Краткий обзор ГОСТ Р 2.531-2023: виды преобразований КД

ГОСТ Р 2.531-2023: Преобразование, хранение и ведение электронного документооборота (ЕСКД)

1. Область применения

Стандарт устанавливает правила для:

• Преобразования электронных конструкторских документов (КД) между формами представления, форматами данных и оформлением.
• Преобразования бумажных КД в электронные и наоборот.
• Автоматизированного формирования производных документов.
• Применяется к изделиям машиностроения всех отраслей промышленности.

2. Основные понятия и определения

• Исходное представление КД: Документ в изначально утвержденной форме, формате и оформлении.
• Альтернативное представление КД: Версия документа, полученная преобразованием исходного без изменения его обозначения.
• Производный ДЭ: Новый электронный документ, автоматически сгенерированный из исходного(ых) данных, с собственным обозначением.
• ДЭ-Ф: Электронный документ в виде файла.
• ДЭ-ИН: Электронный документ в виде информационного набора в системе управления данными (АС УДИ).

3. Виды преобразований КД

3.1. Альтернативное представление (без смены обозначения)

• Изменение формы представления:
  Оцифровка бумажного документа (ДБ → ДЭ)
  Печать электронного документа (ДЭ → ДБ)
  Размещение в АС УДИ (ДЭ-Ф → ДЭ-ИН)
  Выгрузка из АС УДИ (ДЭ-ИН → ДЭ-Ф)
• Изменение формата данных:
  Конвертация между оригинальными, стандартизованными и унифицированными форматами.
• Изменение оформления:
  Визуальное форматирование содержательной и реквизитной частей.

3.2. Производный ДЭ (новый документ)

• Автоматизированное формирование нового документа путем:
  Структурирования, группировки, выборки данных.
  Дополнения новой информацией.
• Может сопровождаться изменением формы, формата и оформления.

4. Требования к ведению документооборота

4.1. Альтернативные представления

• Обозначение: Должно совпадать с исходным документом.
• Статус:
  Выпуск взамен подлинника: Является изменением по ГОСТ Р 2.503/2.504.
  Использование одновременно с исходным: Оформляется как копия или дубликат.
• Реквизитная часть (РЧ):
  При одновременном использовании указывается ссылка на исходный документ.
• Обновление: При изменении исходного документа альтернативное представление пересоздается.

4.2. Производные ДЭ

• Обозначение: Присваивается уникальное, отличное от исходного.
• Выпуск:
  С аннулированием или ограничением исходного документа.
  В дополнение к исходному документу.
• Реквизитная часть: Обязательна ссылка на исходный документ (версию).
• Изменение: Производится только путем повторного преобразования из измененного исходного документа.

5. Организационные требования

• Все преобразования выполняются автоматизированно по правилам, установленным в стандарте организации.
• Стандарт организации должен определять:
  Вид результата преобразования (альтернативное представление или производный ДЭ).
  Допустимое участие человека-исполнителя.
  Процедуры выпуска, подписания и учета документов.
  Порядок оформления реквизитных частей.

6. Управление изменениями и актуальностью

• Альтернативные представления: Обновляются при изменении исходного документа по процедуре для копий/дубликатов.
• Производные ДЭ:
  Изменяются только на основе изменения исходных данных.
  Действие производного документа может приостанавливаться до его актуализации для обеспечения непротиворечивости комплекта КД.

Альтернативное представление конструкторского документа: На рисунке А.1 приведена иллюстрация взаимосвязей между понятиями «альтернативное представле ние» и «исходное представление» КД для случая использования альтернативного представления одновременно с исходным представлением в качестве копии (по 5.5).

На рисунке А.2 приведена иллюстрация взаимосвязей между понятиями «альтернативное представление» и «исходное представление» КД для случая выпуска альтернативного представления взамен исходного представления в качестве подлинника (по 5.4).

Описание иллюстрации:

- исходным представлением КД 1 является бумажный документ;- до момента времени t2 в бумажный КД 1 вносились изменения, которые учитывались по номеру изменения;- в момент времени t2 бумажный КД 1 преобразован в электронный КД 1 в формате RTF (преобразование формы представления);- электронное представление КД 1 в формате RTF имеет версию 1 (так как это первая версия электронного документа), но данное преобразование учитывается как изменение 2 КД 1 (так как изменение 1 было внесено в бумажный КД 1);- в момент времени t2 электронное представление КД1 выпускается в качестве подлинника КД 1 с аннулированием (или ограничением действия) бумажного КД 1;- после момента времени t2 изменения вносятся только в электронный КД 1 в формате RTF.

На рисунке Б.1 приведена иллюстрация взаимосвязей между понятиями «производный ДЭ» и «исходный ДЭ» идля случая использования производного ДЭ одновременно с исходным.

Итог: ГОСТ Р 2.531-2023 предоставляет строгую методологию для легитимного и контролируемого преобразования КД в электронном документообороте, четко разделяя понятия модификации существующего документа и создания нового на его основе.

Наш сайт с услугами учебного Центра:

technar-school24.clients.site

WhatsApp +7(969)6106699

Telegram @technar_school24

Также вас могут заинтересовать:

Наши услуги по метрологии: metrolog.turbo.site

Наш сайт с услугами по материаловедению: metal-expert.turbo.site

Наш сайт с услугами по основам конструирования, ЕСКД, ЕСТД, САПР