Артефакты, или документация жизненного цикла проекта, создаются на каждом его этапе: от инициирования и планирования до реализации и успешного завершения. Сохранять эти материалы в общем доступе, в актуальной версии и в полном объеме — не просто правило, а необходимость.
Яркий пример: горят дедлайны. Вы готовите ключевой документ, сохраняете итоговую версию на рабочем столе, отправляете заказчику... и погружаетесь в водоворот новых задач. А документ тем временем остается в личном компьютере, бесследно исчезая в глубинах цифрового пространства.
Увы, правило неизменное: что попало на рабочий стол, там и останется.
Будет ли этот файл нужен команде? Несомненно!
Но смогут ли коллеги его найти? Только если работают за тем же компьютером.
А если сотрудник в отпуске, на больничном или покинул компанию? Что же делать, что же делать...?
Когда над проектом трудится несколько специалистов, принципы прозрачности, актуальности и доступности документации становятся критически важными.
Эти вызовы эффективно решает грамотно выстроенная система управления документами. Именно так мы и работаем в CESCA.
Какие документы сопровождают проект и кто с ними работает?
Структура может отличаться, но общая картина выглядит так:
💜 Инициирование. Запросы от заказчика, коммерческие предложения, ТЗ, карта вендоров, финансовый расчет, проект договора.
Пользователи: коммерческий департамент, проектный офис (руководитель проекта, технические специалисты), юристы, финансисты.
💜 Планирование. Договор, ТЗ, план и финансовый план проекта.
Пользователи: коммерция, проектный офис (руководитель, администратор, технические специалисты), юристы, финансисты, бухгалтерия.
💜 Реализация. Паспорт проекта, планы (работ, финансовый), ТЗ, вся разрабатываемая документация.
Пользователи: проектный офис, отделы закупок и работы с вендорами, финансы, бухгалтерия.
💜 Завершение. Паспорт проекта, договор, планы, проектная документация по ТЗ, бухгалтерские документы, пост-мортем, благодарственные письма.
Пользователи: проектный офис, коммерция (включая маркетинг), финансы, бухгалтерия.
В CESCA мы нашли комплексное решение для хранения артефактов и внедрили его в четыре четких шага.
1. Анализ и проектирование. Совместно с исполнителями определили оптимальные форматы хранения и зафиксировали полный перечень типов проектной документации.
2. Создание регламента и обучение. Разработали понятный регламент, сопроводили его наглядными схемами и провели обучение сотрудников работе в платформе METIDA.
3. Внедрение в работу. Руководитель проекта теперь сохраняет все материалы строго согласно установленным правилам.
4. Контроль качества. Администратор проектов регулярно проверяет комплектность и актуальность документов на соответствие регламенту.
Итог: доступ к любой проектной информации в любое время, для любого уполномоченного сотрудника. Работа без задержек, стресса и рисков.
