После того как вы определились с налоговой стороной вопроса, наступает время практической реализации — правильно учесть и оформить вручение подарков. От корректных бухгалтерских проводок и соблюдения документооборота зависит чистота отчетности компании. Эта статья — пошаговое руководство по бухучету и организации процесса вручения новогодних подарков, от приказа руководителя до списания ценностей.
Как осуществляется бухучет
Оприходовать подарки можно в качестве имущества, не приносящего материальной (экономической) выгоды. Оно не признается активом предприятия, поэтому отражается в бухгалтерском учете отдельно как прочие расходы. Так как презенты не поступают на баланс организации, для них открывают отдельный субсчет. Но если выдать их планируется в месяц приобретения, то и этого не потребуется.
Все проводки можно оформить через счета «Прочие расходы», «Подарки» или «Материалы», «НДС по приобретенным ценностям» и «Расчеты по налогам» для дебета. Для кредита дополнительно использовать счета «Расчеты с поставщиками» и «Расчеты по налогам». В число операций войдет покупка, предъявление и принятие НДС к вычету, выдача подарков с начислением НДС в момент реализации. При отражении передачи презентов важно указать, что они предназначены именно для детей.
Специфика учета в 1С
Учесть новогодние детские подарки в 1С можно двумя способами:
- Купили и подарили в одном году фиксация происходит в разделах поступления товаров, полученных счетов-фактур;
- Куплен в уходящем году, а подарен в наступившем фиксация происходит в разделах поступления услуг со списанием в бухучете на расходы. Счет-фактура оформляется документом «Отражение начисления НДС».
Создать документ поступления товаров можно в разделе «Покупки». Выдача оформляется документом «Безвозмездная передача», используется «Счет затрат», «Прочие доходы и расходы».
Пошаговый порядок действий на предприятии для вручения подарков
Ниже рассмотрим стандартную рабочую схему, которая поможет решить задачу в соответствии с действующим законодательством. Потребуется сделать несколько основных шагов:
- Принятие решения, издание приказа инициатива от руководителя предприятия;
- Закупка подарков по договору осуществляется назначенным ответственным лицом по фиксированной смете;
- Приемка и размещение, внесение в базу по приемному ордеру материальные ценности должны быть оприходованы, учтены;
- Вручение с документальным оформлением это может быть акт или договор дарения;
- Списание не забудьте списать поступившие материальные ресурсы после выбытия.
Рассмотрим кратко каждый шаг, что поможет избежать распространенных ошибок.
Принятие решения, издание приказа
Приказ должен издаваться руководителем предприятия. В него необходимо внести данные по количеству детей (или сотрудников), получающих презенты. Указывается имя лица, ответственного за организацию закупки с последующим вручением. К приказу прикрепляется смета с общей выделяемой суммой и расчетной стоимостью одного подарка. Приказ регламентирует источники финансирования обычно это прибыль компании. На документе должна стоять подпись руководителя, печать организации.
Закупка подарков по договору
Назначенное ответственное лицо организовывает закупку по договору поставки, в который обязательно должна быть включена спецификация продукции, общая номенклатура, единицы измерения (количество, вес). Также в документе необходимо отметить общее количество, цену предмета сделки (каждой единицы), НДС (если он предусмотрен) и общую сумму. В пакет сопроводительной документации войдут товарные накладные, сертификаты соответствия или декларации, счет к оплате.
Приемка и размещение, внесение в базу по приемному ордеру
На этапе приемки можно составить соответствующий акт или использовать для дальнейших проводок первичную бухгалтерскую документацию. К ней относятся чеки, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, договора. Также это техническая документация на продукцию, которая подтверждает ее происхождение, соответствие заявленным характеристикам, гостам или ТУ. При составлении акта приемки в него вносится информация о дате получения, количестве, стоимости поступивших подарков.
Вручение с документальным оформлением
При вручении есть два варианта фиксации факта передачи. Если стоимость каждого презента не превышает 3000 рублей, то достаточно подготовить ведомость выдачи, в которой каждый получатель поставит свою подпись. Если же стоимость подарка превышает 3000 рублей, то обязательно заключение договора дарения с каждым получателем. Его можно оформить и на подарки меньшей стоимости, если это имеет значение для компании. Если вы вручаете подарки сразу большому числу работников, можно оформить многосторонний договор дарения, в котором каждый получатель поставит свою подпись (пп 1, 3 ст. 154 ГК РФ).
Списание (выбытие)
Для этого оформляется акт о списании материальных запасов или материалов. Он должен быть составлен действующей комиссией или ответственным лицом. Списание относится к статье «Прочие расходы», а его обоснованием становится приказ руководителя о вручении, ведомость с подписями или договорами дарения, заключенными с получателями. При таком подходе у предпринимателя никогда не возникнет проблем с бухгалтерской или налоговой отчетностью.
Где и как закупать подарки
Разобравшись с уплатой НДФЛ с подарков детям сотрудников на Новый год и способами их учета, рассмотрим допустимые варианты закупок. В данном случае значение будет иметь принадлежность, организационно-правовая форма предприятия.
Если речь идет о коммерческой компании (ИП, юридическом лице), то они вправе покупать презенты на средства от доходов организации без ограничений, самостоятельно выбирая поставщиков. Иначе обстоят дела в бюджетных организациях, государственных учреждениях. У них гораздо меньше свободы, есть четкий порядок организации закупок. Если для них используются бюджетные средства, то они проводятся по госзаказу через специальные площадки посредством размещения тендеров. Бороться за них могут только аккредитованные поставщики, которые имеют право продавать продукцию по госзаказу.
В этом есть плюсы уверенность в качестве продукта, соблюдении условий сделок. Но и количество поставщиков, готовых предложить свои условия, становится ниже. Наша компания поставляет сладкие новогодние подарки, в том числе, через систему госзаказа, так как у нас есть аккредитация на всех крупных площадках для размещения тендеров. Мы продаем только сертифицированные продукты высокого качества.
Наш ассортимент
У нас можно заказать сладкие наборы шоколадных конфет, батончиков с начинкой, зефира, мармелада и других кондитерских изделий для детей сотрудников, коллег, бюджетных организаций. Подарки могут быть упакованы в праздничные пакеты, текстильные мешочки, картонные или жестяные коробочки, деревянные сундучки. В ассортименте сладкие наборы в детских рюкзачках, мягких игрушках в виде северных животных.
Плюсы заказа в компании «ДедМорозов»
Мы готовы предложить лучшую цену, организовать поставку через тендер по госзаказу или коллективную закупку, доставку по Москве, МО и в регионы России (есть возможность самовывоза). Принимаем заявки удаленно, предоставляем дополнительные скидки, гарантируем качество продукции. За дополнительной информацией обращайтесь к нашим менеджерам по указанным на страницах сайта телефонным номерам.