Эксперты образовательного центра РУНО подготовили подробный анализ типичных нарушений, которые выявляют военные комиссариаты при проверке организаций.
В статье - информация о том, какие направления воинского учета стоит подготовить к возможным проверка. Эксперты рассказывают, на какие документы обращают особое внимание проверяющие, как избежать распространенных ошибок и правильно подготовиться к визиту представителей военкомата.
А чтобы без ошибок организовать воинский учет каждый кадровый специалист может повысить свой профессионализм и пройти дистанционные курсы Ведение воинского учета в организации. Учет мобилизованных сотрудников». Каждый слушатель получает актуальную информацию о ведении учета в организации, правилах оформления военнообязанных сотрудников и образцы документов документов.
Типичные нарушения в документах воинского учета
При проведении проверок военные комиссариаты уделяют особое внимание правильности заполнения персональных карточек формы № 10. Наиболее распространенными нарушениями являются пропуски обязательных граф, отсутствие отметок о проведении сверок и личных подписей работников.
Многие кадровики оставляют незаполненными графы об образовании сотрудников, контактных телефонах, данных о близких родственниках и профессиональных навыках, включая владение иностранными языками.
Особую сложность представляет заполнение графы о знании иностранных языков. Несмотря на то, что формально требуется указывать только документально подтвержденные сведения, многие военкоматы настаивают на формулировке «английский, читает и переводит со словарем» для всех военнообязанных сотрудников.
Такой подход, хотя и не соответствует инструкциям, помогает избежать дополнительных вопросов со стороны проверяющих.
Серьезные претензии вызывают нарушения сроков предоставления сведений в военные комиссариаты. Проверяющие тщательно отслеживают своевременность уведомлений о приеме и увольнении военнообязанных сотрудников, изменениях их персональных данных, а также направление ответов на официальные запросы.
Важно знать!
Задержка в предоставлении сведений может привести к существенному снижению оценки организации работы по воинскому учету.
Обязательные документы и процедуры
Карточка учета организации по форме № 18 является одним из ключевых документов, проверяемых военкоматами. Ее отсутствие или неправильное заполнение сразу привлекает внимание проверяющих.
Не менее важным является ведение всей необходимой журнальной документации: проверяется правильность оформления журналов, наличие прошивки и нумерации страниц, отсутствие помарок и исправлений, полнота записей и подписей ответственных лиц.
Военные комиссариаты проверяют, обеспечены ли надлежащие условия для хранения карточек формы № 10, которые должны быть рассортированы по разделам. Нарушением считается несоблюдение сроков хранения документации, отсутствие системы контроля за актуальностью данных военнообязанных и недостатки в организации процесса сверки документов.
Особую категорию нарушений составляют процедурные упущения: невыдача листков сообщений и направлений сотрудникам, невручение повесток, отсутствие разъяснительной работы с военнообязанными сотрудниками относительно их обязанностей. Эти моменты часто упускаются из виду кадровыми службами, но оказывают существенное влияние на общую оценку организации воинского учета.
Курс Ведение воинского учета в организации. Учет мобилизованных сотрудников
Курс Удаленная работа. Особенности кадрового оформления дистанционных работников
Профилактика нарушений и подготовка к проверкам
Эффективная организация работы по воинскому учету требует создания системы внутреннего контроля. Регулярные проверки полноты и правильности заполнения карточек формы № 10, своевременное обновление данных сотрудников и получение их подписей позволяют выявить и устранить недостатки до визита проверяющих. Особое внимание следует уделять соблюдению сроков направления сведений в военкоматы и полноте предоставляемой информации.
Целесообразно выстраивать партнерские отношения с сотрудниками районного военкомата. Многие специалисты предпочитают совершать предварительные визиты для уточнения актуальных требований, а уже затем представлять итоговые версии документов. Такой подход позволяет учесть специфические требования конкретного военкомата, включая возможные дополнения в планы работы.
Важно понимать, что ведение воинского учета — это планомерная систематическая работа. Организация отдельного делопроизводства, обеспечение надлежащих условий хранения документации, своевременное реагирование на запросы военкоматов и регулярное проведение внутренних сверок позволяют не только успешно проходить проверки, но и поддерживать высокое качество организации воинского учета.