена доступна синхронизация мероприятий, справочников, прочих объектов, для СВД – исключительно передача документации.
Если сравнивать с РИБ (распределенной информационной базой), не потребуется совпадение конфигурационных вариантов в обменивающихся узлах.
Возможно обновление главной базы до новой редакции, пока подразделения функционируют на текущей версии – информационный обмен не приостановится.
Требование РИБ – обновлять одновременно все базы, но это условие едва выполнимо в территориально распределенном бизнесе.
Отрегулированный контроль дублирования – бонус перед распределенной базой. В РИБ узлы принимают всю информацию, перегружая филиалы ненужными данными. Программа «1С:Документооборот холдинга» отправляет каждому узлу максимально адекватные сведения.
Финансовая отдача
Если автоматизируют повседневные операции, у персонала появляется дополнительное время для других вопросов. Программа регистрирует документацию, создает унифицированные письма, формирует отчетность. Для роста производительности не нужно увеличивать штатное расписание.
Цифровое утверждение сокращает в разы длительность обработки документации. Соглашение, путешествующее ранее месяц по кабинетам, одобряется за 3 дня максимум. Таким образом, ускоряется реагирование бизнеса на рыночные изменения.
Унифицированное хранилище сводит к минимуму риски утратить документы. Возникший в офисе подразделения пожар не ликвидирует архив – документация сохранится в централизованной базе данных, она доступна из любой локации.
Используемый контроль версий сфокусирован на исключении работы с неактуальными редакциями документов.
Сокращение издержек на печать, бумагу, службу доставки, помещения для хранения приносит существенную экономию. Ежегодная выгода при отказе от бумажного документооборота составляет для крупномасштабного холдинга миллионы рублей.
Польза для управленческой деятельности
Открытость процессов помогает разглядеть проблемные зоны. Анализ указывает, где застревает документация, у кого из специалистов большая перегрузка, какие недочеты чаще всего повторяются. Аналитические данные улучшают качество работы.
Записи о выполненных действиях с документом вносятся в автоматическом режиме. Фиксация истории проводится с датой и временем. Просто узнать, кто сформировал, правил или согласовал проект.
Такой подход усиливает исполнительскую дисциплину, делает проще урегулирование конфликтов.
Стандартные правила в холдинге обеспечивают ротацию кадров между отделениями. Сотрудник, переведенный из Питера в московскую дочернюю фирму, исполняет задачи в привычной для него системе по известным правилам.
Масштабируемое решение разрешает открывать новые подразделения без архитектурной перестройки. Если холдинг покупает новое предприятие, формируется дополнительно узел обмена, а филиал включается в интегрированную систему документооборота.
Продукт «1С:Документооборот холдинга» 3.0 разработан для решения специальных задач мегакомпаний с региональной структурой.
Управляемый обмен сведениями, совместная работа специалистов различных узлов, общий банк данных при автономности дочерних организаций делают систему идеальным выбором для банков, промышленных ассоциаций, сетевых сообществ, холдингов.
Принятие указанного решения требует взвешенного подхода и вложения инвестиций, но результат оправдает ожидания
Если остались вопросы, обратитесь к сотрудникам RG-Soft. Мы поможем воспользоваться мощным механизмом, чтобы организовать эффективный документооборот и управлять продуктивно бизнес-процессами.
Наши специалисты старательно изучат структуру компании, требования к системе для выработки оптимальной стратегии. Возможно поэтапное внедрение программы – от наиболее важных отделений и с постепенным расширением охвата. Обучим персонал, как работать результативно.
Организуем техподдержку на всех этапах установки и эксплуатации программного обеспечения. При обращении к нам приложим максимум усилий, чтобы запуск «1С:Документооборот холдинга» прошел с успехом, без сбоев в работе организации.