С 1 января 2026 года вступают в силу изменения в правилах электронного документооборота, утвержденные приказом ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. Документ прекращает действие электронных форматов ТОРГ-12 и актов выполненных работ (АВР) в формате XML. Теперь компании не смогут направлять контрагентам эти документы в электронном виде через операторов ЭДО в машиночитаемом формате.
Важно отметить, что запрет не распространяется на обмен сканами документов в формате PDF. Компании могут продолжать направлять ТОРГ-12 и АВР в этом формате через любые каналы связи, включая электронную почту и мессенджеры.
Что делать представителям бизнеса? У компаний сегодня два основных варианта.
1. Полный переход на универсальный передаточный документ (УПД).
УПД становится единственным официально утвержденным форматом для электронного документооборота, объединяющим функции счета-фактуры и первичного учетного документа. Действующий формат УПД 5.03 был утвержден приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ и прошел апробацию в пилотных проектах.
Процесс перехода включает несколько этапов:
— Анализ текущих бизнес-процессов и документооборота.
— Настройка рабочих мест и учетных систем.
— Обновление шаблонов документов и правил их формирования.
— Тестирование генерации и проверки УПД.
— Обучение сотрудников новым процедурам.
Особое внимание следует уделить работе с корректировочными документами. После перехода на УПД все исправления должны оформляться через корректировочный УПД, который заменяет привычные корректировочные счета-фактуры.
2. Сохранение существующего документооборота с использованием PDF.
Второй вариант — продолжение работы с традиционными формами документов, но с отправкой их в формате PDF. Этот способ может подойти компаниям, которые:
— Имеют нерегулярный документооборот с небольшим количеством контрагентов.
— Используют упрощенные системы учета.
— Не готовы к масштабным изменениям в ближайшей перспективе.
При этом следует учитывать, что ФНС последовательно движется к унификации документооборота. В будущем может быть прекращено действие не только электронных, но и бумажных форм ТОРГ-12 и АВР.
Эксперты рекомендуют начинать подготовку к изменениям заранее. Для компаний, выбирающих переход на УПД, важно предусмотреть: синхронизацию изменений с контрагентами, обновление регламентов внутреннего контроля, настройку интеграций с операторами ЭДО и разработку новых процедур архивирования документов.
Изменения в правилах документооборота — это возможность оптимизировать бизнес-процессы и повысить эффективность работы с первичной документацией.
Еще больше новостей в сфере ЖКХ в нашем телеграм-канале.