"Все уже давно на CRM, а вы до сих пор в Excel сидите – это же прошлый век!" – услышал директор производственной компании "ТехСнаб" от очередного консультанта. Ему пророчили крах бизнеса, отставание от конкурентов и потерю клиентов. Через три года эта же компания обрабатывает 500 заказов в месяц, выросла в обороте на 40%, а их "древний" Excel работает быстрее и удобнее, чем облачные CRM у конкурентов.
История одного упрямства
Александр руководит компанией, которая поставляет комплектующие для производственных линий. Штат – 25 человек, клиентская база – около 200 активных покупателей, средний чек – от 300 тысяч до 2 миллионов рублей за заказ. Классический B2B с длинным циклом сделки и сложными согласованиями.
Пять лет назад он попробовал внедрить популярную облачную CRM. Потратил 400 тысяч рублей на лицензии, интеграции и обучение персонала. Результат? Менеджеры ненавидели систему, половина данных вносилась с опозданием или не вносилась вообще, а простые отчёты генерировались по 10 минут.
Через полгода мучений Александр сделал то, что многие сочли безумием – вернулся к Excel. Но не к старым таблицам "на коленке", а к продуманной системе, заточенной под реальные процессы его бизнеса.
Что сделали вместо "модной" CRM
Шаг первый: описали реальные процессы. Не те, что "должны быть по учебнику", а те, что работают на практике. Оказалось, что 80% времени менеджеры тратят на три операции: расчёт стоимости сложных заказов с десятками позиций, отслеживание статуса производства у поставщиков, формирование коммерческих предложений.
Шаг второй: автоматизировали то, что съедает время. Создали шаблоны расчётов со встроенными формулами: менеджер вводит артикулы и количество, Excel сам подтягивает цены, считает скидки, добавляет наценку, формирует итог. Раньше на один просчёт уходило 30-40 минут, теперь – 3-5 минут.
Шаг третий: интегрировали с почтой и мессенджерами. Через простые макросы настроили автоматическую выгрузку данных: клиент прислал заявку на почту – копируешь текст, жмёшь кнопку, Excel парсит данные и заполняет нужные поля. Никакого ручного ввода.
Шаг четвертый: сделали умную аналитику. Сводные таблицы показывают: какие товарные группы приносят больше прибыли, какие клиенты самые активные, где проседают продажи. Графики обновляются автоматически – открыл файл и сразу видишь картину дня.
Шаг пятый: настроили контроль версий и доступов. Файлы хранятся на внутреннем сервере с автоматическим резервированием каждые два часа. У каждого менеджера свой файл для работы, главный файл обновляется раз в день автоматическим скриптом.
Что получилось в итоге
Скорость работы выросла в разы. Менеджер формирует коммерческое предложение за 5 минут вместо получаса. Руководитель видит актуальную картину продаж за 30 секунд вместо того, чтобы час собирать данные из разных разделов CRM.
Сотрудники перестали саботировать систему. Интерфейс Excel знаком всем с первого дня работы – не нужны недели обучения. Новый менеджер выходит на полную производительность за 3 дня, а не за месяц как было с CRM.
Затраты упали до нуля. Никаких ежемесячных платежей за лицензии, никаких доплат за "дополнительных пользователей". Excel уже включён в стоимость офисного пакета. Единственная инвестиция – 80 тысяч рублей на настройку макросов год назад.
Гибкость на максимум. Нужно добавить новый тип расчёта? Меняешь формулу за 10 минут. В CRM за каждое изменение просили от 15 тысяч рублей и сроки "2-3 недели".
Когда Excel действительно лучше облачных систем
Малый и средний бизнес с понятными процессами. Если у вас не 500 менеджеров и не 100 тысяч сделок в месяц – Excel справится отлично. Компания Александра обрабатывает 500 заказов в месяц, и система работает без сбоев.
Сложные индивидуальные расчёты. CRM-системы заточены под типовые воронки продаж. Но если каждый ваш заказ уникален и требует сложных расчётов с множеством переменных, Excel с правильными формулами даст фору любой коробочной системе.
Требования к безопасности данных. Облачные решения – это ваши данные на чужих серверах. Для производственных компаний с закрытой информацией о поставщиках и ценах это риск. Excel на собственном сервере с контролируемым доступом – гораздо безопаснее.
Ограниченный бюджет на IT. CRM-система класса "средний+" обойдётся в 300-500 тысяч рублей в год на компанию из 20-30 человек. За эти деньги можно нанять толкового админа, который настроит Excel так, что он будет работать лучше платных систем.
Команда не готова к сложным системам. Не все сотрудники – IT-гуру. Если ваши менеджеры 20 лет работали в таблицах, переучивать их на сложную CRM – путь к саботажу и потере производительности на месяцы.
История вторая: когда "устаревшее" оказалось надёжнее
Логистическая компания "ГрузПоток" три года назад перешла на модную облачную систему управления перевозками. Всё работало отлично, пока в один прекрасный день облачный провайдер не попал под санкции и не отключил сервис в России. За ночь компания потеряла доступ ко всем данным о текущих заказах, маршрутах, клиентах.
IT-директор в панике поднял из архива старые Excel-таблицы годовой давности. За два дня вручную восстановили критичную информацию, связались с клиентами, выяснили статусы заказов. Через неделю бизнес работал в обычном режиме – в тех самых "древних" таблицах.
Мораль простая: облако – это чужой компьютер. Файл на вашем сервере – ваш контроль. Когда ставки высоки, иногда надёжность старого инструмента важнее красоты нового интерфейса.
Как модернизировать Excel под серьёзный бизнес
Автоматизация через макросы и Power Query. Простые макросы на VBA экономят часы ручной работы: импорт данных, обновление сводных таблиц, формирование отчётов. Power Query подтягивает данные из разных источников автоматически.
Интеграция с другими системами. Excel отлично дружит с 1С, почтовыми клиентами, корпоративными мессенджерами. Через API и простые скрипты можно наладить обмен данными без дорогих интеграций.
Правильная структура файлов. Не один огромный файл на всё, а модульная система: отдельные файлы для клиентов, товаров, сделок. Связываются через формулы и обновляются автоматически.
Резервное копирование и контроль версий. Автоматические бэкапы каждые 2-4 часа на отдельный сервер. История изменений позволяет откатиться к любой версии за последние 30 дней.
Обучение команды продвинутым функциям. Сводные таблицы, условное форматирование, формулы массива – эти инструменты превращают Excel из калькулятора в мощную аналитическую систему. Один день обучения экономит месяцы рутинной работы.
Когда всё-таки пора переходить на специализированные системы
Быстрый рост команды. Если штат перевалил за 100 человек и продолжает расти, Excel начнёт пробуксовывать. Тут уже нужна полноценная ERP или CRM с разграничением доступов и параллельной работой.
Множественные интеграции. Когда нужно связать учётную систему с сайтом, маркетплейсами, колл-центром, складской программой и телефонией – Excel уже не справится. Здесь нужна платформа с готовыми коннекторами.
Жёсткие требования к автоматизации процессов. Если бизнес строится на строгих регламентах с автоматическими эскалациями, уведомлениями и контролем каждого шага – специализированная система обязательна.
Но даже тогда Excel никуда не денется. По статистике, 81% компаний продолжают использовать Excel даже после внедрения CRM или ERP. Потому что для быстрых расчётов, нестандартной аналитики и экспериментов с данными он всё равно удобнее.
Компания Александра за три года выросла с 15 до 25 сотрудников, увеличила оборот на 40% и сэкономила больше миллиона рублей на IT-системах. Его менеджеры работают быстрее конкурентов, а руководитель получает нужные данные одним кликом. Всё это – на "устаревшем" Excel, который IT-консультанты призывали выбросить на свалку истории.
Мораль проста: инструмент хорош не модностью, а тем, насколько он решает задачи бизнеса. Иногда правильно настроенный Excel на собственном сервере работает надёжнее и эффективнее облачной CRM за миллион в год. Главное – не гнаться за трендами, а выбирать то, что реально упрощает работу и приносит деньги.
Подписывайтесь на канал, рассказываем про IT небанально)
