Проектировочная компания FORMA BIM показала, как правильно подойти к внедрению системы управления. Вместо попыток разобраться самостоятельно команда доверила процесс профессиональному интегратору X NET. Результат — полноценно работающая система за два месяца и кардинальные изменения в организации рабочих процессов.
О компании и ее специализации
FORMA BIM работает в сфере BIM-проектирования с 2018 года. Основные направления деятельности:
- Перевод двухмерной документации в информационное моделирование зданий
- Создание BIM-библиотек
Чтобы понять специфику работы, представьте строительство дома. Традиционно для этого создаются разрозненные чертежи: архитектурные, инженерные, конструкторские. Каждый специалист видит только свою часть проекта, что часто приводит к ошибкам и переделкам.
BIM-технология решает эту проблему, объединяя всю информацию в единую цифровую модель здания. В ней содержатся данные об архитектуре, конструкциях, инженерных системах и отделочных материалах.
BIM-библиотеки — это коллекции готовых цифровых объектов с полной технической информацией: двери, окна, мебель, инженерное оборудование. Архитекторам не нужно моделировать каждый элемент с нуля — достаточно взять готовый из библиотеки.
Сегодня в FORMA BIM работают 200 BIM-специалистов различных профилей. За время существования компания реализовала свыше 100 проектов и создала более 1000 моделей различных объектов. География работы охватывает Россию, страны СНГ, а также зарубежные рынки.
Почему выбрали внедрение через интегратора
До принятия решения об Аспро.Cloud команда тестировала различные системы управления. Во многих из них предлагалось внедрение через интеграторов, и такой вариант показался оптимальным.
«Мы заходим в систему и не совсем понимаем, как она работает. Поэтому хотелось, чтобы нам сразу сказали, что можно настроить под наши задачи, а что — нет», — объясняет Александра, помощник коммерческого директора FORMA BIM.
Руководство понимало — время в бизнесе стоит денег. Вместо самостоятельного изучения каждого инструмента логичнее было обратиться к профессионалу, который поможет быстро оценить возможности системы и минимизировать риски неудачного внедрения.
«Я просто искала в поисковике интеграторов Аспро.Cloud и нашла компанию X NET. Вадим сразу назначил демонстрацию системы и быстро понял, что нам нужно. Он сказал: "Все сделаем, все настроим, составим план, и все будет хорошо". С этого момента мы решили ему довериться», — рассказывает Александра.
Цели и задачи внедрения
К моменту обращения к интегратору FORMA BIM уже наладила взаимодействие с заказчиками и выстроила базовые бизнес-процессы. Однако команда стремилась к качественно новому уровню организации работы.
«Переход на систему управления стал логичным шагом в развитии нашей компании. Мы хотели сделать рабочий процесс более прозрачным и четким», — отмечает Александра.
Ключевые потребности компании включали:
- Структурированное управление проектами
- Систематизацию задач и контроль их выполнения
- Мониторинг загрузки сотрудников
- Финансовый учет по каждому проекту
- Планирование событий и управление календарем
- Оптимизацию маркетинговых процессов
Главная цель — объединить все рабочие процессы на единой платформе.
Этапы внедрения
Анализ и планирование
«Работа началась с нескольких встреч, в рамках которых я провел экспресс-аудит. Нужно было понять, что команда хочет получить от внедрения, какие процессы есть в работе сотрудников. После этого мы составили техническое задание, и с этого момента стартовал проект», — рассказывает Вадим Большаков, генеральный директор X NET.
Учитывая потребности в проектном управлении и финансовом учете, интегратор рекомендовал тариф «Бизнес».
Настройка базовых модулей
После получения доступа к системе интегратор:
- Загрузил базу контрагентов
- Настроил карточки компаний и клиентов
- Сконфигурировал CRM-модуль
Команда FORMA BIM работает с двумя типами клиентов, поэтому создали две различные воронки продаж.
«FORMA BIM, как и любая другая b2b-компания, имеет холодные контакты. Для таких клиентов мы решили сделать одну воронку. А для действующих постоянных клиентов — другую. Было принято такое решение, так как при работе с этими клиентами происходят разные процессы, с ними даже работают разные менеджеры», — поясняет Вадим Большаков.
Автоматизация продаж
Интегратор подключил к Аспро.Cloud корпоративную электронную почту и настроил автоматические действия в воронках. Теперь процесс продаж выглядит следующим образом:
- На электронную почту поступает обращение от потенциального клиента
- Система автоматически создает сделку на основе письма
- Сделка попадает в соответствующую воронку и закрепляется за ответственным менеджером
- Система автоматически ставит задачу на анализ исходных данных
- После выполнения задачи сделка переходит на следующий этап
«По такому алгоритму мы доводим каждую сделку до конца. Еще удобно, что в системе можно составлять отчеты по продажам. Легко увидеть, успешно ли завершена сделка, а если нет, то по какой причине», — отмечает Александра.
Дополнительные инструменты
Шаблоны проектов
Для ускорения запуска новых проектов интегратор предложил создать типовой шаблон с последовательностью работ и стандартными задачами.
«У нас один общий шаблон, очень общий. Если делать шаблоны под все наши проекты, их получится огромное количество, и работать с ними будет тяжело. При необходимости мы просто меняем этапы и задачи под нужный проект», — объясняет Александра.
Управление документами
До внедрения Аспро.Cloud документы хранились в разных местах: на диске, в Контур.Диадок, в печатном виде. Это приводило к потерям и затрудняло контроль актуальности.
«Вадим нам предложил удобное решение такой проблемы. Внутри системы мы сделали списки с документами по каждому заказчику. Теперь я загружаю туда подписанный PDF-файл и наглядно вижу: все в порядке, на это обращать внимание не нужно», — рассказывает Александра.
Корпоративная база знаний
Для упрощения адаптации новых сотрудников и сохранения важной информации команда создала базу знаний по двум направлениям:
- Организационные моменты (отпуска, отгулы, больничные)
- Профильная информация по инженерным сетям и архитектуре
«Я создала отдельную базу знаний по организационным моментам. Например, мы описали порядок работ по отпускам, отгулам и больничным: когда и кто может взять, к кому необходимо обращаться по этим вопросам», — говорит Александра.
Вызовы и планы развития
Обучение команды
«Я провел несколько конф-коллов для сотрудников, на которых рассказывал об основном функционале системы и необходимых действиях. Стоит отметить, что команда специалистов молодая и прогрессивная, поэтому по интерфейсу и инструментам вопросов не возникло», — отмечает Вадим Большаков.
Однако руководство столкнулось с психологическим сопротивлением части команды.
«Когда мы провели ребятам базовый урок, я столкнулась с первой для себя проблемой — нежеланием специалистов работать в системе. Было какое-то отторжение: "это что-то новое, непонятное", "зачем мне это, я и так все помню". Я просто не понимала, почему так, это же здорово», — делится опытом Александра.
В настоящее время активно используют систему 11 человек — топ-менеджмент и маркетолог. Постепенное подключение остальных специалистов запланировано на ближайшее время.
Автоматизация бизнес-процессов
Следующий этап развития — внедрение модуля «Бизнес-процессы».
«Сначала мы хотим начать с организационных процессов. Например, получения отпуска или отгула. Далее начнем автоматизировать процессы по основной деятельности и регулярным задачам. Таким, как проверки документации или ее согласование», — планирует Вадим Большаков.
Финансовый учет
Команда активно настраивает модуль «Финансы» с интеграцией банка «Точка».
«Сейчас в процессе настройки также находится модуль "Финансы". Мы планируем интегрировать в систему банк "Точка". Еще нам интересно создавать и выставлять коммерческие предложения, счета и акты. Пока что я занимаюсь бюджетом проектов: вношу сумму, делаю разбивки, добавляю плановые поступления и расходы. Это необходимо, чтобы увидеть общую картинку по проектам», — рассказывает Александра.
Результаты внедрения
Оценка интегратора
«Мы настроили систему примерно за 2 месяца. Заказчик сам ответственно подошел к внедрению, начал создавать базы знаний, автоматизировать процессы. Поэтому команда достаточно быстро адаптировалась к работе в системе. И я думаю, что результат по эффективности был заметен сразу», — резюмирует Вадим Большаков.
Впечатления команды
«Я люблю все организованное, поэтому в восторге от системы. Появилась огромная прозрачность того, что происходит. Ничего не теряется, все на месте. При этом я знаю, кто и в какой момент чем занимается. Меня радует, что ребята отмечают задачи выполненными и получают положительную оценку, а мне приходит об этом уведомление. Круто, когда в задачах пишут комментарии или когда тегаешь коллегу, а он отзывается», — делится эмоциями Александра.
Выводы
Опыт FORMA BIM показывает преимущества профессионального подхода к внедрению системы управления. Обращение к интегратору позволило:
- Сократить время внедрения до двух месяцев
- Избежать ошибок самостоятельной настройки
- Получить систему, точно соответствующую бизнес-процессам
- Сосредоточиться на основной деятельности вместо изучения ПО
Результат — прозрачные процессы, централизованное хранение информации и возможности для дальнейшего масштабирования.
Покажем все возможности Аспро.Cloud для вашего бизнеса
Запишитесь на бесплатную демонстрацию системы от наших экспертов. Проведем короткую онлайн-встречу и покажем, как Аспро.Cloud поможет автоматизировать процессы и повысить эффективность именно в вашем бизнесе.
Выбрать время