👋 Здравствуйте, дорогие предпринимательницы! Работа с контрагентами — важная часть бизнеса в сфере услуг, красоты и образования. Чтобы избежать проблем с налоговой и судами, нужно правильно оформлять документы. Разберём, что обязательно иметь на руках. При начале сотрудничества запросите у партнёра: Для каждой операции нужен свой комплект: Договор Акт выполненных работ/оказанных услуг Счёт на оплату Платёжные документы УПД (универсальный передаточный документ) Храните оригиналы не менее 5 лет (требование ФНС). Проверяйте: Оцифровывайте копии для быстрого доступа. 💡 Совет от «Бюро Финансов»:
Составьте чек‑лист для каждой сделки и проверяйте документы до подписания. Если сомневаетесь — пришлите нам на аудит. Мы поможем: Остались вопросы? Напишите нам!
👋 Здравствуйте, дорогие предпринимательницы!
Работа с контрагентами — важная часть бизнеса в сфере услуг, красоты и образования. Чтобы избежать проблем с налоговой и судами, нужно правильно оформлять документы. Разберём, что обязательно иметь на руках.
Базовый пакет документов от контрагента
При начале сотрудничества запросите у партнёра:
- выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (актуальную, не старше 30 дней);
- копию свидетельства о госрегистрации;
- копию уведомления о применении спецрежима (УСН, ПСН и т. д.);
- доверенность на лицо, подписывающее документы (если это не директор);
- реквизиты компании (расчётный счёт, ИНН, КПП, юридический адрес).
Документы по сделкам
Для каждой операции нужен свой комплект:
Договор
- обязательно в письменной форме, если сумма сделки > 50 000 руб.;
- укажите предмет договора, сроки, стоимость, порядок оплаты, ответственность сторон.
Акт выполненных работ/оказанных услуг
- подтверждает факт исполнения обязательств;
- должен содержать: дату, номер, описание услуг, стоимость, подписи сторон.
Счёт на оплату
- не обязателен, но удобен для бухгалтерии;
- укажите реквизиты, наименование услуг, сумму, срок оплаты.
Платёжные документы
- платёжное поручение (при безнале);
- кассовый чек или БСО (при наличной оплате).
УПД (универсальный передаточный документ)
- заменяет счёт‑фактуру и акт;
- удобен для ИП на УСН.
Особые случаи
- Работа с физлицами (например, подрядчиками): договор ГПХ, акт, платёжка.
- Закупки материалов (для салонов, образовательных центров): товарная накладная (ТОРГ‑12), счёт‑фактура (если поставщик на ОСНО).
- Аренда помещения: договор аренды, акты ежемесячного приёма, платёжки.
Как хранить и проверять?
Храните оригиналы не менее 5 лет (требование ФНС).
Проверяйте:
- подписи и печати;
- соответствие сумм в акте и платёжке;
- актуальность реквизитов контрагента.
Оцифровывайте копии для быстрого доступа.
Частые ошибки, которых стоит избегать
- подписание акта без проверки объёма услуг;
- отсутствие договора при крупных сделках;
- хранение документов «в столе» без систематизации;
- игнорирование расхождений в суммах.
Почему это важно?
- без документов ФНС может не признать расходы и доначислить налоги;
- в суде отсутствие актов/договоров лишает вас доказательств;
- ошибки ведут к штрафам и блокировке счёта.
💡 Совет от «Бюро Финансов»:
Составьте чек‑лист для каждой сделки и проверяйте документы до подписания. Если сомневаетесь — пришлите нам на аудит. Мы поможем:
- проверить пакет документов;
- составить типовые договоры;
- наладить архив.
Остались вопросы? Напишите нам!