Рассказываю, как правильно внести вычеты, чтобы избежать ошибок и доначислений НДФЛ. Сохраняйте себе в закладки!
Привет, коллеги! Сегодня разберем одну из самых частых и, казалось бы, простых операций — оформление вычетов на детей. Но, как показывает практика, именно в ней новички делают больше всего ошибок. Я сама когда-то путалась в очередности и кодах. Давайте вместе разложим все по полочкам. Этот алгоритм проверен годами и сотнями сотрудников.
Шаг 1: Открываем карточку и создаем заявление
- Открываем «Кадры» → «Сотрудники» и находим нужного сотрудника.
- Переходим во вкладку «Налог на доходы».
- Нажимаем кнопку «Ввести новое заявление на стандартные вычеты» .
- Указываем период, с которого будет применяться вычет и начинаем самое интересное — добавление вычетов.
Шаг 2: Расставляем вычеты по правильной очередности
Важнейшее правило, которое все пропускают: Считаем детей по порядку рождения, от старшего к младшему. Возраст и право на вычет на данный момент не имеют значения! Каждого ребенка просто нумеруем.
- Первый ребенок (даже если ему уже 30 лет) — это всегда код 126.
- Второй ребенок — код 127.
- Третий и последующие — код 128.
Пример:
У сотрудника трое детей: 25 лет, 15 лет (инвалид) и 10 лет.
- Старшему 25 лет — вычет ему уже не положен, но мы его считаем. Ставим код 126.
- Второму 15 лет (инвалид) — это второй по счету ребенок. Ставим ДВА кода: 127 (как на второго ребенка) и Код 129 (как на ребенка-инвалида).
- Третьему 10 лет — это третий ребенок. Ставим код 128.
Именно так программа правильно посчитает итоговую сумму вычета.
Для предоставления вычета берем у сотрудника свидетельство о рождении, не паспорт! Должно быть видно, что данный человек является родителем.
Шаг 3: Работа с доходами с предыдущего места работы
Это ваша защита от ошибок! Если сотрудник пришел не с начала года, всегда требуйте справку 2-НДФЛ с предыдущего места работы.
- В карточке сотрудника во вкладке «Налог на доходы» нажимаем «Доходы с предыдущего места работы».
- Вносим данные из справки. Мой лайфхак: я не ввожу помесячную разбивку, а вношу общую сумму дохода и удержанного налога одной строкой за последний месяц, указанный в справке. Это быстрее, и для расчета вычета этого достаточно.
Шаг 4: Начинаем предоставлять вычет. Важные нюансы дат
- В заявлении на вычет указываем период начала предоставления.
- Главное правило: вычет начинаем предоставлять с месяца, в котором у нас есть основания для его предоставления (например, месяц приема на работу).
- НО! Если в справке 2-НДФЛ этот месяц уже есть (сотрудник устроился в середине месяца и уже получил доход у предыдущего работодателя), то мы не можем предоставить вычет повторно за тот же месяц. В этом случае я ставлю начало предоставления со следующего месяца.
Шаг 5: Контроль и ежегодное обновление
- До 18 лет: Вычет предоставляется автоматически до конца года, в котором ребенку исполнилось 18 лет.
- До 24 лет (на учащегося): Тут нужна бдительность! Каждый год в ЯНВАРЕ я запрашиваю у сотрудника свежую справку из учебного заведения, подтверждающую очную форму обучения. Без нее вычет предоставлять опасно.
Секрет вечного заявления (и одна из главных ошибок)
Вам не нужно заставлять сотрудника писать заявление каждый год!
Условие: В тексте заявления НЕ должен быть указан конкретный налоговый период (например, 2024 год).
Если указано: «Прошу предоставлять вычет в 2024 году» — в январе 2025 года оно станет недействительным.
Если указано: «Прошу предоставлять вычет на период работы» — оно действует до тех пор, пока не изменятся обстоятельства (ребенок вырос, сотрудник уволился).
Коллеги, а у вас есть свои лайфхаки по работе с детскими вычетами? Сталкивались ли с нестандартными ситуациями? Делитесь в комментариях!
P.S. Если при проверке у вас возникла путаница с несколькими детьми-инвалидами или вы боитесь ошибиться в расчете, — напишите мне, попробуем вместе разобраться.