По мере того как сфера управления проектами всё активнее внедряет программное обеспечение на базе искусственного интеллекта, организации получают преимущества, которые могут способствовать их процветанию, но только при условии, что риски будут должным образом учтены.
Мэри К. Пратт
Автор:
Мэри К. Пратт
Опубликовано: 07 марта 2024 г.
Внедрение ИИ в управление проектами может включать в себя что угодно: от автоматизации простых административных действий до выполнения сложных задач, таких как моделирование и распределение ресурсов. Учитывая разнообразие вариантов использования ИИ и его преимущества, организации все чаще изучают возможности внедрения ИИ в свои рабочие процессы по управлению проектами.
В опросе, проведенном компанией Capterra, занимающейся обзорами технологий, 93 % руководителей проектов сообщили о положительной окупаемости инвестиций в инструменты управления проектами на основе ИИ или в технологии за последний год, и только 8 % опрошенных компаний сообщили, что в настоящее время не планируют внедрять ИИ в свои рабочие процессы. Эти цифры свидетельствуют о преобразующем влиянии ИИ на дисциплину управления проектами.
"Дело не в том, изменит ли ИИ ландшафт управления проектами", - сказала заместитель главного аналитика Capterra Оливия Монтгомери. "Эти цифры показывают, что это уже произошло".
Искусственный интеллект в той или иной степени встроен в большинство программ для управления проектами. Этот интеллектуальный инструмент в основном работает в фоновом режиме, помогая руководителям проектов и их командам выполнять многие базовые задачи, чтобы сэкономить время и деньги и улучшить результаты проекта.
По словам экспертов, они ожидают повышения рентабельности инвестиций в ИИ в будущем. Они прогнозируют, что как традиционный, так и генеративный ИИ в ближайшем будущем будут выполнять всё больший объём работы по управлению проектами, что может значительно ускорить реализацию проектов.
«В ближайшей перспективе ИИ изменит проекты, улучшив администрирование, а в долгосрочной перспективе он улучшит управление проектами, снизив риски», — сказал Барри Казинс, аналитик и научный сотрудник Info-Tech Research Group, специализирующийся на управлении портфелем проектов, управлении проектами и организационными изменениями.
Как искусственный интеллект используется в управлении проектами
Сегодня искусственный интеллект в основном используется в управлении проектами с помощью инструментов, предназначенных для решения существующих задач, таких как:
Расстановка приоритетов и планирование. Инструменты на базе ИИ могут составлять и оптимизировать графики в начале проекта на основе доступных ресурсов и других данных. Они также могут корректировать графики в зависимости от изменений в приоритетах, ресурсах и других факторах, говорит Те Ву, генеральный директор и руководитель проектов в консалтинговой фирме по управлению проектами PMO Advisory и доцент кафедры менеджмента в Государственном университете Монклера.
Оценка стоимости. По словам Ву, технология искусственного интеллекта может анализировать прошлые проекты и текущие цены, чтобы быстрее — а иногда и точнее — оценивать общую стоимость проекта, чем это делают руководители проектов-люди.
Распределение ресурсов. Возможности искусственного интеллекта всё чаще используются для распределения ресурсов, говорит Монтгомери, отмечая, что такие возможности являются стандартными для многих современных инструментов управления проектами. Модели искусственного интеллекта могут помочь руководителям проектов назначать нужных людей на нужные задачи, анализируя исторические данные, а также информацию о текущих требованиях к проекту и доступных ресурсах.
Моделирование. Руководители проектов могут использовать возможности ИИ для изучения результатов различных сценариев — например, для прогнозирования результатов добавления в проект еще пяти ресурсов при сокращении сроков на пять недель. «Менеджеры проектов, конечно, могли бы справиться с этим и без ИИ, но ИИ делает этот процесс намного быстрее и эффективнее», — сказал Монтгомери.
Адаптация проектов к различным методологиям реализации.Некоторые ИИ-олы могут помочь пользователям экспериментировать с различными методологиями управления проектами. Например, пользователь может создавать диаграммы Канбан или пробовать переключаться между каскадной и гибкой моделями разработки программного обеспечения, сказал Монтгомери.
Предиктивная аналитика. Здесь инструмент на основе ИИ использует доступные данные для выявления факторов, которые могут повлиять на успех проекта, например возможных проблем с планированием или распределением ресурсов, как сказал Монтгомери. Эти инсигнации позволяют руководителям проектов заранее принять меры для смягчения проблем и обеспечить выполнение проектов в срок.
потенциальные угрозы успеху проекта выявляются путем анализа множества наборов данных. Ву назвал эту возможность «одним из наиболее эффективных способов применения ИИ в управлении проектами».выявление п алгоритмы ИИмента.Управление рисками Более того, все больше инструментов для управления проектами оснащены искусственным интеллектом, который способен не только выявлять риски, но и предлагать стратегии по их снижению.
Автоматизация. Инструменты на базе ИИ могут автоматизировать рутинные задачи, такие как создание отчётов о состоянии дел. «Каждый раз, когда вы поручаете ИИ выполнение рутинных задач, это высвобождает [рабочее время] для более сложной работы», — говорит Монтгомери.
Кроме того, генеративный ИИ может помочь в решении таких административных задач, как:
Ведение заметок и обобщение информации. По словам Ву, использование генеративного ИИ для автоматизации рутинных административных задач, таких как ведение заметок на совещаниях и обобщение отчётов, высвобождает время сотрудников для более важной работы.
Планирование проектов. Инструменты на основе генеративного ИИ могут помочь в составлении планов проектов, особенно хорошо они справляются с рутинными проектами. «Если я хочу построить дом, я могу описать дом, который хочу построить, и почти любой инструмент генеративного ИИ выдаст что-то подходящее для планирования», — сказал Ву.
Планирование задач. Генеративный ИИ может предлагать действия и составлять повестки для последующих совещаний. По словам Казинса, эти возможности не только повышают эффективность проектных команд, но и помогают им не сбиваться с пути.