Недавно одна участница курса «Основы бухгалтерского учета и налогообложения», Ирина, задала мне очень хороший вопрос:
Здравствуйте, Елена! Подскажите, как правильно составить акт передачи дел от главного бухгалтера главному бухгалтеру? На какие основные моменты стоит обратить внимание?
Конечно, с передачей дел приходится сталкиваться нечасто, но вопрос этот, действительно, очень важный. Повезло тому, у кого передача дел происходит гладко, а если нет…
А ведь бывает и так, что перед тобой горы документов, которые никто особо к передаче и не готовил, а новый директор требует: «Вы примите все по описи, проверьте, что всё на месте!» «И проверьте состояние учета!» «И текущие вопросы срочно нужно решать»
Как будто такое вообще возможно сделать за несколько дней?!
А что? Быстренько провести документальную ревизию за все предыдущие года, заодно проверить, все ли в порядке с учетом и отчетностью, вникнуть во все дела и успешно начать решать текущие вопросы…
Не знаю, как вы, а я так не умею! Всё сразу сделать не получится.
Хорошенько подумав и обобщив свой личный опыт, я подготовила для вас совет-напоминалку по передаче дел. Разумеется, в первую очередь, с учетом интересов принимающей стороны, потому что именно ей бывает сложнее всего.
САМЫЙ ГЛАВНЫЙ СОВЕТ: обязательно проведите самостоятельный внутренний аудит до передачи дел
В этих статье и видео я привела методику проведения такого аудита.
Статья: Простая методика внутреннего аудита за 7 шагов. Как проверить состояние бухгалтерского и налогового учета, на примерах и с формами
Видео можно посмотреть на Rutube: Простая методика внутреннего аудита за 7 шагов 🎀
Рекомендую несколько дней самостоятельно поработать с программой и сделать этот аудит обязательно до передачи дел.
Наиболее важную и значимую информацию, выявленную в процессе проведения внутреннего аудита, рекомендую отразить в акте приема-передачи дел.
Акт приема-передачи дел
Установленной формы акта приема-передачи дел для коммерческих организаций не существует, поэтому акт составляется в произвольной форме. Подписывают: передающий главбух, принимающий главбух, утверждает руководитель (руководителя нужно обязательно ознакомить с состоянием передаваемых дел, а не просто формально передать на подпись, потому что в соответствии с 402-ФЗ “О бухгалтерском учете, статья 7, пункт 1: “Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта”).
А дальше идут мои рекомендации по приему-передаче и наиболее важные моменты, на которые, как я думаю, стоит обратить внимание:
Программное обеспечение
Получить информацию о перечне используемых программ: бухгалтерские программы, электронный документооборот, отправка отчетности, клиент-банки, информационно-справочные системы, сервисы по проверке контрагентов, онлайн-кассы, маркировка. статистика и пр.
Получить пароли, ключи, выяснить, какие сотрудники бухгалтерии имеют доступ. Факт приема-передачи ключей, токенов и других носителей отразить в акте.
Контактные лица
Выяснить перечень и контактные данные людей, с которыми предыдущий главбух взаимодействовал: налоговая, фонды, другие контролирующие органы, наиболее важные контрагенты.
Можно так и спросить:
С кем и по каким вопросам Вы взаимодействовали наиболее часто?
С кем и по каким вопросам периодически взаимодействуют сотрудники бухгалтерии?
Незавершенные дела
Обязательно задать вопрос: “Какие в настоящий момент есть незавершенные важные дела или вопросы, требующие срочного решения?”
Инвентаризация и перечень ответственных лиц
Сформировать на дату передачи дел рабочую Оборотно-сальдовую ведомость по всем счетам, на которых учтены материальные ценности: основные средства, материалы, товары на складах и пр. Распечатать эти ведомости в разрезе наименований/складов. Зафиксировать информацию об ответственных лицах. Эту информацию отразить в акте приема-передачи.
Папки с первичными документами и бухгалтерскими регистрами
Это самый сложный вопрос. В большинстве случаев произвести документальную ревизию всех имеющихся документов и регистров не представляется возможным в связи с большими объемами.
Состояние передаваемых документов целиком и полностью зависит от того, как предыдущий главный бухгалтер организовал работу.
Вариант 1:
В документах может быть идеальный порядок, когда все документы систематизированы, разложены аккуратно по шкафам, все папки подписаны, а их содержимое прошнуровано и пронумеровано.
В этом случае всё просто: передающий бухгалтер готовит реестры папок, с указанием мест хранения, а принимающий бухгалтер их по реестру принимает. Так как внутреннее содержимое всех папок даже при хорошем состоянии дел в момент передачи проверить невозможно, то я бы рекомендовала в акте-приема передачи указывать, что папки с документами принимаются по реестру без проверки внутреннего содержимого.
Вариант 2:
В документах может быть полный бардак.
Важный момент заключается в том, что работа по подготовке реестров передаваемых документов должна производиться передающим бухгалтером. Новый бухгалтер просто физически не сможет составить такие реестры, так как это колоссальный по объему труд, основанный на результатах работы в прошлых периодах.
Если предыдущий бухгалтер по каким-то причинам отказывается или не может этого сделать, рекомендую просто сфотографировать все шкафы, коробки и другие места хранения документации, чтобы были видны названия папок (или отсутствие таковых) и приложить эти фотографии к акту приема-передачи документов с примечанием, что составить реестр передаваемых документов не представляется возможным в связи с отсутствием надлежащего учета.
Наиболее важные документы принять по описи
Отчетность, личные дела работников, договоры, счета-фактуры и пр.
Уфф… 😅 Вроде всё!
Спасибо за внимание!
Искренне ваша, Елена Позднякова
P.S.: А Вам приходилось принимать или передавать дела? Если есть, что дополнить - пишите в комментариях! Это всем интересно!