Делимся лайфхаком, который упростит жизнь экспедиторам. Рассказываем, что такое экспедиторская расписка, чем отличается от других документов, как оформлять и хранить без хаоса. Внутри статьи — бонус для внимательных читателей.
Что такое экспедиторская расписка
Экспедиторская расписка — документ, которым фиксируют момент передачи груза экспедитору. С этого момента ответственность за груз лежит на экспедиторе.
Например, у производителя «Хорошее Молоко» нет своего автопарка. Компания нанимает экспедитора: тот подбирает перевозчика, согласует машину и маршрут. Когда груз передают экспедитору, стороны подписывают расписку — факт приемки подтвержден, можно запускать перевозку.
Задачи расписки:
- Подтверждение приемки. Кто принял, что именно, в каком количестве и состоянии.
- Юридическая защита. Если обнаружатся повреждения, расписка покажет, что груз приняли исправным.
- Основание для следующего шага. После приемки оформляют транспортную накладную.
Экспедиторская расписка, поручение экспедитору и транспортная накладная: в чем разница
Эти документы идут последовательно: поручение → расписка → транспортная накладная. Каждый закрывает свой этап.
- Поручение экспедитору — оформляет грузовладелец до начала работ. Содержит задание экспедитору: что, куда и при каких условиях везти
- Экспедиторская расписка — экспедитор выдает отправителю при приемке груза. Подтверждает факт передачи и момент перехода ответственности к экспедитору.
- Транспортная накладная — оформляется при передаче груза перевозчику (старт договора перевозки). Фиксирует участников, груз, маршрут/условия и служит первичным документом по перевозке.
Как оформлять экспедиторскую расписку
Форму экспедиторской расписки утвердили в приложении № 2 приказа Минтранса РФ № 23 от 11 февраля 2008 года.
Что должно быть в экспедиторской расписке
- дата и индивидуальный номер;
- данные грузоотправителя и экспедитора: для юрлиц — наименование и адрес, для ИП — ФИО и адрес места жительства;
- сведения о грузе: страна происхождения, маркировка, вес, количество мест, вид и размер упаковки, условия приема;
- особые отметки;
- подпись экспедитора.
Если компания работает через ЭДО, расписку оформляют в электронном виде. Например, в Умной Логистике документ создается за минуту — данные подтягиваются автоматически. Меньше времени на заполнение — и никаких ошибок.
Как хранить экспедиторские расписки без хаоса
Если документ потерялся — начинаются проблемы, например, юристу нечего предъявить в споре о сохранности груза. Помогает только грамотная система хранения расписок.
Как обычно хранят
Во многих компаниях расписки лежат в папках у логистов или в виде сканов в чатах и почте. Через пару месяцев нужный документ найти сложно, а после увольнения сотрудника — почти невозможно. Каждая проверка превращается в поиск по флешкам и старым письмам.
Как хранить системно и по закону
Чтобы не зависеть от человеческого фактора, удобнее хранить расписки в едином электронном журнале.
Тогда:
- каждая расписка автоматически прикрепляется к нужной заявке;
- доступ к документу имеют логист, бухгалтер и юрист;
- поиск возможен по дате, контрагенту, номеру заявки или условиям;
- все документы хранятся централизованно и не теряются при смене сотрудников.
При проверке или споре нужный документ можно открыть за несколько секунд.
С 1 сентября 2025 года меняются правила хранения электронных документов.
Теперь нужно:
- хранить документы не менее трех лет;
- размещать их только на российских серверах;
- по запросу правоохранительных органов — оперативно передавать файлы.
Пользователи Умной Логистики уже работают по новым требованиям:
все серверы расположены в России, а нужную расписку можно найти и передать за пару минут.
Хотите посмотреть, как это устроено? Запишитесь на бесплатную экскурсию — покажем, как программа помогает с другими документами.
🎁 Бонус, чтобы переход на электронные документы прошел быстрее и комфортнее
При подключении Умной Логистики до конца года — бесплатная ЭТрН на весь 2026 год.
Ответы на частые вопросы
Сколько хранить экспедиторскую расписку?
Не менее трех лет — по требованиям закона № 140-ФЗ.
Кто отвечает за оформление?
Экспедитор, принимающий груз от отправителя.
Можно ли заменить расписку транспортной накладной?
Нет. Расписка фиксирует прием груза экспедитором, накладная — саму перевозку.
Когда нужна электронная версия расписки?
Переход на электронный документооборот уже идет.
С 1 сентября 2026 года электронный формат, включая экспедиторскую расписку, станет обязательным.
Нужна ли расписка при прямом договоре перевозки без экспедитора?
Нет, в этом случае достаточно транспортной накладной.