В каком виде правильно хранить документы?
Часто поступает такой вопрос по документам, полученным по ЭДО
📍Документы нужно хранить в том виде, в каком они были созданы.
Именно в этом формате они считаются оригиналами.
❌Нельзя переводить бумажные документы в электронный вид для хранения и наоборот.
❓Что такое оригинал
✅ Если у нас электронный документооборот
Оригинал — это документ в электронном формате.
Его нужно хранить только в таком виде.
Превращение его в бумажный формат недопустимо, так как это уже не будет считаться оригиналом.
Например, если это счет-фактура, то оригиналом будет считаться файл в формате xml с электронной подписью.
И важно хранить именно эти файлы.
Если мы захотим преобразовать их в pdf и хранить в таком виде, будет считаться, что мы храним копии, а не оригиналы.
✅ Если у нас бумажный документооборот
Подлинником будет бумажный документ.
Его нужно хранить в бумажном виде.
Сканирование и хранение в электронном формате сделают такой документ копией.
📎п. 24 ФСБУ 27/2021
📎Приказ Минфина 14н от 05.02.21
То есть, если вы по привычке распечатываете и подшиваете красиво в разноцветные папочки свои полученные по ЭДО документики, то это просто для удобства вашей работы и для красоты.
Для проверки необходимо будет предъявить их непосредственно в полученном электронном формате.
#эдо #школабухгалтера #бухучет