📖С 1 января 2026 года компании, которые обмениваются электронными документами через операторов ЭДО, больше не смогут использовать привычные электронные форматы товарной накладной (ТОРГ-12) и акта выполненных работ. Вместо них вступает в силу универсальный передаточный документ (УПД) версии 5.03 — один документ, который объединяет счет-фактуру, накладную и акт одновременно. Звучит страшно? На самом деле это упрощение. Разбираемся, что происходит, на какие сроки ориентироваться и как подготовиться к переходу.
Что происходит? Краткая история изменений
До 2026 года в электронном документообороте использовались три отдельных формата:
- Счет-фактура — для НДС
- ТОРГ-12 (товарная накладная) — подтверждение отгрузки товара
- Акт — подтверждение выполнения работ или услуг
Проблема: если вы продали товар и выполнили услугу, нужно было отправить три документа. Это неудобно, медленно и создает риск ошибок.
Решение: УПД (универсальный передаточный документ) 5.03 объединяет все три в один. Версия 5.03 — это обновленная версия, которая:
- Содержит все реквизиты счета-фактуры
- Содержит все реквизиты накладной
- Может использоваться как акт
- Содержит данные о маркировке товаров
- Совместима со всеми операторами ЭДО
Какие документы отменяются?
Отменяются электронные формы:
❌ ТОРГ-12 (товарная накладная) в электронном виде
❌ Акт выполненных работ и услуг в электронном виде
❌ Старые версии УПД (до 5.03)
Остаются в силе:
✅ Бумажные накладные (ТОРГ-12)
✅ Бумажные акты
✅ Счета-фактуры на бумаге (если вы не обменивались электронно)
Важно: если вы не используете электронный документооборот с операторами ЭДО, изменения вас не коснутся. Но если обмениваетесь электронными документами — нужно переходить.
Почему это происходит?
ФНС преследует несколько целей:
- Унификация — упростить налоговый контроль, когда все документы в едином формате
- Цифровизация — сделать обмен документами между компаниями и госорганами полностью электронным
- Борьба с схемами — УПД 5.03 содержит больше информации о маркировке и трассировке товаров, что помогает ловить недобросовестных участников рынка
- Скорость — один документ вместо трех = быстрее и проще
Как выглядит УПД 5.03: структура и реквизиты
УПД 5.03 имеет следующие основные разделы:
- Шапка документа
- Номер и дата
- Статус (1 — счет-фактура, 2 — передаточный документ, 3 — акт, 4 — комбинированный)
- Сведения об участниках
- Продавец (грузоотправитель)
- Покупатель (грузополучатель)
- Плательщик (если отличается от покупателя)
- Табличная часть
- Наименование товара/услуги
- Единица измерения
- Количество
- Цена
- Сумма
- Ставка НДС и сумма НДС
- Код маркировки (штрихкод, Честный знак и т.д.)
- Итоговые реквизиты
- Сумма без НДС
- Сумма НДС
- Итого к оплате
- Сумма акциза (если применимо)
- Подписи
- Подпись продавца (квалифицированная ЭЦП)
- Подпись покупателя (если нужно)
Практический пример: что меняется в работе
Раньше (до 2026):
- Вы отправляете счет-фактуру (1-й документ)
- Вы отправляете накладную ТОРГ-12 (2-й документ)
- Вы отправляете акт (3-й документ)
- Контрагент получает три извещения о получении документов
- ФНС видит три документа на разных счетах
Теперь (с 1 января 2026):
- Вы отправляете УПД 5.03 (один документ, все функции)
- Контрагент получает одно извещение о получении
- ФНС видит один документ со всеми данными
Пример:
ООО «Производство» продает 1000 единиц товара ООО «Магазину» и оказывает услугу доставки.
Раньше:
- СФ от 10.11.2025 (счет-фактура на товар)
- ТОРГ-12 от 10.11.2025 (накладная)
- Акт от 12.11.2025 (по услуге доставки)
Теперь:
- УПД 5.03 от 10.11.2025, статус 4 (комбинированный — все в одном)
Кто обязан переходить на УПД 5.03?
Обязаны переходить:
✅ Компании и ИП, обменивающиеся электронными документами через операторов ЭДО
✅ Компании, которые были с 1 октября 2025 на УПД 2.0
✅ Участники маркетплейсов, использующие электронный документооборот
Не обязаны:
❌ Компании, работающие только с бумажными документами
❌ ИП с упрощенной системой (если не обменивались электронно)
❌ Микропредприятия без электронного документооборота
Практические шаги по переходу
Шаг 1: Проверьте оператора ЭДО
Убедитесь, что ваш оператор поддерживает УПД 5.03. Вот популярные операторы:
- Контур.Диадок
- СБИС+ (Контур.Экстерн)
- Центр ЭДО (при ФНС)
- Такском
- Тезаурус
Заходите в личный кабинет — там должна быть информация о поддерживаемых форматах.
Шаг 2: Обновите 1С или бухгалтерский сервис
- Если вы работаете в 1С:Бухгалтерии, обновитесь до последней версии
- Если используете облачный сервис (Контур, СБИС и т.д.), обновление произойдет автоматически
Шаг 3: Настройте сопоставление документов
В 1С вам нужно:
- Указать, какие операции создают УПД со статусом 1 (счет-фактура)
- Какие — со статусом 2 (передаточный документ)
- Какие — со статусом 3 (акт)
- Какие — со статусом 4 (комбинированный)
Шаг 4: Подготовьте данные о маркировке
Если вы продаете маркируемые товары (алкоголь, табак, пиломатериалы и т.д.), в УПД 5.03 нужно указывать коды маркировки. Убедитесь, что в вашей базе данных есть эта информация.
Шаг 5: Протестируйте на малом объеме
Не ждите 1 января. Начните отправлять УПД 5.03 прямо сейчас (с ноября-декабря 2025). Это позволит выявить проблемы заранее.
Переходный период: можно ли смешивать старые и новые форматы?
До 1 января 2026: Вы можете использовать как старые форматы (ТОРГ-12, акты), так и новый УПД 5.03. Параллельное использование разрешено.
После 1 января 2026: Для электронного документооборота только УПД 5.03. Старые форматы не будут приняты налоговой.
Рекомендация: Не откладывайте переход. Начните отправлять УПД 5.03 в декабре 2025, чтобы к 1 января всё работало как надо.
Частые вопросы и ошибки
Вопрос: А что с бумажными накладными? Они отменяются?
Нет. Отменяются только электронные форматы (ТОРГ-12 в ЭДО). Если вы работаете с бумагой, ничего не меняется.
Вопрос: Сколько стоит переход?
Если вы работаете через оператора ЭДО, переход, скорее всего, бесплатный (входит в подписку). Если используете 1С, нужно обновить (бесплатно или платно в зависимости от лицензии).
Вопрос: Что если мы забудем перейти?
ФНС не примет отправленные после 1 января 2026 года электронные документы в старом формате. Это может привести к штрафам и проблемам при проверках.
Ошибка 1: забыть про маркировку
Если вы продаете маркируемый товар, не заполните коды маркировки в УПД — налоговая отклонит документ.
Ошибка 2: неправильно выбрать статус документа
Убедитесь, что вы правильно указываете статус (1, 2, 3 или 4). Если вы отправляете счет-фактуру + накладную, это статус 2 (передаточный), если плюс акт — статус 4 (комбинированный).
Ошибка 3: отправить без квалифицированной ЭЦП
Подпись должна быть усиленной квалифицированной ЭЦП. Обычная подпись не подойдет.
Совместимость со всеми системами
УПД 5.03 разработан так, чтобы работать со всеми операторами ЭДО. Это означает:
- Вы можете отправить УПД 5.03 через Контур.Диадок
- Контрагент может получить его через СБИС
- ФНС может прочитать его независимо от оператора
- Все остается совместимым и прозрачным
💡 Вывод и советы
Переход на УПД 5.03 — это не паника и не конец света. Это логичное развитие электронного документооборота в России. Один документ вместо трех — удобнее, быстрее, безопаснее.
Главное правило: начните подготовку прямо сейчас, не ждите 31 декабря 2025. Проверьте оператора ЭДО, обновите 1С, протестируйте на небольшом объеме документов. К 1 января 2026 года у вас будет всё готово, и переход пройдет гладко.
Подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить обновления по ЭДО и налоговому законодательству!
Хэштеги для Дзена:
#УПД503 #ЭДО #Документооборот #Бухгалтерия2026 #Налоги #ФНС #Электронныедокументы #1СБухгалтерия #БизнесДляВсех #УчетДляНачинающих