💬 Вопрос, который я слышу от предпринимателей почти каждую неделю:
“А какие документы нужно иметь, чтобы не бояться проверок — налоговой, банка, трудовой или МВД?”
Ответ короткий: не нужно иметь “всё”.
Нужно иметь ключевые документы, которые доказывают, что ваш бизнес живой, прозрачный и работает по правилам.
📘 1️⃣ Договор с контрагентом
Это — “скелет” любой сделки. Без него вы теряете возможность доказать, что отношения были реальными.
💡 Важно, чтобы договор содержал:
- чёткое описание предмета (что именно поставляется/выполняется);
- сроки, суммы, реквизиты сторон;
- подписи (в идеале — ЭЦП или оригиналы);
- условия оплаты и ответственность сторон.
Ошибка 90% предпринимателей: подписывают “типовой шаблон” без конкретики — и потом суд отказывает во взыскании, потому что “не доказан факт оказания услуг”.
📌 Совет: если вы работаете по УСН или с НДС, храните все экземпляры договоров не менее 4 лет — это налоговая “зона риска”.
📄 2️⃣ Акт выполненных работ / накладная
Это главный документ, который подтверждает факт исполнения.
Без него любая проверка скажет: “услуги фиктивны, расходы — необоснованны”.
🧾 Должно быть:
- подписи обеих сторон,
- даты,
- соответствие договору (название, суммы, номера).
💡 Совет: оформляйте акты ежемесячно, даже если договор долгосрочный.
Так вы снизите риск, что налоговая сочтёт операции “разовыми” и “неподтверждёнными”.
💰 3️⃣ Платёжные документы
Это могут быть:
- платёжные поручения,
- банковские выписки,
- кассовые ордера.
💡 Главное правило: всё должно совпадать с договором и актами.
Одна неправильная сумма или “платёж без назначения” — и у проверяющих появляется повод усомниться в реальности сделки.
⚠️ Кейс из практики:
У клиента банк заблокировал счёт из-за формулировки “оплата по договору” без номера.
После пояснений и приложений договоров всё восстановили, но бизнес три дня стоял.
📌 Совет: всегда указывайте в платёжке номер договора и назначение платежа. Это — “спасательный круг” при финансовых проверках.
🧾 4️⃣ Первичная бухгалтерская документация
Проверяющим важно видеть, что вы учитываете хозяйственную деятельность корректно.
Даже если вы — ИП без бухгалтера, “первичка” должна быть в порядке.
К ней относятся:
- счета-фактуры (если есть НДС),
- авансовые отчёты,
- кассовые ордера,
- путевые листы,
- табели учёта рабочего времени.
💡 Совет: не полагайтесь только на 1С — храните бумажные копии или PDF с ЭЦП.
При проверке главное — доказать, что документ существовал на момент операции.
👩💼 5️⃣ Кадровая документация
Это самая недооценённая часть, особенно у малого бизнеса.
А именно на ней чаще всего “сыпятся” при проверках.
📋 Важно иметь:
- трудовые договоры,
- приказы о приёме и увольнении,
- табели учёта рабочего времени,
- положения об оплате труда,
- инструкции и соглашения о конфиденциальности (NDA).
⚠️ Отсутствие этих документов = риск штрафов от 30 000 до 200 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ.
💡 Совет: если у вас есть иностранные работники — храните копии их патентов и уведомления МВД. Это уже зона повышенного внимания.
🧩 Бонус: внутренние регламенты
Если у вас есть:
- положение о проверке контрагентов,
- политика по защите персональных данных,
- антикоррупционное положение,
— это не просто “бумаги”.
Это ваша броня при проверке и доказательство, что вы — благонадёжный бизнес.
⚖️ Вывод
Проверки — не страшны тем, кто готов.
Страшны тем, кто думает: “да нас это не коснётся”.
Эти 5 документов — ваша юридическая подушка безопасности.
И если всё оформлено правильно, вы пройдёте любую проверку спокойно — от налоговой до МВД.