Работа с самозанятыми давно стала привычной для малого и среднего бизнеса. Это удобно: не нужно начислять страховые взносы, оформлять сотрудников и вести сложный кадровый учет.
Но одно правило остаётся неизменным — каждая выплата должна быть подтверждена документально, и ключевой документ здесь — чек, который формирует самозанятый в приложении «Мой налог».
Разберём, как правильно принимать такие чеки, какие ошибки приводят к проблемам и как организовать учёт без риска для компании.
Что такое чек самозанятого и зачем он нужен
Чек самозанятого — это электронный или бумажный документ, который фиксирует факт оплаты.
В нём указываются:
- ФИО и ИНН самозанятого
- сумма
- дата расчёта
- описание услуги, работы или товара
- данные покупателя
Чек выполняет две функции:
- д3ля самозанятого — подтверждает доход и формирует налоговую обязанность
- для компании — подтверждает расход и доказывает, что услуга реально оказана
Без чека сложно подтвердить затраты перед налоговой.
Его отсутствие не говорит само по себе о трудовых отношениях, но если компания систематически не собирает чеки, ФНС может усомниться в реальности операций.
Как принимать чеки от самозанятых
По закону самозанятый обязан передать чек заказчику (ст. 14 ФЗ-422).
Если этого не происходит, у бизнеса появляются риски, а у исполнителя — штрафы.
Рекомендуемый порядок:
1. Получить чек
Самозанятый обязан передать чек в электронном или бумажном виде.
Если он не делает этого, напомните об ответственности:
- первое нарушение — штраф 20% от суммы
- повторное — 100%
Если самозанятый игнорирует требования, можно направить жалобу в ФНС.
Важно:
При отсутствии чека выплата считается расчётом с обычным физлицом.
Это означает, что компании придётся удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы.
2. Проверить подлинность чека
Проверьте QR-код — подлинный документ открывается на сайте lknpd.nalog.ru.
Проверьте:
- ИНН
- сумму
- корректность услуги (в чеке должен быть отражён результат, а не процесс)
При ошибке самозанятый должен аннулировать чек и сформировать новый.
3. Контролировать корректность документов
Лучше проверять чек дважды:
- сразу после получения
- перед закрытием месяца
Это поможет избежать корректировок в последний момент.
Как провести чек самозанятого в учёте
Чек подтверждает расход и является первичным документом.
Он может отражать:
- услуги (доставка, уборка, бухгалтерия, IT)
- разовые работы (ремонт, перевозка, дизайн)
- аренду имущества (машина, помещение, техника)
- товары собственного производства (еда, хендмейд, сувениры)
Если компания работает на УСН «Доходы минус расходы», чек позволяет включить выплату в расходы.
На ОСН — расходы признаются, но важно правильно классифицировать их для налогового учёта.
При этом чек не заменяет акт или накладную.
Для внутреннего контроля рекомендуем оформить:
- служебную записку или приказ о необходимости работ
- акт приёмки
- комментарий, если услуга указана слишком общо
Это минимизирует вопросы со стороны налоговых органов.
Стоит ли заключать договор с самозанятым
Да, это желательно.
Строгой формы нет, но в договоре стоит указать:
- перечень услуг
- сроки
- стоимость
- статус исполнителя как самозанятого
Главное — избегать формулировок, которые могут выглядеть как трудовые отношения.
Как учитывать чеки от самозанятых в 1С
В 1С учёт ведётся по стандартной схеме — как расчёты с физлицами.
Порядок:
- Создайте контрагента (тип: физическое лицо — самозанятый).
- Отразите оплату:
через «Списание с расчётного счёта» — при безнале
через «Расходный кассовый ордер» — при наличных - Прикрепите чек как первичный документ.
- Отразите расход:
на УСН — автоматически
на ОСН — по соответствующим счетам
При необходимости оформляется акт или ручная операция для детализации.
Когда лучше использовать специализированные платформы
Если компания работает с большим количеством исполнителей, ручной учёт становится рискованным: легко ошибиться в реквизитах, потерять чек или неверно внести данные.
Сервисы вроде YouDo Бизнес позволяют:
- автоматически получать чеки
- хранить их в едином реестре
- передавать данные в бухгалтерию и 1С
- формировать весь комплект документов
Это избавляет от рутины и снижает вероятность ошибок.
Риски при нарушении правил
Если чек не получен или не учтён, компания сталкивается с серьёзными последствиями:
- расходы не принимаются — налоговая база увеличивается
- штраф 20% от суммы недоимки, но не менее 40 000 рублей (ст. 122 НК РФ)
- штраф до 30 000 рублей за нарушение бухучёта (ст. 120 НК РФ)
- доначисления НДФЛ и взносов, если исполнитель потерял статус НПД
Эти риски полностью исключаются, если соблюдать порядок оформления чеков.
Вывод
Чек самозанятого — это не формальность, а ключевой документ, который подтверждает и расход компании, и доход исполнителя.
Важно:
- получать чек за каждую оплату
- проверять его подлинность
- корректно отражать в учёте
- хранить документы
Такой подход снижает риски, формирует прозрачную отчётность и защищает бизнес при проверках.
Автор:
Елена Пилиева, главный бухгалтер платформы для работы с внештатным персоналом YouDo Бизнес