Google Forms — простой и привычный инструмент. Именно поэтому эйчары так любят использовать его для проведения опросов. Но когда речь идёт о вовлечённости, удовлетворённости и лояльности сотрудников, использование Google Forms может стать серьёзным риском — как юридическим, так и репутационным.
В чём опасность Google Forms
Нарушение закона о персональных данных. С 2025 года Google Forms официально нельзя использовать для сбора данных граждан РФ. Сервис не хранит информацию на российских серверах и не соответствует требованиям 152-ФЗ. Это значит, что любая анкета, где сотрудник указывает имя, email или даже отдел, может стать поводом для штрафа и проверки Роскомнадзора.
Ненадёжность доступа. У части сотрудников Google Forms могут просто не открыться: Google периодически блокируется в России, и эйчар не может гарантировать, что все получат и заполнят анкету.
Отсутствие конфиденциальности. Когда вы проводите исследование вовлечённости, сотрудники ожидают, что их ответы будут анонимны, но Google не даёт гарантий защиты данных, а любой сотрудник с доступом к редактированию может увидеть ответы сотрудников.
Нет аналитики и поддержки HR-задач. Google Forms не рассчитаны на анализ вовлечённости, построение отчётов по подразделениям или автоматическую интерпретацию данных. В результате эйчару приходится вручную сводить ответы, считать индексы, визуализировать данные, тратя часы вместо минут.
Когда кажется, что «и так сойдёт»
Многие эйчары начинают с опросов Google, потому что это быстро и бесплатно. Но именно здесь скрывается ловушка: в недавней статье мы посчитали, что самостоятельное проведение исследования вовлечённости может стоить компании до 250 000 рублей.
А теперь к внутренним затратам бизнеса на «бесплатный опрос» могут прибавиться последствия от несоблюдения ФЗ-152, а именно:
- штрафы до 6 миллионов рублей;
- риск привлечения к уголовной ответственности — до двух лет лишения свободы;
- ответственность и штрафные санкции за трансграничную передачу данных — когда данные пользователей РФ переезжают на зарубежные сервера.
Как безопасно и профессионально проводить опросы сотрудников
Если вы действительно хотите понять, что происходит в вашей команде, важно использовать решения, созданные специально для HR-задач. Например, сервис для опросов и оценки Personality:
- соответствует требованиям законодательства о персональных данных (все данные хранятся на защищённых серверах);
- гарантирует полную анонимность респондентов;
- автоматически считает eNPS, вовлечённость и удовлетворённость;
- формирует отчёты для руководителей и эйчаров;
- предоставляет AI-рекомендации по повышению вовлечённости.
Кроме того, в Personality вы найдёте то, чего нет в Google Forms: готовые шаблоны опросов, конструктор тестов, аналитика по отделам, полу, возрасту, аналитика динамики результатов за несколько периодов, рекомендации от HR-помощника на базе ИИ, обученного на данных исследований вовлечённости.
Итог
Google Forms — понятный и привычный бесплатный инструмент, но он не соответствует требованиям законодательства РФ и не подходит для глубокой HR-аналитики. Когда вы собираете данные о людях, используйте профессиональные сервисы — так вы защитите себя от юридических рисков, сохраните доверие сотрудников и получите точные, полезные данные, на основе которых проще принимать HR-решения.
385 любимых клиентов используют сервис Personality в своей работе. Чтобы подобрать свой тариф для использования сервиса и получить консультацию от экспертов Personality, запишитесь на встречу.