Делимся нашим опытом с проектов по анализу и оценки процессов. Периодическая диагностика деятельности – необходимая процедура и для управления, и для актуализации управления. В стандартах ИСО (ИСО 9001, ГОСТ Р 58 139, ИСО 13485 и др.) такие проверки называет внутренним аудитом. Но мы в данной статье целенаправленно от термина «внутренний аудит» отойдем. Слишком формальны и нерезультативны внутренние аудиты. А задумка была как раз проводить глубокий анализ и оценку процессов, чтобы:
- Исправляться, устранять нарушения до того, как эти нарушения обнаружит внешняя сторона (клиент, регуляторный орган и др.);
- Внедрять лучшие подходы, чтобы достигать лучших результатов, даже если результат оценки процессов сегодня устраивает;
- Готовиться к будущим заказам, клиентам со специфическими требованиями, лицензированию и так далее.
Предпосылки анализа и оценки процессов
Результативные анализ и оценка процессов будут в том случае, если они выявят, назовем это, потенциал улучшения (может быть выявлен абсолютно критическая ситуация, значимый риск или огромный неиспользуемый потенциал возможностей). Все результаты часто субъективно воспринимаются как личная недоработка руководителя, который по этой причине при проведении анализа и оценки процессов вовлечен в конфликт интересов. Предстоит признать, что не все идеально в его работе (по этой причине легче всего достигать результатов в аудитах для целей подготовки к новым клиентам, контрактам). Для и до анализа и оценки процессов необходимо:
поменять отношение к результатам аудита.
Аудит не должен проходить в конфронтации и «раскапывании», он должен проходить в диалоге.
Проведение анализа и оценки процессов
Теперь про три главных аспекта, которые следует учитывать.
1. Аудит должен оценивать процесс
Процесс во главе. Если есть системный и подходящий процесс, не так важно, что есть недоработки в документации. Алгоритм проведения процесса должен быть актуальным на сейчас и на ближайшее будущее, содержать минимум неэффективных действий и возможностей ошибиться.
Важны первоочередно не записи по контролю, а реализация самого контроля качества.
Да, понимаем, что пример про рулетку. Хотели наглядно показать пример к этому аспекту. Важен не тот факт, что рулетка оперативно закуплена или поверена к моменту проведения анализа и оценки процессов, а то, что процесс выполняется и без аудита.
Это основное. Это входит в итоги оценки процесса, далее отрабатывается проектами по внедрению системы управления или разработки отдельных процессов.
2. Анализ и оценка процесса охватывает компетентность, возможности, достаточность людских ресурсов
Процесс выполняют люди. Руководитель может как поддерживать, так и сильно противодействовать правильным процессам. Нельзя менять процесс, не заручившись поддержкой персонала и ответственного руководителя. Если кто-то против, нужны первоочередные меры по персоналу.
Вот на нашем фото пример конфронтации. Ни одни выбранные, согласованные купленные ботинки как спецобувь не используются персоналом. Руководитель не считает это необходимым. Пока есть такое отношение руководителя, нельзя ожидать процесса на практике.
3. Анализ и оценка процессов включают анализ взаимосвязей с другими процессами и подразделениями.
Процесс в одиночку не существует. Он нужен для кото-то дальше и получает что-то на входе. Нельзя определять меры улучшения к закупаемым материалам для производства без процесса закупок.
Каждый, кто читает, возможно, удивляется, что мы пишем об очень простых и понятных вещах, но именно эти три аспекта не работают на практике, мешают улучшениям. Рекомендуем: проанализируйте результаты любого вашего процесса, причины неудач в области 1,2 или 3, которые мы написали?
ОРЕКС
Анализ и оценка процессов
expert@orexpro.com