Управленческий учет для бизнеса — это фундамент, который позволяет принимать обоснованные решения. Внедрение простых и доступных инструментов управленческого учета, таких как Excel, становиться ключом к успеху в малом бизнесе. Использование Excel-моделей позволяет систематизировать данные, автоматизировать расчеты и быстро анализировать показатели. Это важно в условиях высокой конкуренции и переменчивой экономической среды.
Оперативный управленческий учет в Excel-модели
Автор Дзен канала «Управленка PRO: Excel, Бюджет, Анализ» подготовила Excel-модель «Учет заказов в производстве» (программа учета заказов), которая автоматизирует управленческий учет и не требует затрат на внедрение. На практике Excel-модель может применяться в хлебопекарнях, проектах dark kitchen и небольших стартапах.
В конце статьи вы сможете скачать Excel-модель «Учет заказов в производстве». Это полезная программа учета заказов для предпринимателей, которые стремятся выстроить прозрачный и эффективный управленческий учет.
Рассмотрим основные компоненты и функционал Excel-модели.
Журнал Заказов в Excel-модели: ключ к эффективному управлению малым бизнесом
Журнал заказов (Рис.1) — регистрирует все заказы клиентов с подробной детализацией по ассортименту и датам. Журнал позволяет:
- контролировать выполнение обязательств;
- планировать загрузку производства;
- выявлять позиции ассортимента, которые пользуются спросом.
Журнал заказов в управленческом учете пекарни — это основной документ, который фиксирует и систематизирует информацию по каждому заказу: номер заказа, дата, смена, рецептура, объем, цена, участок производства и плановая дата сдачи. Журнал позволяет:
- отслеживать текущие и будущие заказы;
- планировать производство и материальные ресурсы;
- минимизировать ошибки при обработке заказов;
- своевременно реагировать на спрос.
Например, сегодня 07 ноября. С помощью интерактивного элемента управления «Срочные заказы» и условного форматирования сигнальным красным цветом подсвечены заказы, которые по плану нужно 07 ноября передать клиентам. Например, это Чиабатта – 150 единиц, Торт Медовик – 5 шт. и тд.
Более информативно оперативные отчеты получать в сводных таблицах – Рис.2.
С помощью инструмента сводных таблиц к Журналу Заказов настроен реестр. Реестр дополнен интерактивными срезами и временной шкалой. Например, при подведении итогов за месяц - ноябрь, оценки спроса на продукцию, предпринимателю требуется узнать, сколько поступало заказов на Хлеб Цельнозерновой. Ответ – 2740 штук. Чтобы оценить показатели в динамике – потребуется информация и за предшествующий период. Управленческий учет необходимо вести системно. Excel-модель «Учет заказов в производстве» позволяет это сделать эффективно.
Журнал Заказов на Рис.1 содержит цену реализации. Это позволяет настроить следующую сводную таблицу в Excel – для оценки плана отгрузки и одновременно плана продаж - Рис.3. Так 06 ноября пекарня должна отгрузить только 600 булочек для хот-дога на сумму 15тыс.руб., а вот уже 07 ноября – 1670 единиц продукции на сумму 118,05тыс.руб. Важно оценивать производственные мощности, наличие сырья для выполнения клиентских заказов в установленные сроки и другие факторы. Предположим на Рис.3 реальные показатели. Проведем анализ управленческой отчетности.
Как анализировать продажи в Excel: разбор управленческой отчетности
Простая сводная таблица в Excel может раскрыть потрясающие инсайты о бизнесе. Разберём показатели бизнеса за 4 дня и выявим скрытые закономерности, которые помогут увеличить прибыль!
Общая картина продаж за 04-07 ноября (условный пример):
- Всего продано: 5 220 единиц.
- Общая выручка: 247 850 ₽.
- Средний чек: 47,48 ₽.
ТОП-3 хита продаж:
- Хлеб Цельнозерновой 2 000 шт. (130 000 ₽).
- Булочка для хот-дога 1 200 шт. (30 000 ₽).
- Хлеб Пшеничный "Кирпичик" 1 200 шт. (34 800 ₽).
Практические рекомендации для малого бизнеса:
1. Увеличьте производство цельнозернового хлеба - явный хит.
2. Добавьте торты в ассортимент на каждый день - высокий средний чек.
3. Анализируйте причины спадов - 6 ноября - выходной или проблемы с поставками?
Перейдем к следующему инструменту управленческого учета в Excel - Журналу выпуска.
Журнал выпуска – мощный инструмент управленческого учета в Excel
Факт часто отличается от плана, поэтому неотъемлемая часть Excel-модель - Журнал выпуска продукции. Журнал (Рис.4) — фиксирует объемы произведенной продукции. Это обеспечивает контроль выполнения плана и качеством выпуска. Анализ показателей позволяет оптимизировать производственный процесс, минимизировать переработки и недостачи, а также своевременно изменять производственное задание.
К примеру, в Журнале выпуска отражено, что 05 ноября по паспорту производственного акта №206 изготовили 205 штук Венских булочек согласно заказу №75. Кроме того, 5 булочек отобрали на тестирование продукции.
Структура Журнала выпуска в Excel:
- Каждая строка — это производственный акт или тестирование с номером заказа, рецептурой, датой выпуска и плановой датой сдачи.
- Указаны ключевые параметры: объем продукции в штуках, цена за единицу, выручка, себестоимость единицы и себестоимость производства.
- Четко выделены цех - хлебопекарный или кондитерский и сегмент продукции (хлеб, торты).
Внедрение Журнала выпуска позволяет:
- Контролировать точное количество выпущенной продукции для каждого заказа и даты.
- Отслеживать выручку и затраты по каждому виду изделия, выявлять наиболее прибыльные позиции.
- Анализировать себестоимость производства по каждой партии, что помогает оптимизировать закупку сырья и процессы.
- Управлять планами производства и сроками сдачи заказов, обеспечивать своевременное выполнение.
Например, хлеб пшеничный «Кирпичик» выпекался несколькими партиями в разные дни и показывает стабильный объем, выручку и себестоимость. Подобные показатели удобны для сравнения фактических и плановых затрат, принятия управленческих решений по ценообразованию или оптимизации расходов.
Чтобы принимать решения, планировать, контролировать и анализировать производство в режиме реального времени на базе Журнала выпуска организована управленческая отчетность в виде Реестров. Задействованы сводные таблицы – Рис.5. Для интерактивной фильтрации добавлены срезы и временная шкала.
Согласно отчету, на Рис.5 видно, что 05 ноября изготовили 205 Венских булочек и 250 единиц Фитнес-хлеба.
Где теряется выручка и доход малого бизнеса? Разбираем отчет по производству за 3 дня
Ключевая проблема, которую сразу видно из отчета: брак и тестирование "съедают" до 3,5% продукции. Давайте разберем цифры детально.
Основные показатели производства:
Всего Всего произведено: 3 530 единиц, из них:
- Готовая продукция - 3 475 шт. (98,4%)
- Брак - 50 шт. (1,4%)
- На тестирование - 5 шт. (0,2%)
Динамика производственных показателей по дням:
4 ноября
- Произведено: 1 822 шт.
- Отбор на тестирование: 2 шт. (0,1%)
- Основная продукция: булочки для хот-догов (900 шт.) и пшеничный хлеб (1 220 шт.)
6 ноября
- Произведено: 1 250 шт.
- Брак: 50 шт. (4%) - критический показатель!
- Все дефекты приходятся на булочки для хот-догов
Практические рекомендации по оптимизации:
Срочно проверить оборудование для булочек (температура выпечки, время)
Вести журнал брака с указанием причины: Подгорание, Непропеченность и тд.
Регламентировать отбор на тестирование:
- Фиксировать ответственного
- Вводить лимиты (не более 0,5% от партии)
Ввести сдельную систему оплаты труда работников
Управленческая отчетность по выпуску продукции, если малый бизнес имеет работников, необходима в том числе для начисления сдельной заработной платы – Рис.6.
Если работникам цеха установлена сдельная зарплата, то без выработки продукции в натуральных показателях не обойтись. Например, сдельная расценка за 1 кг. Имбирного печенья составляет 70 руб./кг. Кондитерский цех 12 ноября изготовил 5кг. Печенья Имбирного. Сдельная зарплата работникам составит: 70*5=350 руб. (пример условный).
Как управленческий учет в Excel помогает малому бизнесу увеличить прибыль: анализ продаж, себестоимости и прибыли по дням
Сдельная зарплата – традиционно важная и весомая статья расходов в любом бизнесе, но собственника или руководителя бизнес интересует выручка и прибыль – Рис.7.
На Рис.7 в сводной таблице организована управленческая отчетность по заработанной прибыли. Отчетность формируют за любой период – для этого настроены временные шкалы, и/или по сегментам (хлеб, торты, печень) – с помощью фильтров. Например, за условный рассматриваемый период по сегменту «хлеб» малый бизнес заработал 286,1тыс.руб. выручки и 61,2 тыс.руб. прибыли. При необходимости прибыль анализируют по датам или позициям ассортимента. Управленческая отчетность в сводных таблицах позволяет это сделать оперативно.
Анализ показателей Excel-модели на Рис.7 по ключевым аспектам:
1. Общий итог и структура продаж
За период с 4 по 11 ноября 2025 года всего отгружено 6880 единиц продукции с общей выручкой 286 108 рублей. Себестоимость 224 862 рубля, а валовая прибыль — 61 246 рублей, что дает валовую маржу примерно 21,4%. Это высокий результат для мини-пекарни с учётом разнообразия продукции.
2. Анализ выручки и прибыли по дням
Самый прибыльный день — 7 ноября с прибылью 21 600 рублей при выручке 108 000 рублей. В этот день основной вклад внес хлеб цельнозерновой (1500 шт, прибыль 19 500 рублей) и чиабатта.
4 ноября также был продуктивным — общая прибыль 10 332 рубля при отгрузке 1822 единиц, из них значительную долю дает пшеничный хлеб «Кирпичик».
5 ноября прибыль на уровне 9 164 рублей, где фитнес-хлеб с семенами при небольшой партии (250 шт) дает большую прибыль (7 500 руб.).
3. Рентабельность видов продукции
Хлеб Цельнозерновой и Фитнес-хлеб обладают высокой рентабельностью вследствие их спроса и, возможно, более высокой цены на единицу.
Булочки для хот-дога хоть и продаются большими партиями, но имеют более низкую маржу.
4. Рекомендации по результатам анализа в Excel-модели:
- Уточнить себестоимость и наценки для менее прибыльных позиций либо продвигать более доходные продукты (хлеб цельнозерновой, фитнес-хлеб).
- Использовать модель для контроля запасов и планирования производства, чтобы избежать излишков ненужных позиций.
- На основе данных можно создать ежемесячные отчеты с анализом рентабельности по каждой позиции для корректировки ассортимента.
Детализация по продукции и датам помогает видеть, какие изделия дают максимальную прибыль и как управлять производством для увеличения общей доходности пекарни.
Управленческий учет в Excel для малого бизнеса: как анализ заказов, остатков и брака помогает увеличить прибыль и оптимизировать производство.
Когда бизнес растет и заказов становиться больше, требуется оперативная отчетность для управления заказами в производстве – Рис.8. Нужно понимать: сколько клиенты заказали, сколько уже изготовили, а сколько продукции ещё нужно изготовить в заданные сроки с учетом производственных мощностей и запасов сырья.
Интеграция журналов заказов и выпуска посредством оперативной отчетности на Рис.8 создает полный цикл управленческого учета — от заказчика до производства и учета готовой продукции.
Каждому владельцу пекарни знакома ежедневная проблема ведения точного учета продукции. Excel-модель «Учет заказов в производстве» — это эффективный инструмент для оперативного контроля и управления малым бизнесом. К примеру, заказ на Булочку «Московская» составляет 300 штук, из которых уже изготовлено 100. Планируется производство оставшихся 200 штук, что отражено в оперативной отчетности (см. Рис. 8).
Другой условный пример — Булочка для хот-дога: заказано 1200 штук, изготовлено — 1800, и ещё 50 штук списаны как брак. Отрицательные остатки в 650 штук на сумму 13 тыс. руб. требуют оперативного вмешательства управленцев. Возможные причины — несвоевременное внесение заказов в журнал, производство «на склад» (продукция пользуется спросом) без отражения в учете или ошибочная выпуск продукции не по заказу. В таких случаях важно своевременно корректировать данные и вести контролируемый учет для предотвращения убытков и ошибок в производстве.
Чтобы оперативную отчетность сделать более лаконичной, также используют сводные таблицы в Excel – Рис.9.
Сводная таблица в Excel на Рис.9 – это сводная таблица, источник которой – предыдущая «оперативка». Например, управленческая отчетность на Рис.9 подтверждает предыдущие выводы:
- о необходимости изготовить 200 булочек «Московских» на сумму 5600руб.;
- об убытках в сумме 13тыс.руб. по Булочкам для хот-дога и необходимости решения вопроса.
Excel-модель «Учет заказов в производстве» для начинающего бизнеса
Просто и понятно
- Авторасчёт прибыли – все суммы пересчитываются мгновенно если в справочниках заданы цена реализации и плановая себестоимость по каждой позиции ассортимента.
- Рентабельность продукции – разделение по рецептурам с указанием себестоимости и выручки позволяет сравнивать прибыльность каждой позиции. Это помогает правильно формировать ассортимент, делая акцент на более выгодных позициях.
- Контроль брака – видно, какие позиции требуют доработки технологии.
- Анализ расхождений – система выделяет перепроизводство (как -650 шт. булочек для хот-догов).
- Исключение ошибок - наличие уникальных номеров заказов и паспортов производственного акта облегчает отслеживание и учет на всех этапах — от поступления заказа до сдачи продукции. Это исключает ошибки в исполнении и помогает контролировать сроки.
- Автоматизация анализа с помощью сводных таблиц - использование сводных таблиц Excel позволяет быстро формировать отчеты по дням, цехам, рецептурам и анализировать ключевые финансовые показатели. Это значительно облегчает планирование и контроль.
Скачайте готовый шаблон Excel по ссылке в конце статьи и адаптируйте под ассортиментную матрицу своего бизнеса.
Рекомендации по ведению управленческого учета в Excel-модели
Чтобы обеспечить оперативность управленческого учета:
- Регулярно вводите данные сразу после производства и сдачи продукции, чтобы информация была актуальной.
- Обучите сотрудников принципам учета и работе с моделью — это повысит дисциплину и качество данных.
- Периодически анализируйте сводные таблицы и отчеты для своевременной корректировки производства и снижения затрат.
- Добавляйте новые рецептуры и корректируйте цены с учетом рынка без необходимости менять структуру модели.
Excel-модель — это мощный управленческий инструмент, который систематизирует производственный учет, и дает четкое понимание финансового состояния бизнеса.
Грамотное использование модели повысит качество планирования, оперативность реагирования на спроса, гибкость и эффективность ведения бизнеса и увеличит прибыльность бизнеса.
Скачайте Excel-модель «Учет заказов в производстве» (программа учета заказов), сразу применяете полученные знания на практике и почувствовать эффективность такого подхода.