Работа с самозанятыми стала привычной частью малого бизнеса. Это удобно, выгодно и не требует оформления сотрудников в штат. Но чем больше подрядчиков, тем сложнее становится контроль: нужно проверять статусы исполнителей, вовремя оформлять акты, хранить документы и отчитываться перед ФНС.
На рынке появились десятки платформ, помогающих упростить эти процессы. Чаще всего бизнес выбирает между YouDo Бизнес и Самозанятые.рф.
Обе платформы легально работают с ФНС и помогают выстраивать работу с самозанятыми по закону, но отличаются подходом, глубиной автоматизации и удобством.
Что такое Самозанятые.рф
Самозанятые.рф — платформа, являющаяся официальным партнером ФНС. Она предоставляет базовые инструменты для взаимодействия с самозанятыми: проверку статуса, оформление выплат и формирование чеков.
Платформа рассчитана на простые сценарии, где важна предсказуемость и минимум действий со стороны пользователя. Для небольшого бизнеса, который работает с двумя-тремя исполнителями, этого часто достаточно.
Минус — ограниченность функционала: сервис не закрывает все вопросы автоматизации, поддерживает массовые выплаты, но требует ручной подготовки реестра и проверки данных.
Плюсы:
- официальный партнёр ФНС;
- поддержка массовых выплат;
- понятный интерфейс;
- быстрая регистрация и доступ без интеграций.
Минусы:
- документооборот формируется вручную;
- нет централизованного облачного архива;
- отсутствует база исполнителей и аналитика;
- ограниченные возможности настройки и кастомизации.
Что предлагает YouDo Бизнес
YouDo Бизнес — это частная платформа, которая объединяет в себе автоматизацию выплат, документооборот и поиск исполнителей.
Она не заменяет государственные сервисы, а дополняет их, делая процесс работы с самозанятыми проще и безопаснее.
Главное отличие — автоматизация.
Договоры, акты и чеки формируются автоматически, подписываются онлайн и хранятся в облаке. Для бухгалтерии это означает меньше ручной работы и меньше риска ошибок. Для руководителя — возможность видеть полную картину взаимодействий с подрядчиками.
Компания может выгрузить нужные документы в формате, который подходит для проверки ФНС.
Сервис также позволяет проводить массовые выплаты по реестрам — это важно для малого бизнеса, у которого десятки подрядчиков.
Кроме того, в сервисе есть база проверенных исполнителей — это удобно для малого бизнеса, где поиск специалистов часто идет через знакомых или вручную.
Плюсы YouDo Бизнес:
- автоматическое создание и подписание документов;
- удобное хранение и выгрузка актов и чеков для ФНС;
- возможность массовых выплат по реестрам;
- встроенная база исполнителей с отзывами и рейтингами;
- прозрачные тарифы и понятный интерфейс.
Минусы:
- часть функций доступна только в платных тарифах;
- при очень специфических сценариях может потребоваться поддержка интеграции.
Удобство и масштаб
По опыту пользователей, Самозанятые.рф подходит тем, кто работает в упрощённой модели: один-два подрядчика, редкие выплаты, минимум документов.
Это скорее инструмент для «ручного режима». Например, дизайнер, копирайтер или монтажник видео, — Самозанятые.рф справится со своей задачей. Проверили статус, получили чек, сделали перевод — всё просто.
YouDo Бизнес — уже про системный подход: когда подрядчиков десятки, а документооборот должен быть быстрым. Система позволяет работать с реестрами исполнителей: загружается один файл, и сервис автоматически формирует акты и чеки для всех сразу. Если нужно внести изменения — достаточно обновить шаблон, а не переписывать каждый документ. Кроме того, интерфейс YouDo Бизнес адаптирован под людей, которые не являются бухгалтерами. Менеджер проекта может сам оформить акт, отправить его на подписание и увидеть статус в личном кабинете.
Это особенно удобно для сервисных компаний, агентств и маркетплейсов услуг, где управление подрядчиками распределено между отделами.
Хранение документов и работа с проверками
У Самозанятые.рф хранение документов и их систематизация остаются на совести пользователя: нужно скачивать файлы, создавать собственные архивы и следить за тем, чтобы ничего не потерялось. При небольшом количестве исполнителей это не проблема, но при росте объемов может привести к путанице.
В YouDo Бизнес весь документооборот ведется централизованно: акты, договоры и чеки автоматически сохраняются в облаке и доступны в любой момент. Архив упорядочен, поиск работает по дате, контрагенту и типу документа.
Файлы хранятся в форматах, принятых ФНС и Рострудом, поэтому при запросах от контролирующих органов документы можно выгрузить без дополнительной подготовки.
Такой подход снижает организационные и репутационные риски: исключаются ситуации, когда компания не может оперативно подтвердить оплату или предоставить акт. Для малого бизнеса, где за документооборот часто отвечает один человек, это не просто удобство, а гарантия прозрачности и порядка.
Вывод
Обе платформы помогают работать с самозанятыми официально и без лишних рисков.
Самозанятые.рф — хорошее стартовое решение: простое и надёжное. Оно подойдёт тем, кто работает с несколькими исполнителями и не требует автоматизации.
YouDo Бизнес — инструмент следующего уровня. Он экономит время, снижает нагрузку на бухгалтерию и избавляет от ручного оформления документов. Для малого бизнеса, где важны скорость и порядок в расчетах, это может стать заметным преимуществом.
При этом важно понимать: выбор платформы зависит не только от цены или интерфейса. Стоит учитывать количество исполнителей, объем документооборота, требования к отчетности. Выбирать стоит то решение, которое не просто автоматизирует оформление, а создает понятную систему взаимодействия с самозанятыми.
______________________________
Все материалы в этом блоге являются личным мнением автора и не являются рекламой. Информация получена из открытых источников, включая официальные сайты компаний. Автор не гарантирует абсолютную точность и актуальность данных. Перед принятием решений рекомендуем проверять информацию самостоятельно.