Если решение требует избыточных трудозатрат: дополнительного контроля и прочих приседаний, то оно унылое!
Именно лень, как суперсила, оптимизирующая всё и вся, позволяет создать эффективное и надёжное решение проблем. На мой взгляд наша эволюция и промышленные революции - результат работы суперсилы - лени.
☆ Лень тушить пожары? Отчётный дедлайн в тот момент, когда руководитель вошел в режим "Я художник, я так вижу " - вполне себе основание применить системный подход для автоматизации отчётов по кнопке🚨. Хотя говорят, есть люди, которые выбирают путь страдания и боли.
☆ Лень работать наставником по заполнению отчётов? - сделай чек-лист и настолько идиотопрочным, чтобы даже комнатный фикус🪴 справился (вместо некоторых коллег взять фикусы, это концепт, от них вреда меньше).
☆ Лень постоянно работать будильником? Бодрить коллег напоминаниями подготовиться к…? - настрой автоотправку (в Outlook или что там сейчас в рамках импортозамещения) сообщений в 9:00 с текстом "Сделал? Если нет — уже опоздал" (вот не зря про фикусы вместо некоторых коллег).
Немного рефлексии:
Одна задача - регулярно погружаться в эпическую битву — сбор, проверка и прием отчетности. Неделя до дедлайна превращалась в ад (ночь, улица, фонарь, аптека…, повторяющийся: одни и те же вопросы, одни и те же ошибки). Если удавалось научить, тут же появлялась новая команда, и всё начиналось сначала: правки, пересчеты, доработки, пока сроки не нависали угрожающе.
Решение через суперсилу «лень»: Создание памятки — такая инструкция-нянька в виде подробного чек-листа🖥, где колонки или строчки отчета получили персональный, идиотопрочный алгоритм: пошаговое заполнение (даже для тех, кто впервые видит отчет с обязательными сносками, где взять шаблоны); сроки, скрипты, что делать при просрочке.
Результат: появилась возможность спать на работе, отчеты стали приходить быстрее и чище, рабочий процесс стал напоминать работу конвейера. При звонке с вопросом "А как заполнить" - ответ: "Подите прочь, я кофе пью, всё в памятке, пункт 4.2".
Такой-же чек-лист проверки отчетов и четкий алгоритм действий разработан для сотрудников: шпаргалка-подсказка, где прописано – куда смотреть, что проверять, как проверять. В первые увидела эволюцию в живую. Команда перестала дергать по пустякам – новички сразу получают готовый инструмент вместо многочасовых разъяснений. Стали уделять больше времени каверзным вопросам, которые требовали внимания. Начальник увидел, что трудозатраты сократились - и надавал новых поручений.
Пример, решение через лень:
- Задача: регулярная проверка отчетов на основании типовой формы
- Проблема: непрогнозируемый рост трудозатрат (горячая линия консультаций)
- Лень: снизить трудозатраты. Особенно те, которые не оплачиваются
- Решение: Сделать памятку, такой подробный чек-лист
- Рецепт: список самых частых и проблемных вопросов; список популярных ошибок; сроки, указанные в ЛНА по отчётности; сделать подробный чек-лист ( учётом сроков и приоритезации). Написать понятным языком. Протестировать на коллегах, даже из других подразделений. Помните документ создается для фикусов (идиотопонятный).
Как это связано с управлением рисками?
☑️ уменьшение рисковых факторов путём оптимизации процессов и снижения требований к выполнению. Люди – тот ещё рисковый фактор.
☑️ сокращение трудозатрат – высвобождает ресурсы на выполнение задач (которых больше, чем исполнителей), что уменьшает риски по другим направлением работы.
☑️ создание надёжных операций– пытаясь уйти от проблемных операций, находишь решения, которые несут меньше риска для результата. Заодно повышаешь квалификацию🎓.
"Ленивые" и такие нужные советы от Ольги" :
1. Разгляди свои трудозатраты — присмотрись к своей рутине, (хоть отчеты, хоть мытье посуды) и спроси: «что мне не нравиться делать? как добиться результата, не делая то, что не нравиться?»
2. Ешь слона по кусочкам – декомпозируй процесс до уровня операций, автоматизируй по шагам, чтобы не пугаться масштаба.
3. Включай суперсилу на максимум — ищи решения, которые полностью избавляют от проблемы (ну или меняют одну проблему на другую более приятную).
4. Идеальный контроль = отсутствие контроля. Придумай систему не требующую избыточных трудозатрат (например трудозатрат контролю) – кстати очень сильное колдунство, однако.
6. Сделай это своей суперсилой — стань великим "королем" эффективной лени.
Теперь умные слова для руководства: Продуктивная лень — это не бездействие, это отказ от «тратить жизнь на рутину» и стимул для инноваций. Только важно направлять ее в конструктивное русло: автоматизировать, делегировать или оптимизировать.
Так что если вам сегодня лень — возможно, вы на пороге гениальной оптимизации. Главное — правильно направить эту благородную леность!
Во вложении смотрите небольшой пример чек-листа. А вот как подойти к его созданию; что указывать, что не стоит - не пропустите в инструкции, которую для вас опубликую позже.